Systém BPM (řízení obchodních procesů, řízení obchodních procesů): přehled, příklady, cíle implementace

Řízení obchodních procesů je řízení obchodních procesů. Tato aktivita se často diskutuje na tematických událostech av médiích, ale bohužel, úroveň konverzací není často vysoká. Zdá se, že někteří lidé nemají elementární základy.

Informace o pozadí

Metodika řízení podnikových procesů (BPM) s kompetentním a adekvátním přístupem umožňuje dosáhnout výrazného zlepšení výkonnosti. Vysoké ceny aplikovaných řešení však nepřispívají k jeho široké distribuci. Abyste je pochopili, měli byste nejprve studovat a pochopit koncept podnikových procesů.

Současně je třeba dbát na to, protože reklamní techniky tvůrců BPM způsobují určité zmatky. Zde si můžete vzpomenout systémy pro správu databází které se najednou staly bleskově-relačními. Například návrháři obchodních procesů, kteří se zaměřují na práci s personálem systému a middlewaru, aby koordinovali síťové služby, se postupují jako univerzální řešení. Co dělat v této situaci? Ze strany sektoru informačních technologií dochází k nejasnostem. Proto by bylo vhodnější zvážit současnou situaci z hlediska podnikání. Koneckonců, lze říci, že instinktivně se snaží rozvíjet procesní myšlení, což je základní faktor CPM.

Abychom s tím lépe řešili, budou brány v úvahu systémy BPM. Přehled existujícího vývoje poskytne představu o jejich funkčnosti a možnostech. Přestože je nepravděpodobné, že by obchodní struktury byly uloženy z cesty pokusu a omylu.

První příklad

Předpokládejme, že máme dynamický domácí středně velký výrobní podnik. Úspěšně provádí principy řízení procesů. Současně je však zakázán termín "obchodní proces". Proč Věc spočívá v předchozí negativní zkušenosti, kdy tým externích konzultantů dokázal poskytnout pouze balíček dokumentů s pochybnou praktickou hodnotou, informace, které již byly zastaralé.

Co je v tomto případě třeba? Konstantní a každodenní péče o postupy, které podnik podniká. Ačkoli ve skutečnosti - to je obchodní proces. To je velmi dobrý příklad termínového kompromisu. Je zajímavé, že výskyt takových situací se neomezuje pouze na prostor bývalého Sovětského svazu. K tomu dochází v mnoha zemích západní Evropy a Spojených států. Existuje populární přístup radikálního vyřazení stávající objednávky a restrukturalizace optimálního schématu obchodních procesů od začátku. V tomto případě je japonský přístup uveden jako příklad. Což, zajímavě, staví na malých, ale neustálých zlepšováních. Pokud budeme diskutovat o implementaci systému BPM, o cílech a přístupech, kterých se bude řídit, hrozí nebezpečí ztráty v terminologických močálech.

Logickým výsledkem je zanedbání efektivní metodiky řízení a vyvolání odmítnutí odborníky. Abychom tomu zabránili, je nutné formulovat klíčové teze, které poskytují možnosti orientace v tomto tématu.

Co je to obchodní proces?

Při hledání odpovědi bychom neměli začít z pravidel ruského jazyka a zdravého rozumu. Chcete-li si myslet, že pokud podnikáte a postupujete a na jejich křižovatce získáte to, co potřebujete, je to chyba. Nejlepší je odkazovat se na původní zdroj tohoto výrazu. Davenport a Hummer je uvedli do moderního manažerského slovníku v roce 1990 jako součást tehdejší vznikající metodiky. Tento termín je docela schopný usadit se. Stejně jako metodologie, která získala uznání. Ale četné pokusy o nové vymezení to jen dělají zmatek.

Co je to obchodní proces? Tím se rozumí uspořádaná a koordinovaná posloupnost akcí, jejichž cílem je dosažení konkrétního výsledného výsledku. Zakladatelé v tomto případě znamenali spokojenost zákazníků. Zdá se, že je to - co je zvláštní ve výroku, že všechny činnosti obchodní organizace by měly být zefektivněny a zaměřeny na dosažení pozitivního komerčního výsledku?

Abychom pochopili podstatu koncepce, je nutné si uvědomit základní nedostatky funkční organizace řízení. To je z kategorie toho, co se Arkadyho Raikina zesměšňovalo: Nemám žádné stížnosti na knoflíky, ale kdo je na starosti s kostýmem? Funkcionální přístup znamená, že všichni jsou zaneprázdněni a jen zákazníci se dostanou pod nohama a odvrací se od práce. Zatímco koncepce podnikatelského procesu zajišťuje "prolomení tunelem" mezi prostory manažerů, technologů, výrobních pracovníků, dodavatelů, finančníků a účetních. Všichni by měli vidět klienta, co je u jeho vchodu, a spolupracovat jako tým na dosažení určitého cíle. Bohužel, tato základní myšlenka nebyla realizována všude a ne vždy. Výsledkem je, že během přechodu na procesní řízení se často vytváří nová strukturální jednotka. To je bezvýznamné, protože není nutné vytvářet byrokracii, ale měnit práci organizace, manažery, odborníky. Toho lze dosáhnout například změnou principů pobídek. Pokud se něco nazývá "obchodní procesy finančního oddělení", znamená to selhání.

BPM není software!

Mnoho lidí se domnívá, že systém BPM je určen pro prodej, personální management, sklad a další. Ne! Především je to metodika řízení. Ale pokud už se ponoříte do detailů, pak se objeví rozdělení. V tomto případě by měla být odlišena metodologie optimalizace a reorganizace obchodních procesů od softwaru od softwaru, který je často používán k tomuto účelu. Obecně se termín "řešení BPM" používá k jejich určení. Je mezi nimi velký rozdíl? Pro srovnání můžete přinést účetnictví. Vnímá jak metodiku řízení, tak program. V každodenním životě se jeden a druhý nahrazuje slovem "účetnictví". V takových případech pomáhá kontext pochopit, co se říká.

Při pokračování analogie můžeme říci následující: účetnictví lze udržet bez použití počítače. Ale v praxi to teď nedělají. Proto je BPM často doprovázena přítomností a provozem specializovaného softwaru. Mohou existovat další vnímací problémy. Důvodem je skutečnost, že koncepce managementu je velmi nová. Zároveň často slyšíte názor, že BPM vždy existoval. V těchto prohlášeních se používá velmi široký výklad tohoto pojmu, což s sebou nese obtížnost pochopit podstatu změn, ke kterým došlo ve vedení na konci dvacátého století.

Získání popularity

V devadesátých letech minulého století bylo podnikové reengineering populární po celém světě. Byl nahrazen systémem BPM pro podnikání. Tato situace nastala kvůli dvěma důležitým bodům:

1. Zaměřte se na neustálé zlepšování firemních procesů (místo jednorázové radikální transformace).

2. Práce se specializovaným softwarem potřebným pro přímou realizaci plánu. Koncept BPM se ve srovnání s reengineeringem nezměnil. Ale zlepšením byl proces návrhu, vývoje, implementace a provozu. Když mluvíme o vlivu metod a praktických zkušeností, nelze přehlédnout skutečnost, že radikální reengineering je druh šokové terapie. To znamená, že to znamená velmi velké riziko. Je třeba poznamenat, že pro programátory je takový přechod normou, protože v softwaru tato metamorfóza nastala dříve. A nyní, při vytváření softwaru, jsou často k dispozici kratší cykly - design, vývoj a testování, spíše než tradiční vodopád. Dále je třeba poznamenat větší variabilitu obchodních procesů ve srovnání s jednotlivými funkcemi. Jak se to v praxi projevuje? Můžete psát programy pro fakturaci. Bude pravděpodobně sloužit několik let. Zde je pouze obchodní proces během této doby bude mít čas změnit několikrát. Proč Existuje několik důvodů: skutečnost, že organizace neustále hledá efektivnější schémata fungování nebo nutně přispěje k "péči" státních regulačních agentur. Systém BPM umožňuje zajistit účetnictví a implementaci všech těchto změn a požadavků. Ale jen s tím správným přístupem.

O softwarové komponentě

Architektura systémů BPM může významně ovlivnit rozsah provedených úkolů a dosažených cílů. Především je třeba poznamenat, že existuje potřeba vizuálních nástrojů, které zajistí vývoj schémat. Kromě toho by měly být uspořádány tak, aby analytik mohl nezávisle, bez přitahování programátorů, provádět změny.

Příklad: regionální síť obchodů se zbraněmi se přesouvá z každodenní dodávky zboží do nepřetržitého provozu, aby zajistila dodávku zákazníkům do 24 hodin. Vzhled faktury a faktur zůstává stejný. Ale některé kroky jsou obráceny. Jiní začínají běžet paralelně, spíše než postupně. V ideálním případě je stačí, aby se pomocí myši přesunula několik čtverců na diagram, přesměrovala šipky a nahradila změny do systémového stroje. V tomto případě budou zaměstnanci přijímat úkoly v souladu s novým přístupem práce. A zde se setkáváme s BPM - můžete nejen řídit procesy, ale i dynamicky je obnovit. Taková funkce u některých lidí způsobuje falešnou představu, že tento systém je určen ke zvládnutí změn. Ve skutečnosti však poskytuje pokyny pro podnikové procesy, které jsou prováděny, ale takovým způsobem, že je lze snadno měnit. Na jedné straně by softwarová součást neměla být podceňována. Ale zvedání do nebe s ohledem na alfa a omega není také volbou.

Komunikace s pracovním tokem

Při zkoumání toho, jak fungují systémy BPM, často dochází k nejasnostem ohledně jednotlivých otázek. Jedním z nich je Workflow. Samo o sobě to znamená "posloupnost práce" (tvořící proces - poznámka). Nejčastěji se však používá k označení funkce řízení průtoku v tradičním systému workflow.

Když mluvíme abstraktně, pak můžeme říci, že BPM je rozšířením Workflow. Ale i v tomto případě je třeba poznamenat, že BPM věnuje větší pozornost interakci mezi systémy a shromažďování statistik výkonnosti obchodních procesů. Teoreticky by měli pracovat stejně dobře s lidmi as jinými systémy. Ale v praxi dělají lepší práci s jednou věcí. Například norma BPEL popisuje koordinaci volání v síti a vůbec neuvažuje o možnosti interakce s lidmi.

Obvyklá chyba

Velmi často se BPM vnímají jako jednoduché zpracovatele obchodních procesů. To dává smysl, protože vizuální editor dostává velkou pozornost. To je právě začátek práce, ale ne všechno, co stojí za to. Po vytvoření schématu je třeba ji načíst do motoru. Pak se spustí práce s kopiemi. Například ve službě údržby vozu vše začíná objednávkou zákazníka. Jedná se o příklad podnikového procesu, který vzniká v době zahájení spolupráce. Každá objednávka prochází určitou řadou fází: zaměstnanec zpočátku vyjednává s klientem o potřebné pracovní síle, provádí úvodní prohlídku vozu, poté ho odešle do dílny předákovi, druhý vykoná svůj úkol a poslední etapa je zaplatit a přijmout auto. V průběhu implementace jsou možná další schválení. Veškeré informace o kopiích jsou uloženy v BPM motoru. Kdo a kdy byl zahájen, v jaké fázi je nyní zodpovědná osoba - to vše je. Ruční spuštění (v uvažovaném příkladu) nebo automatické (pokud se klient nezávisle zaregistruje pro údržbu) je možné. V tomto případě oba správci, hlavní a účetní vidí informace a úkoly přiřazené každému z nich. Po jejich spuštění se zadávají všechna potřebná data a spustí se jejich přenos. Přechod na další úroveň (pokud to není konec). Kromě toho má každá instance specifický obsah. Namístě - soubor podrobností, které jsou definovány v samotném schématu. Ve výše uvedeném příkladu se jedná o číslo a značku automobilu, telefonní číslo a příjmení zákazníka, název dílů potřebných pro opravu. Všechny tyto informace lze ukládat buď přímo v samotném BPM engine (interní databázi), nebo ve specializovaném externím systému. V této části kroků prováděných automatizací. Příklad - výpis z účtu. Dále mohou být poskytnuty další procesní kontroly. Takže v případech, kdy určitý krok trvá více než přidělený čas, je manažerovi zasláno oznámení pomocí zprávy. Abyste se tak stali, měli byste pečlivě vypracovat cíle pro implementaci BPM.

Práce s podnikovými systémy

Mnoho neoprávněně věří, že BPM může nahradit mnoho aplikací, jako jsou: CRM, ERP, rozpočtování systémů. Ale bohužel, to není pravda. Koneckonců, ona ve skutečnosti nenahrazuje, ale pouze je doplňuje. A software by neměl být považován za aplikovaný, ale za systém nebo za prostředek. Koneckonců, plán práce je nejprve určen a teprve poté začnou pracovat případy obchodních procesů.

Mimochodem, v mnoha CRM a ERP je vestavěný modul BPM. Toto řešení slouží k rychlé konfiguraci systému, zajištění minimálních nákladů na programování nebo bez něj vůbec. A to není překvapující. Koneckonců, všechny výhody BPM se velmi dobře projevují v těch případech, kdy podnik nemá jednu, ale celou řadu firemních systémů. K této situaci stojí společnosti, které již mají zavedenou informační infrastrukturu při akvizici společností s podobnou situací. Stejně tak lze najít v podnicích, kde jeden systém nemůže vyhovět požadavkům. I když taková potřeba není, pak jako další bod můžete přinést software "client-bank", který není součástí systému. Ale i bez něho nebude činnost příjemná.

Nejpřirozenějším způsobem integrace v tomto případě je pracovat prostřednictvím obchodních procesů. A to není překvapující, jelikož jejich původním nápadem bylo právě zničení překážek mezi tradičními funkčními oblastmi řízení, pro které jsou vytvořeny jednotlivé firemní aplikace. I když ne všechno je tak jednoduché, jak se na první pohled může zdát. Nedostatek jednotných standardů vytváří řadu potíží při pokusu o konfiguraci interakce mezi různými systémy.

Závěr

To dokončilo recenzi na systém BPM. A opět je třeba připomenout, že to není jen a ne nezbytně jeden software. BPM se v prvé řadě vždy týká konceptu řízení procesů, který považuje podnikové procesy za zvláštní zdroje podniku, které musí být nepřetržitě přizpůsobovány a měněny. Je založen na zásadách jasnosti a viditelnosti, použití softwaru s funkcemi modelování, simulace, sledování a analýzy.

Příklady systémů BPM popsaných v tomto článku by měly tvořit takovou víru. Je třeba si uvědomit, že je to jen nástroj. A jak bude použito, závisí na tom, do kterého rukou spadá. Příslušný, přiměřený, vzdělaný a efektivní vůdce zjistí, jak úspěšně použít CPM. A pokud nemá tyto vlastnosti a dovednosti, pak i ty nejdražší a nejkvalitnější řešení pomohou organizacím zefektivnit své aktivity a získat z nich konkurenční výhodu. Je to za přítomnosti velkého štěstí a dobrého výkonného a středního managementu.