Jak vytvořit rozevírací seznam v aplikaci Excel pomocí ověření dat

Často je třeba zadávat údaje ze seznamu a provádět tuto operaci vícenásobně nebo formuláře vyplňovat zákazníkem, kde lze na určitých místech zadat pouze přísně definovaná data. Nástroj Excel, který se nazývá rozevírací seznam, pomáhá urychlit provádění takových operací. Zvažte, jak vytvořit rozevírací seznam v aplikaci Excel.

Kompilace zdrojových seznamů

Otevřeme sešit programu Excel a v kterémkoli jeho místě ve sloupci (nebo v řádku, jak chcete) zadáme hodnoty, které by měly sestavit seznam omezených dat, které mají být vyplněny v libovolné buňce. Pokud existuje několik takových seznamů, je lepší sestavit samostatný list knihy, aby se vytvořily, a seznamy se vytvářejí ve sloupcích od prvního řádku. Může to být seznam produktů, měrných jednotek, dokumentů, dnů v týdnu a tak dále. Necháme tři seznamy, které obsahují slova:

• brambory, řepa, mrkev, ředkvičky;
• petržel, kopr, šťovík, špenát;
• jahody, třešně, třešně, angrešt.

První čtyři slova jsou zadána ve sloupci začínajícím A1, druhá - B1, třetí - C1.

Chcete-li jít přímo na otázku, jak vytvořit rozevírací seznam v aplikaci Excel, zadejte jména těchto seznamů. Chcete-li to provést, vyberte hodnoty v prvním sloupci, vyberte položku nabídky: "Formule" - "Správce jmen" - "Přiřadit jméno". Ve formuláři, který se zobrazí v řádku "Jméno", vyplňte "zelenina", klikněte na tlačítko "OK". Podobně opakujeme i pro další seznamy a přiřazujeme jim názvy "zelené" a "bobule". V řádku "Region" ponechte hodnotu "Kniha". To vám umožní přístup k těmto seznamům z jiných listů knihy.

Vytvoření rozevíracího seznamu v aplikaci Excel

Nyní tvoříme samotný rozevírací seznam. Vyberte například buňku D1 na jiném listu otevřené knihy, otevřete položku nabídky: "Data" - "Ověření dat". V otevřeném formuláři "Kontrola vstupních hodnot" na kartě "Parametry" v poli "Typ dat" vyberte "Seznam". Vložte kurzor do pole "Zdroj", zadejte znaménko rovnosti a stiskněte klávesu F3. V nabídce "Vložit název", které se zobrazí, vyberte název seznamu, který potřebujeme, například "zelenina", poté klikněte na tlačítko "OK". Zkontrolujte, zda jsou zaškrtnuty políčka "Ignorovat prázdné buňky" a "Seznam platných hodnot". Umožňuje to, aby toto pole nebylo vyplněno údaji a zadejte pouze údaje ze seznamu se zadaným názvem. Klikněte na "OK".

Nyní, když je vybrána tato buňka, objeví se tlačítko s trojúhelníkem se špičkou směřující vpravo. Kliknutím na toto tlačítko můžete zadat data výběrem jedné z možností z rozevíracího seznamu. Při pokusu o zadání dalších dat dojde k chybové zprávě.

Další možnosti

Při vyplňování pole "Zdroj" ve formuláři "Ověřit vstupní hodnoty" můžete použít dvě další možnosti.

1. Po vložení kurzoru do tohoto pole vyberte na daném listu knihy oblast přípustných hodnot seznamu. Vzorec se objeví v poli za znaménkem rovnosti. Jak vytvořit rozevírací seznam v Excelu z jiného listu v tomto případě? Na tomto listu je třeba vybrat podobný rozsah buněk a poté zařadit kurzor do pole po rovnoměrné značce, zapsat název seznamu listů a dát vykřičník. Pozor: název listu by neměl obsahovat mezery!
2. Seznamte platné hodnoty v poli a oddělte je středníkem. To je nejjednodušší způsob, jak zabránit přístupu k seznamům na jiném listu knihy.

Rozšíření rozsahu platných hodnot

Nevýhodou popsaných metod řešení problému, jak vytvořit rozbalovací seznam v aplikaci Excel, je omezení počtu možností zadaných dat podle počtu buněk v uvedených seznamech. Pokud by se počet povolených vstupních hodnot v budoucnu zvýšil, tyto metody vyžadují úpravu obsahu pole "Zdroj" pro každou buňku s rozevíracím seznamem. To je nepříjemné. Proto můžete vytvořit rozbalitelný seznam, například celý sloupec.

Chcete-li to provést, při určení rozsahu buněk v poli "Zdroj" vyberte celý sloupec stisknutím levého tlačítka myši, když umístíte kurzor na číslo písmena čísla sloupce (kurzor má formu dolní šipky). V tomto případě bude rozevírací seznam obsahovat všechny buňky ve sloupci, dokonce i prázdné. Při následném naplnění buněk bude možné zvolit nově zadané údaje. Také, pokud odkazujete na název seznamu, můžete seznam předem rozbalit na prázdné buňky ve sloupci, abyste mohli dále upravovat a přidávat nové položky do seznamu.

Takže máme v aplikaci Excel rozbalovací seznam.

Dvojitý odkaz

Pokud potřebujete do buňky zadat data z několika seznamů dle vlastního výběru, můžete to udělat tímto způsobem. Nejprve vytvořte seznam seznamů, z nichž chcete zadávat data. Nechť jsou naše tři seznamy, uvedené v prvním podtitulku tohoto článku. Na stejném listu knihy, např. Z buňky F1, vložíme seznam obsahující jména dříve zadaných seznamů: "zelenina", "zelenina", "bobule". Název tohoto seznamu dejte, například "Seznam 1".

Nyní (můžete na jiném listu této knihy) například vybrat buňku G1 a nastavit její rozbalovací seznam s odkazem na název "Seznam 1". Další buňka, například H1, je vyplněna vybranou hodnotou v buňce G1. Chcete-li to provést, v buňce H1 vytvoříme rozevírací seznam, jak je uvedeno dříve, v poli Zdroj, vyberte buňku G1, ale upravte položku v tomto poli, přidáním DSSLILu za rovnocenným znaménkem a zbytkem vzorce v závorce: = DSSSIL ($ G $ 1 ).

Nyní, když vyberete například v buňce G1 hodnotu "zelená", bude nabízena volba z hodnot tohoto seznamu pro vyplnění buňky H1.

Po přezkoumání obsahu článku a procvičování způsobu vytvoření rozevíracího seznamu v aplikaci Excel budete schopni výrazně urychlit vyplňování buněk knihy s opakovanými daty a současně zajistit, aby vstupní údaje jednoznačně odpovídaly zadaným omezením.