Outsourcing - co to je? Definice, typy, charakteristika a smlouva
Podnikání je týmová hra. Nemůžete pochopit všechny aspekty stejně dobře. Přijímání specialisty státu a vyplácení jeho platu však není vždy výnosné. Zvláště v počáteční fázi, kdy společnost právě vstává. Outsourcing přichází k záchraně. Co to je?
Co je outsourcing?
Představte si, že společnost otevře novou kancelář. Tam je personál manažerů, ale někdo musí dopravovat zařízení, připojit kancelářské vybavení, nastavit počítače a internet. Nevytvářejte pro tyto jednotlivé nakladače a správce systému stejné údaje. A jak to být?
Pokusme se vysvětlit příkladem. Co děláte, když se ocitnete v cizím městě bez auta?
Pronájem cizího auta: s řidičem - taxíkem, nebo bez něj - k pronájmu. Stejně můžete pracovat s personálem: byl požadován tým poskoků nebo potřebujete vytvořit místní kancelář v kanceláři - kontaktujte specializovanou firmu, která vám po určitou dobu poskytne potřebný počet kvalifikovaných pracovníků. Jedná se o outsourcing. Co je to - je jasné, jdeme dál.
Organizace třetí strany může být zodpovědná za určitou oblast vašeho podnikání, v níž nejsou interní specialisté příliš silní. Malé firmy často používají služby právníků, účetních, telefonních center třetích stran.
Odborníci z řad třetích stran provedou nezávislé posouzení majetku nebo audit společnosti, pokud je pro vás důležité přesvědčit třetí strany o objektech výzkumu - potenciálních věřitelů nebo obchodních partnerů.
Musí to platit. Nicméně je někdy levnější, jednodušší a rychlejší, než hledat vhodného specialisty a vzít ho ke státu.
Přibližný obrázek o tom, že se jedná o outsourcing a jak to funguje, by se již mělo stát ve vaší hlavě. Nyní dáváme tomuto pojetí definici:
Outsourcingem je převedení určitých funkcí na organizaci třetí strany působící v této oblasti na základě smlouvy o placené službě.
Zní to obtížné, ale ve skutečnosti je vše jednodušší, než se zdá - najít vhodnou společnost, s ní uzavřít dohodu a přenést některé funkce do ní, například účetnictví. A za poskytování těchto služeb musíte platit.
Jak neudělat chybu s výběrem?
Zde jsou 2 důležité body:
Správně si vyberte organizaci, kterou zvete svou práci.
Uzavřete dohodu, ve které byste podrobně popsali všechny podmínky transakce: jakou práci je třeba učinit, jakou kvalitou a jakým časovým rámcem. Je důležité jasně pochopit, jaký výsledek očekáváte od partnera. A měl by to také pochopit.
Jak najít spolehlivého partnera?
Vezměte si službu, jako je vedení účetnictví. Existují různé společnosti: malá restaurace, kde pracují rodinní příslušníci, nebo obrovská společnost, která staví nové čtvrti. Podobně budou účetní firmy těchto společností jiné.
Musíte najít partnera, který:
dobře obeznámený se specifikami vašeho podnikání;
má spojení v kruzích, které potřebujete: banky, abyste mohli získat naléhavou půjčku nebo v daňovém úřadě;
má dokonalou pověst mezi firmami, jako je ta vaše;
připraveni pracovat s obraty;
sdílí cíle, zásady a poslání vaší firmy.
Není to snadné. Není divu, že podnikatelé tvrdí, že nalezení dobrého partnera je obtížnější než manželka. Vy a váš partner byste si měli perfektně rozumět. Teprve pak se objeví budování vzájemně prospěšných a dlouhodobých vztahů. Co to je?
Při outsourcingu budou vždycky potíže - bez ohledu na to, jakou část vaší práce chcete předat někomu jinému. Není snadné vyzvednout firmu, která poskytuje právní služby, a rozumní prodejci, a dokonce i neopatrné stěhování mohou způsobit spoustu problémů.
Je nutné si navzájem zvykat. Partnerství je schopnost dát se na místo jiné, touhu po kompromisu. Musíte to cítit dříve, než podepíšete smlouvu o outsourcingu.
Nemáte první štěstí. Musíme "políbit tisíc žab" a najít "naši princeznu". Někdy štěstí. Najdete společnost, s níž jste spokojeni a ziskové práci.
Jakmile k tomu dojde, vynaložte veškeré úsilí na upevnění tohoto vzájemného soucitu. V podnikovém světě se však všechno velmi rychle mění. Proto buďte připraveni na skutečnost, že dříve nebo později budete muset oddělit.
Co hledat při podpisu smlouvy?
Pomáhá vám logika, obezřetnost a zdravý rozum. Zvláštní pozornost věnujte následujícím bodům:
jasně identifikovat veškeré služby, které zadáváte, podrobně s přílohou ke smlouvě;
Určit datum zahájení a dokončení práce, doba platnosti smlouvy je jedním z nejdůležitějších bodů smlouvy;
obě strany musí jasně pochopit celý proces práce: jaké postupy musí být provedeny, v jakém časovém rámci, jak bude proces organizován sám;
přemýšlejte a jasně popište způsob vypořádání - nebudete mít možnost požádat o zpoždění, pokud to není stanoveno v odpovídajících ustanoveních;
rozdělit nejen povinnosti, ale i odpovědnost a trochu se dohodnout "slovy" - naprosto jasně zapsat smlouvu o outsourcingu;
určují práva a povinnosti stran;
Ujistěte se, že jste popsali postup a podmínky pro ukončení smlouvy.
poskytují ve smlouvě klíčové ukazatele výkonnosti - KPI, aby dodavatel chápal, jaké ukazatele se od něj očekávají.
Chcete-li pracovat s těmito body, je vaší odpovědností podnikového manažera. Vaši právníci se o zbytek postarají. Ale slepě věřit svým zaměstnancům to nestojí za to - vždycky několikrát a pečlivě si přečtěte nějaký papír před podpisem.
Jaké typy outsourcingu existují?
Podle mezinárodního klasifikačního systému jsou na tomto trhu:
outsourcing výroby - reklamní agentura využívá sílu tiskárny k tisku kalendářů nebo vizitek;
outsourcing samostatných obchodních procesů - účetnictví, právní oddělení nebo call centrum vašeho podniku zajišťuje společnost třetí strany;
outsourcing zaměstnanců - vaše kancelář je hlídána zaměstnanci soukromé bezpečnostní společnosti;
IT outsourcing - vytvoříte web a naplníte jej užitečným obsahem.
Kromě toho lze outsourcing rozdělit na externí a interní: vaše účetnictví je vedeno společností třetí strany ve vaší kanceláři, tedy zvenčí a váš produkt je střežen bezpečnostním strážcem - nachází se na vašem území, tedy uvnitř.
8 výhod outsourcingu
Outsourcing je přínosný zejména pro malé společnosti. A tady je důvod, proč:
není třeba rozptýlit sekundární obchodní procesy;
snižování nákladů - často neustále platit plat zaměstnanci je dražší;
všechny zdroje v rámci společnosti se zaměřují na strategické cíle;
kvalita vyráběných výrobků se zvyšuje;
existuje oddělení rizika a odpovědnosti vůči společnosti třetí strany;
umožňuje získat nejlepší výkony za přijatelnou odměnu;
snižuje riziko nedostatku pracovní síly nebo spotřebního materiálu;
pozitivní vliv na investiční přitažlivost společnosti.
Sergej Naumov, šéf regionální unie podnikatelů Voroněž, v rozhovoru s hr-portálem, který popisuje jeho zkušenosti, řekl, že outsourcing mu pomohl zbavit se vlastní flotily a snížit náklady o 2-3 krát.
Podle něj flotila přinesla jen bolest hlavy: neustále hledala náhradní díly, opravila staré vybavení. Kromě toho byly do tohoto procesu zapojeny značné zdroje: museli jsme udržet celý tým řidičů, dodavatelů, mechaniky a platit jim plat. A pro tuto ochranu bylo zapotřebí. Outsourcing vyřešil problém.
Je vše opravdu tak hladké?
Připomeň si nedávnou sovětskou minulost. Zaměstnanci podniku byl jakýmsi soudržným tělem, jediným celkem. Byl to tým nadšených lidí, kteří nepracovali pro peníze, ale pro nápad.
Všichni sdíleli společnou misi a hodnoty, pohybující se jednotně. Byli připraveni, aby vždycky někdo pomohli a v případě potřeby je nahradili.
A nyní se snažte také nastavit práci, pokud se na procesu podílí desítka různých společností, z nichž každá chce chytit kousek tlustší a brání pouze své vlastní zájmy, aniž by se obával o ostatní a společné dobro.
Tak jak to být? Sovětský model je pro moderní ekonomiku příliš těžký, živý a těžkopádný. A outsourcing, i když zvyšuje efektivitu, neumožňuje týmu pracovat jako jediný organismus.
Pouze jedna cesta ven - hledat střední půdu. Ne každá společnost potřebuje pracovníky třetích stran. Také, protože ne každý proces může být outsourced.
Zde musí být každá situace řešena individuálně. Někde je výhodnější zavést moderní řešení a zlepšit efektivitu někde - aby se udrželi odborníci na plný úvazek.
Praxe ukazuje, že není možné provádět outsourcing tam, kde hrozí nebezpečí nehody nebo zastavování nepřetržité výroby. Pokud potřebujete rozhodovat a jednat během několika hodin a někdy i minut, měl by být pro tuto sekci odpovědný pouze odborník na plný úvazek. To platí zejména pro průmyslové podniky a průmyslová odvětví s vysokou mírou nebezpečí.
10 důvodů odmítnutí zadat
Nyní, když víte, co to je - outsourcing, jejichž typy a příklady byly diskutovány výše, při rozhodování věnujte pozornost následujícím skutečnostem:
Náprava finančních děr prostřednictvím outsourcingu není nejlepším řešením. Pokud se havarijní majetek chová, zařízení je opotřebované a potřebuje opravu, je nepravděpodobné, že bude možné provádět bez outsourcingu. Zde potřebujeme kapitálové investice a modernizaci celé produkce.
Váš zaměstnanec jste vyřízl tolik úkolů, kolik si myslíte, že je to nutné. Zadavatel bude dělat pouze to, co je napsáno ve smlouvě - nic víc a ne méně. A není vůbec nutné, aby to udělal lépe než zaměstnanec na plný úvazek. Ale "zatížení" jeho další odpovědnosti prostě nebude fungovat.
Zaměstnanec si váží svého pracovního místa a je vám věrný. Zadavatel takových klientů, jako máte asi tucet, nebo dokonce ani jeden. Pokuste se zpoždění platby za týden a okamžitě cítit rozdíl.
Je nepravděpodobné, že by outsourcer dobře uvědomil specifika vaší společnosti jako profesionála na plný úvazek, který ve vašem týmu "rostl".
Zadavatel má přístup ke všem záznamům vaší společnosti. Samozřejmě jen v rámci své kompetence, ale přesto. Taková osoba může dobře využívat informace získané v rámci svých vlastních zájmů. Kde je záruka, že takový zaměstnanec nebude sloučit informace svým konkurentům?
Outsourcing Recenze
Někdo se k tomuto jevu pozitivně vztahuje, jiní - naopak, každým možným způsobem prokletí den, kdy se rozhodli o takovém experimentu. A každý vám poví svůj příběh.
Většina lidí si stěžuje na nekvalitní a neopatrný postoj k práci. Zvláště pokud potřebujete pracovníky s nízkou kvalifikací: nakladače, čističe, balicí stroje.
Externí pracovníci najímá takový personál pro inzerci na internetu, na autobusových zastávkách, ve veřejné dopravě. Platy jsou nízké, obrat je zbytečný. Je zřejmé, že "kontingent" je vhodný. Odkud pochází diligence a zodpovědnost? Lidé přijdou na pár dní, nejlépe do měsíců. Taková outsourcingová organizace vytváří negativní pověst pro tento typ činnosti.
Další věc - název společnosti, která se zabývá poskytováním služeb: účetní, právníci, IT specialisté. Aby odolávali tvrdé konkurenci, prostě musí přilákat pouze kvalifikované pracovníky a pracovat s plným nasazením.
S největší pravděpodobností najdete pouze pozitivní recenze o těchto společnostech. Nicméně takové outsourcingy nejsou vyměňovány za drobnosti. Pro svou práci jsou zodpovědní za jejich pověst. Náklady na outsourcing odpovídají kvalitě.
Vše závisí na velikosti vaší firmy a úkolu. Pokud potřebujete někoho, kdo vám jednou za čtvrt roku předloží daňové hlášení, taková společnost nebude pro vás pracovat. Jejich náklady na službu jsou příliš vysoké.
Kromě toho je nepravděpodobné, že budou souhlasit s tím, že budou spolupracovat s malou společností nebo individuálním podnikatelem. Takové firmy mají zájem o rozsah.
Musíte také hledat někoho skromnějšího. Zde se ale riziko nekompetentnosti mnohonásobně zvyšuje. Outsourcingová společnost (co je, viz výše) by měla odpovídat vaší úrovni: rozsahu podnikání, obratu a zkušenosti.
Věnujte pozornost pouze společnosti ve své "kategorii váhy". Pokud právě začínáte, nemá smysl číst recenze o vůdcích na trhu. Podívejte se na nejlepší z nich. A teprve pak uděláme konečné rozhodnutí.
Zkuste to shrnout
Požádejte o pomoc od firem třetích stran nebo si založte vlastní zaměstnance? Každý si sám rozhodne. Nejčastěji je užitečné pro malé soukromé společnosti: IP nebo LLC. Outsourcing skutečně pomohl - náklady se snížily a celková efektivita se zvýšila.
Existuje však mnoho příkladů, kdy taková spolupráce nekončí nic dobrého. Kromě toho jsou v takových situacích nejen soukromé společnosti, ale i stát.
Postačí připomenout největší neúspěch - reformy bývalého ministra obrany Anatoly Serdyukov. Přestože outsourcing pomohl uvolnit asi 72 000 vojenských pracovníků, aby splnili své přímé úkoly, řada významných korupčních skandálů je spojena s těmito organizacemi.
Podle Sergeje Shoigu se experiment zcela nezdařil. V budoucnu má ministerstvo obrany v úmyslu opustit služby takových společností, byly naprosto bezmocné ve vojenských podmínkách.
Za prvé samy vojáci trpěli - kvalita poskytovaných služeb byla nízká a nevyhovovala koncovému uživateli. Navíc se náklady zvýšily o 49 miliard rublů.
Je poměrně bezpečné svěřit externím společnostem úkol obsluhy podniku: outsourcing účetnictví, bezpečnost, čištění a další. Navíc se jejich zaměstnanci budou moci soustředit na řešení důležitějších strategických úkolů a klíčových obchodních procesů.
V každém případě je třeba si uvědomit jednu věc: některé funkce můžete převést na společnost třetí strany, avšak v každém případě odpovídáte za zodpovědnost a také za rozhodování. To je vaše práce.