Účetnictví outsourcing: typy, výhody a nevýhody vzdáleného vedení účetnictví

V každé organizaci zůstává daňové účetnictví důležitou součástí práce celého podniku. To je důvod, proč mnoho společností potřebuje profesionální účetní služby. Nicméně, ne každá společnost je schopna zaměstnat takového zaměstnance ve státě. V tomto případě existuje služba outsourcingu účetnictví, jejíž výhody byly oceňovány mnoha obchodními zástupci. Možná byste měl být také mezi nimi.

Co to je?

Abyste mohli rozhodnout o účelnosti uzavření dohody o outsourcingu účetnictví, musíte pochopit, co je tato služba. Koneckonců, pouze pochopení jeho výhod a nevýhod, manažer může udělat správné rozhodnutí.

V podstatě jde o částečný nebo úplný převod účetních funkcí na třetí stranu, která se zabývá finančním a daňovým účetnictvím, připravuje a zasílá zprávy příslušným orgánům.

Často je účetní outsourcing zaměňován s pozváním specialisty třetí strany na vlastní firmu. Ale to není absolutně ten případ. Musíte jasně pochopit rozdíl. V případě outsourcingu účetnictví společnost naopak převádí část svých funkcí do jiné organizace za určitou finanční odměnu.

Relevance

Každý, kdo podniká, bude muset vést záznamy o všech finančních transakcích. Alespoň pro zisk bude muset podat daňové hlášení. To je důvod, proč střední a velké společnosti dávají přednost tomu, aby najali celý personál svých účetních, což není případ malých organizací. Pokud je počet finančních transakcí malý, je ekonomicky nevýhodné najmout si odborníka. To je důvod, proč v tomto případě je outsourcing účetnictví relevantní, což umožňuje ušetřit na platy zaměstnanců.

V Rusku se trh s těmito službami vyvíjí poměrně nedávno. V současné době působí v Moskvě asi jeden a půl tisíce společností, které nabízejí účetnictví, outsourcing a další služby. To je zvláště vhodné pro střední a malé firmy. Koneckonců, náklady v tomto případě mohou být nižší, než zaplatit zaměstnanci.

Typy účetního outsourcingu

Nabídky společností poskytujících tuto službu lze rozdělit do čtyř typů. Který z nich si vybere, každá společnost rozhoduje nezávisle na základě finančních možností, cíle a přání převést účetnictví na vzdálené řízení.

Poradenství

Jedná se o outsourcing účetnictví v nejjednodušší formě. Firmy si tuto službu objednají v určitých situacích. Patří mezi ně odborníci na kontrolu zaměstnanců nebo spíše kvalitu práce, kterou vykonávají.

Účtování outsourcingu se provádí také v případech, kdy existují výzvy, v nichž současní zaměstnanci nemají dostatečné zkušenosti a manažer si přeje být jisti bezchybným výsledkem práce. Například to platí pro transakce se zahraničními partnery.

I když se stávající účetní ve společnosti vyrovnává se svými činnostmi, pravidelné konzultace zkušených kolegů zjevně nejsou nadbytečné. V situaci, kdy se daňová legislativa pravidelně aktualizuje, je obtížné sledovat všechny nuance.

Selektivní outsourcing účetnictví

V takových situacích řídí vedení pouze některé funkce ke vzdálené údržbě. Jsou možné například následující možnosti.

• Výpočet odměny zaměstnanců.
• Hlášení.
• Příprava daňového přiznání, atd.

Částečné účtování outsourcingu se přenáší v případech, kdy vedení nemá v úmyslu úplně ztratit kontrolu nad finančním účetnictvím.

Tato možnost je také poptávaná u těch, kteří chtějí uvolnit účetní na plný úvazek ze stejného typu rutinní práce nebo dokonce snížit některé zaměstnance. Částečně převede účetnictví na outsourcing, společnost bude provádět určité funkce nezávisle.

Plný outsourcing

V této situaci přiděluje zákazník společnosti všechny funkce vzdálenému účetnímu. Tento druh outsourcingu umožňuje managementu nepřijmout zaměstnance na plný úvazek. Možná tak bude možné snížit náklady na udržení zaměstnanců.

Outsourcing jménem hlavního účetního

Tento druh spolupráce dává vnější organizaci právo podepsat. V tomto případě se zákazník zcela zbavuje práce s finančními záznamy.

Nicméně takové externí účetní služby mají významnou nevýhodu. Koneckonců vlastník podniku v tomto případě téměř úplně ztratí kontrolu nad činností dodavatele. Před přijetím takového rozhodnutí o dálkovém účtování musíte pečlivě myslet na všechno.

Zvláštní funkce

Mnoho společností preferuje převod účetního outsourcingu na organizaci, která převezme funkce finančního a daňového účetnictví. To šetří organizaci pracovních míst pro zaměstnance. A také na velkých daňových odpočtech, které každý zaměstnanec potřebuje.

Společnosti poskytující účetní služby (outsourcing) mají značný počet různých odborníků na zaměstnance. Všichni jsou vysoce kvalifikovaní. Jsou to nejen účetní, ale také manažeři, právníci, daňoví experti atd.

Účetní outsourcing (daňové a finanční výkaznictví) se tak aktivně vyvíjí, že mnoho organizací je rád, že přechází na vzdálené služby.

Díky technologii Internet mohou být všechna data uložena v cloudové službě. Co to znamená pro uživatele? Vedoucí odběratelské organizace nebo jiný zaměstnanec si může kdykoli prohlédnout finanční výkazy. To je výhodné a umožňuje kdykoli ovládat činnosti outsourcingové společnosti.

Je zvědavé, že kontrolní orgány nebudou schopny získat informace, pokud se z nějakého důvodu rozhodnou stáhnout počítače. U některých může být tato funkce významná.

Výhody vzdáleného účetnictví

• Snížení nákladů na zaměstnance účetní. Koneckonců, každý zaměstnanec potřebuje samostatné pracoviště. Předtím je třeba jej vybavit nákupem stolního, počítačového a jiného kancelářského vybavení a instalovat soubor programů nezbytných pro provádění účetních funkcí. Navíc musí být pro každého zaměstnance provedeny značné daňové odpočty. Jedná se nejen o daň z příjmů fyzických osob, ale také o platby do penzijního fondu. Externí společnost již má veškeré vybavení potřebné k provádění účetních funkcí a platba za vzdálené účtování je náklad, pro který může zákazník získat odpočet DPH.
• Kvalita Ve společnosti nabízející outsourcingové služby jsou již zavedeny všechny účetní postupy. Není třeba věnovat čas náboru a školení zaměstnanců. Externí společnost zaměstnává různé specialisty, a to nejen účetní. Problémy vznikající v průběhu práce jsou proto vyřešeny poměrně rychle. Dokončená práce je vnitřně testována kvalifikovanějšími zaměstnanci dříve, než se dostane k konečnému zákazníkovi. To vám umožní neznepokojovat se s výsledkem.
• Odpovědnost. Veškeré služby outsourcingu jsou poskytovány na základě smlouvy. Její podmínky musí být před podpisem důkladně prozkoumány. Mezi outsourcingovými společnostmi se považuje za běžnou praxi zodpovědnost za ztrátu dokumentů, chyby atd. Proto by měl zadavatel pokrýt pokuty a další výdaje, které vznikly jeho vlastní vinou.
• Důvěrnost Smlouva musí obsahovat ustanovení o nezveřejňování informací. Koneckonců, veškeré finanční údaje, které obdrží externí dodavatel, jsou ve skutečnosti obchodním tajemstvím a neměly by být zveřejňovány a zpřístupněny neoprávněným osobám.

Nevýhody vzdáleného účetnictví

Na základě výše uvedených výhod se může zdát, že outsourcing finančního a daňového účetnictví je ideální službou. Život však přináší střízlivý pohled na věci. Neztrácejte z dohledu možné nedostatky. Koneckonců pouze informované rozhodnutí přináší slušný výsledek. Takže nevýhody:

• Nedostatečná kontrola. Na rozdíl od zaměstnance pracujícího na plný úvazek se odborníci externí účetní společnosti nenacházejí v příští místnosti, takže je problematické sledovat jejich práci on-line. Při používání internetových technologií je však tato nevýhoda minimalizována, což zákazníkovi umožňuje kontrolovat dokumenty z jakéhokoli zařízení připojeného k World Wide Web.
• Zveřejnění informací. Dokonce i s doložkou důvěrnosti existuje vždy riziko porušení. Teoreticky mohou převádět finanční informace třetím stranám a jednoduše je "sloučit". Je možné, že za určitou odměnu. Musíte však pochopit, že v takovém případě bude mít outsourcer zodpovědnost za takovou nedbalost a velké společnosti se vůbec nebudou zabývat takovými nesmysly a riskovat vlastní pověst, což přinese mnohem vyšší zisky.
• Neznalost obchodních funkcí. Každá oblast má své vlastní nuance. Zaměstnanec outsourcingové společnosti, dokonce dokonale znalý složitosti účetnictví, nemusí znát základní věci související s profesionální činností zákaznické organizace. Musíte však pochopit, že většina činností finančního účetnictví je univerzální, proto nemůže být tato nevýhoda považována za významnou.
• Nízká kvalita. Existuje šance stát se klientem neschopných účetních pomocí nedokonalé technologie. Například změny finančního a daňového účetnictví je třeba průběžně sledovat. Pokud zanedbáte tuto rutinní akci, můžete učinit chyby v účetnictví, které snižují kvalitu služeb poskytovaných outsourcingovou společností.
  

Závěr

Každý manažer musí rozhodovat o organizaci finančního účetnictví ve své vlastní společnosti. Musíte si vybrat mezi pronájmem účetního na plný úvazek a podporou outsourcingu. Výhodou druhé možnosti je snížení nákladů. Společnosti navíc nabízejí zákazníkům několik možností služeb. Může se jednat například o úplnou nebo částečnou účetní podporu. Další náklady závisí na vybrané službě.