Záruční list - součást obchodní korespondence

Nejčastěji používaným prostředkem přenosu informací je dopis. Zvláštní místo zaujímá obchodní korespondence, zpravidla se používá k bližšímu informativnímu kontaktu mezi stranami.

Hodnota obchodní korespondence

Komerční podniky v procesu realizace výroby, hospodářské aktivity zaměřené na dosažení zisku, dostatečně komunikují s organizacemi-dodavateli. To je nezbytné k dosažení optimálních výsledků spolupráce. Čím přesněji jsou uvedeny podmínky smluv, tím vyšší je výsledek společné práce. Organizace, které již několik let aktivně spolupracují v oblasti obchodních vztahů, jsou v neustálé korespondenci a mají vyšší koeficient důvěry partnerů. Současně je vítání přátelských vztahů mezi organizacemi vítáno, ale obchodní etika korespondence by neměla být porušena.

Typy dopisů

Veškerou obchodní korespondenci lze rozdělit do několika skupin. Například ve formě zasílání dopisů jsou zasílány elektronické, faxové a dopisové dopisy v obálkách. Hlavní, nejdůležitější, je považován za tématický znak tohoto dopisu, v tomto případě se dělení rozděluje do dvou velkých skupin:

1. Neziskové. Patří sem:

• Informační dopis.
• Blahopřejeme.
• Invitational.
• Doprovodný.
• Záruční list.
• Děkujeme.
• Doporučení, atd.

Tento druh korespondence se používá v případech stávajících smluvních povinností a obsahuje informace organizační povahy nebo dodatky a přání k existujícím dokumentům.

2. Obchodní dopisy jsou rozděleny do:

• Nabídka (nabídka).
• Připomínací dopis.
• Dopis odpovědi.
• Žádost o dopis, atd.

Obchodní dopisy obsahují návrhy na uzavření smluv a tento typ se používá také po podpisu smluv o provozní činnosti a jako dodatečné dohody.

Letter - záruka platby

Záruční dopis slouží adresátovi s písemným dokladem o žalobách a záměrech, které mají vliv na zájmy obou stran. Nejčastěji je poskytována dodavateli a potvrzuje skutečnost hotovost na jeho bankovním účtu za dodávku výrobků, druhy práce, služby. V případě nepředvídaných okolností vyšší moci může být v rámci smlouvy i v případě nepředvídaných okolností použito záruční list. Kupující může zpožďovat platbu v důsledku dočasného nedostatku pracovního kapitálu, po převzetí dodaného dodaného množství zboží, při vrácení a nahrazení přijatého zboží apod. V každém případě záruční list obsahuje závazky, které nejsou vždy právně odůvodněné.

Typy dopisů obsahujících záruku

Organizace může poskytnout záruční list nejen pro protistrany (právnické osoby), ale také pro občany (jednotlivce) v závislosti na povinnostech uvedených v této smlouvě. Slovo "záruka" nesmí být zároveň uvedeno v textu dopisu, je důležité, že obsahuje potvrzení záměrů organizace, která je vydala. Existují následující typy záručního dopisu.

Dopis na právní adresu

Tento dokument je určen k registraci právnické osoby, která nemá adresu v době registrace vlastních prostor, respektive, a pronajímá prostor. Majitel pronajatého majetku sestaví na požádání nájemce doklad. Neexistence tohoto dokumentu není důvodem k odmítnutí registrace, protože majitelé nemovitostí se velmi zdráhají.

Dopisní dopis

Obsahuje potvrzení dodavatelských povinností ohledně načasování, množství, kvality prodávaného zboží nebo poskytovaných smluvních služeb, vykonané práce. Může být vydán za přítomnosti platné smlouvy o dodávkách nebo jako začátek partnerství mezi organizacemi.

Za nejžádanější doklad je záruční list. Nemá žádnou právní sílu, ale po přijetí je doba odkladu dluhů odložena. Po 3 letech pohledávek a účty splatné společnost odepsala z vlastních ztrát nebo zisků. Po obdržení dopisu o záruce od protistrany nebo v souladu s tím zasláním takového dokladu dodavateli se doba splácení dluhu prodlouží o 3 roky, během něhož může být vrácena.

Požadavky na obchodní dopisy

Jakýkoli dopis zaslaný na adresu protistrany se vydává podle standardů obchodní korespondence. Především by neměla obsahovat zbytečné informace, pouze hlavní téma, které je v obsahu stručně a jasně uvedeno. Stručná shoda frází a zdravý formalismus jsou vítány. Všechny návrhy by měly být jednoduché a jasné, aniž by došlo k velkému počtu doplňků, důsledků a účastní revoluce. Tón záručního listu má povahu oficiálního charakteru, v souladu s ním se používá odvolání vůči úředníkům podniku. Povinnosti jsou formulovány jednoznačně, postupné postupování (např. Vypořádání dluhu v několika platbách) lze vysvětlit jako objasnění.

Požadované detaily dopisu

Většina velkých společností používá obchodní dopisy pro obchodní korespondenci, někdy s logem a na speciálním papíru. V případě záručního dopisu bez jeho použití je třeba vzít v úvahu, že kromě informačního textu musí obsahovat následující povinné údaje:

1. Jméno společnosti, která vydala dopis, právní (aktuální) adresu, telefonní čísla, registrační kódy získané při registraci u daňového inspektorátu a registrační komory. TIN společnosti, číslo bankovního účtu, název banky, ve které je otevřen, a korespondenční kód banky. Tato sada podrobností je standardně obsažena v záhlaví libovolného odchozího dokumentu organizace a na hlavičkovém papíře.
2. Číslo dokumentu (ordinal) a datum jeho registrace jako odchozí.
3. Adresát, jméno partnerské společnosti nebo jméno, jméno a příjmení fyzické osoby nebo úředníka protistrany.
4. Název záručního dopisu není uveden, i když neexistuje obecně přijatelná forma formuláře.
5. Obsah dopisu by měl odrážet jeho podstatu a potvrdit závazky, které podnik podnikl. Při vypracování záručního dopisu v textu musí být uvedeno číslo a datum přepravních dokladů nebo smlouva, na jejímž základě byla doručena zásilka. Pokud není smluvní vztah uzavřen, je třeba se obrátit na dopisy, dodatečné dohody dodavatele a dodavatele. Nejčastěji tato část dopisu začíná frází "Garantujeme, že ..." nebo "Potvrzujeme ..." a další.
6. Předpokladem pro vypracování záručního listu je postup podpisu. Hlava, osoba pověřená příkazem hlavy, musí tento dokument podepsat. Se zárukou platby, v některých případech podpis podává vedoucí účetní nebo finanční ředitel společnosti. Ve velkých společnostech se podepisuje tato korespondence vedoucím odboru, který je pověřen vydáním, až poté, co dopis zašle řediteli k posouzení.
7. Záruční list je zapečetěn razítkem společnosti, tisk musí být čitelný.

Při vypracování dopisu o záruce jednotlivcem jsou uvedeny jeho pasové údaje a registrace. Často je tento druh dokumentu dodatečně certifikován notářem.