Jak ověřit kopii dokumentu? Notářské kopie dokumentů

Úředník jakékoli organizace, bez ohledu na její velikost a formu vlastnictví, se potýká s otázkou, jak ověřit kopii dokumentu. Navíc může být papír odlišný - licence, statuty, objednávky, interní předpisy apod. Některé jsou umístěny na jeden list, jiné jsou vícestránkové. Jak být a ve skutečnosti a v jiném případě a obecně, který z dokumentů organizace může osvědčit nezávisle a s tím, co bude muset jít k notáři? Na všechny tyto otázky odpovídá náš článek.

Základní pojmy

Za účelem asimilace informací o tom, jak by měla vypadat ověřená kopie jakéhokoli dokumentu, je důležité zdůraznit, že v tomto případě GOST působí pod číslem Р 51141-98. Všichni úředníci a dokonce zaměstnanci organizace, kteří v praxi čelí tomuto problému, nebude nadbytečné podrobněji je studovat. Na legislativní úrovni se nikde neuvádí znění "řádně ověřené kopie". Výše uvedená GOST však předepisuje, který dokument lze považovat za takový.

Takže podle článku 2.1. Jednoduchá kopie by měla být chápána jako dokument, který jednoduše reprodukuje informace z původního a všech jeho vnějších prvků nebo jejich části. To není právně závazné. Ale řádně ověřené kopie dokumentů mají určité podrobnosti. Dávají jim právní sílu.

Co je vedeno v práci?

V současné době neexistuje jediný legislativní akt o dokumentech a jejich oběhu. Nicméně tomu nerozumíme jako úplnou absenci pravidel. Pořadí, jak zajistit kopii, je stále ustaveno, ne všechny organizace a podniky o tom vědí nebo o něm zanedbávají. Mezitím může mít takový postoj určité negativní důsledky. Například dokument je uznáván jako nesvědčící u soudu, prokuratury atd.

Mnoho duchovních specialistů používá ve své práci GOST R 6.30-2003 a dává jisté doporučení, jak správně zajistit kopii dokumentu. Níže je ukázka. Takže pod detaily hlavního dokumentu s podpisem se objevil svědecký záznam "TRUE". Níže uveďte pozici osoby, která výtisk vyhotoví, a podepište jeho podpis s přepisem (příjmení, jméno, příjmení) a datum. Použití tisku je povoleno (dle uvážení organizace).

Vzorek

Správně

Vedoucí personálního oddělení (podpis) / A.A. Antonová /

03/21/2015

Rozsah

Před ověřením kopie dokumentu tímto způsobem nebo opravou již provedené práce objasněte, jak jsou tato pravidla povinná ve vaší oblasti. Koneckonců požadavky normy jsou více povahy.

Výše uvedená norma GOST uvádí, že tato pravidla se vztahují na dokumenty organizační a správní povahy, které patří do USDORD, tj. Příkazy, vyhlášky, příkazy, protokoly, rozhodnutí, zákony atd., Zahrnuté v OKUD (klasifikátor manažerské dokumentace všichni-rusky).

Doporučení pro výkonné orgány

Metodická pravidla schválená společností Rosarchiv (pořadové číslo 76 z 23. prosince 2009). Rozsah - ve výkonných orgánech (federální) ve vývoji pokyny pro kancelářskou práci. Jak ověřit kopie dokumentů? Vzorek je uveden níže.

Původní dokument je uložen v souboru.

(orgán - jméno) № __ pro ____

Správně

Hlavní špecialista (podpis) / I. Korovkina /

07/21/2015 TISK

Je třeba mít na paměti, že vícestranové dokumenty (výpisy z nich) by měly být zpočátku očíslovány a poznámka o certifikaci by měla být doplněna s uvedením počtu listů: "celkem v kopii ____ listů". Je povoleno položit na každou stránku značku "True" nebo by měla být lemována pomocí závitů a jehel nebo kovových svorek.

Jak zajistit kopii dokumentu "normální" organizace?

Nezapomínejme, že v záznamu je stále platná vyhláška prezidia ozbrojených sil Nejvyššího sovětu, vydávaná ještě v době sovětských dnů pod číslem 9779-X ze 4. srpna 1983. Je to ten, kdo specifikuje typ svědčícího podpisu na dokumentech všech běžných organizací, které nespadají do prvních dvou kategorií uvedených výše. Oficiálně tato vyhláška ještě není zrušena, a navíc dne 8. srpna 2003 došlo k určitým změnám. Tato pravidla se bez problémů používají.

Podle článku 1 dokumentu je správnost kopie potvrzena podpisem vedoucího nebo úředníka, který je k tomu oprávněn, a pečeť organizace. Kromě toho je třeba uvést datum vydání a místo, kde je originál uložen, tj. Daný podnik (instituce apod.). Charakteristická vlastnost spočívá ve skutečnosti, že složení nápisu není přímo předepsáno, takže mnoho lidí nepoužívá "TRUE", ale "COPY RETURN", což je také přijatelné.

Budeme samostatně zvažovat otázku práva podepsat takový dokument.

Kdo může zajistit kopii?

Nejprve, samozřejmě, vedoucí organizace. Toto právo mu uděluje zákon a předpisy. Proto má smysl dát své podpisy na nejdůležitější balíčky dokumentů. Jak dokazuje praxe, soud se s touto otázkou zaobírá velmi věrně, nicméně není vždy nutné.

Za druhé, úředníci, tj. Zaměstnanci organizace, skládající se z ní podle státu. Musíte však zajistit, aby byli pro tyto akce oprávněni. Jinak ověřená kopie (cestovní pasy, záznamy o zaměstnání, příkazy k hlavní činnosti licence atd.) nebudou právně závazné. Síly pro zaměstnance, který není manažerem, lze stanovit několika způsoby. Můžete použít:

• Interní dokument organizace, například kněžský pokyn, objednávka apod.
• Plná moc Je povinen především zastupovat zájmy společnosti ve svých vztazích s třetími stranami.
• Pracovní smlouva s určitou osobou nebo popisem její práce. Znění může být například takové: "Potvrzení správnosti kopií dokumentů, jejichž originály uchovává zaměstnavatel, na základě písemných prohlášení zaměstnanců".

Jaké dokumenty dokáže personální oddělení organizace zajistit?

Jak již bylo uvedeno výše, navzdory skutečnosti, že vyhláška Nejvyššího Sovětského svazu SSSR nadále funguje, a podle jeho ustanovení má personální oddělení pravomoc osvědčit kopie:

• dokumenty pocházející od zaměstnavatele, tj. příkazy, úkony, protokoly apod .;
• dokumenty patřící jiné organizaci, avšak originál je veden zaměstnavatelem, zejména diplomy a různé osvědčení o profesním rozvoji;
• další dokumenty poskytnuté zaměstnancem v personální službě, pokud nejsou požadovány originály nebo notářský zápis.

Notářské služby

Potvrzení pravosti kopie dokumentu je možná nejběžnějším typem notářských aktů. Občané čelí potřebě velmi často uplatňovat tuto strukturu. Notář může potvrdit pravost dokumentu (kopii) - a to jak v plné výši, tak výpisy z něj. Ve druhém případě však existuje podmínka - originál musí obsahovat několik různých řešení, která nejsou propojena.

K ověření kopie dokumentu s kopií byste měli také kontaktovat notáře. V tomto případě však existují nuance. První kopie musí být již certifikována stejným způsobem nebo vydána právnickou osobou, která uchovává originál. A tady je důležité dodržovat všechna pravidla registrace. Čtenář již ví, jak správně zajistit kopii dokumentu. Nezapomeňte zahrnout následující údaje: "True", název organizace, která vydala (FULL NAME), datum, počet listů, pokud je dokument vícestranový.

Pokud se chcete obrátit na notáře, buďte připraveni mu poskytnout cestovní pas. To je nezbytné pro identifikaci.

Co musíte ověřit notářem?

Řada dokumentů pro získání právní moci vyžaduje povinnou notaci. Seznam obsahuje:

• Notářský překlad dokumentů.
• Plná moc k převodu práv.
• Manželská smlouva.
• Smlouva o životě a nájemné.
• Přijetí nebo odmítnutí dědictví.
• Prodej nemovitostí, kdy majitelé jsou více než jeden.
• Podíl na prodeji nemovitostí.
• Povolení rodičů vyvádět dítě do zahraničí.
• Registrace společnosti s ručením omezeným.
• Jiné dokumenty, které jsou podle dohody mezi stranami stanoveny ve smlouvě nebo dodatečná dohoda musí být notářem.

Je třeba mít na paměti, že pro provedení každého z bodů budete muset notáře předložit určitý soubor dokumentů. Chcete-li například zaregistrovat společnost LLC, musíte mít s sebou svou chartu, rozhodnutí o vytvoření nebo protokol. Je-li dílo svěřeno zástupci, pak plnou moc a pas. Notářské kopie dokumentů nemají omezenou dobu platnosti.

Požadavky na dokument, jehož kopie je notářem

Notář jedná výlučně v rámci právních předpisů, a proto sleduje jednotný soubor norem. Dokumenty, jejichž kopie musí být certifikovány, musí splňovat řadu požadavků, jinak se prostě nebudou certifikovat.

• Nedostatek dalších poznámek, vymazání, překonání slov, stejně jako neurčené opravy.
• Ručně psaný nebo strojový text by neměl být vytvořen jednoduchou tužkou.
• Dokument by neměl být poškozen, integrován (přestávky, poškození atd.).
• Text by měl být čitelný, vyrobený v monochromatickém inkoustu, bez vynechání a bledých ploch, podpisy úředníků a pečeť by měly být jasné.
• Dokumenty by neměly být laminovány nebo musí být odstraněny fólie.
• Při připevnění podpisu úředníka nelze použít technické prostředky (modrotisk, faxová známka).