Protokol je ... Protokol

Protokol je druh zprávy, která obsahuje záznamy o procesu diskuse o problémech a rozhodnutích přijatých na nich na schůzích, obchodních schůzkách a setkáních. Tento dokument má důležité místo v systému správy dokumentů organizačního a administrativního typu.

Co je protokol?

Protokol je dokument, který jasně zaznamenává diskusi o problémech a rozhodnutích přijatých na oficiálních událostech. Komplexnější interpretaci slova zajišťují slovníky, které definují tento pojem jako dokument se záznamem všeho, co se děje na konkrétní události.

Obecné informace

Protokol lze nazvat dokumentem obsahujícím určité informace. Obsahuje informace o průběhu diskuse o konkrétních otázkách. Zápis ze schůze dále obsahuje rozhodnutí, které umožňuje přiřadit je k administrativním dokumentům.

Během schůzky lze provést pouze návrh protokolu. Do pěti dnů po dokončení protokolu je třeba vyplnit celý protokol.

Design

Protokolem je dokument vyhotovený na základě výkresových polotovarů. Pokud během schůzky byl záznam zaznamenán, lze jej interpretovat, vyhotovit potřebným způsobem a přidat k dokončenému protokolu.

Tajemník je plně zodpovědný za přípravu a údržbu celého protokolu, stejně jako za správnost zadaných údajů. Některé typy protokolů musí být dále schváleny vedoucím společnosti.

Nahrávací formuláře

Existují 3 formy protokolování:

• zkratka;

• kompletní;

• stručný.

Souhrnný protokol zaznamenává diskutované problémy. Byly také zadány jména účastníků a rozhodnutí, která byla učiněna. Protokol tohoto druhu události se doporučuje konat, když schůzka je zkratka a texty projevů a zpráv jsou poskytovány výkonnému tajemníkovi.

Úplný protokol zachycuje nejen výše uvedené body, ale obsahuje i podrobnější záznamy. Celý protokol by měl umožnit, aby odrážel detailní obraz události v plném rozsahu.

Stenografický protokol provádí výkonný tajemník na základě doslovné zprávy o setkání.

Vedení společnosti rozhoduje, která forma protokolu bude vhodnější pro každé zasedání. Všechny typy takových dokumentů musí být vytvořeny na hlavičkovém papíře podniku (společnosti) s názvem typu dokumentu - Protokol. Nebo na speciálně připraveném formuláři připraveného protokolu. Požadované podrobnosti o jakémkoli dokumentu tohoto typu jsou registrační číslo, datum, název, text a podpisy odpovědných osob.

Kdo má zápis

Protokol je dokument udržovaný během události. Měl by to být profesionálně připravený sekretář. Kvalita záznamu projevů bude záviset na jeho kvalifikaci a odborných dovednostech. Proto je při přípravě akce zodpovědná volba osoby, která tvoří schůzku.

Jak zachovat protokol: ukázkový protokol

Příklady protokolování lze zobrazit na fotografii níže. Existuje vzorek protokolu. Pokud se schůzka uskuteční během několika dnů, je třeba uvést datum zahájení schůzky a po pomlčce datum jejího ukončení. Např. 03/12 / 2016-14.03.16.

Sloupec "Umístění schůzky" označuje město nebo město, kde se akce konala.

Název protokolu je napsán v genitivního případu a obsahuje přepis typu události (setkání, setkání, setkání) a jméno kolegiálního orgánu. Název typu schůzky by měl být v souladu s názvem kolegiálního orgánu. Například "schůze výboru".

Obsah textu samotného protokolu je rozdělen na dvě části:

1. Úvodní část, kde jsou uvedena příjmení a iniciály předsedy, výkonného tajemníka, přítomných a témat jednání.

2. Hlavní část, která popisuje průběh schůzky.

Přímo ze slova "předseda" začíná protokol, po pomlčce je uvedeno jméno předsedy a iniciály. Slovo "sekretářka" se také vytváří stejným způsobem. Pro naléhavé a rychlé schůzky není tato část protokolu provedena.

Pak vytvořil seznam všech přítomných. Po tomto seznamu se zaznamenávají názvy pozvaných, kde jsou uvedeny jejich pozice. Při dlouhých konferencích a schůzkách s velkým počtem přítomných by mělo být jejich složení uvedeno výhradně kvantitativně a seznam protokolů s uvedenými jmény by měl být připojen k protokolu, o kterém se v samotném protokolu provádí odpovídající záznam. Například: "Bylo přítomno 42 lidí (seznam je uveden)".

U událostí, kdy je třeba určitého počtu lidí rozhodnout, v sekci "Účastníci" se uvede počet lidí, kteří měli být, a počet přihlášených účastníků.

Následuje program. Tato část protokolu obsahuje seznam adresovaných problémů. Každý má své vlastní číslo a začíná předponou "O" ("O").

Základní část textu protokolu je sestavena v sekcích odpovídajících bodům programu.

Každá položka může být přidělena jako:

• Poslouchejte.
• Zúčastnili se.
• Rozhodnuto (rozhodnuto).

Každé z těchto slov je napsáno novým řádkem.

Údaje mluvčího (celé jméno) a všichni mluvčí jsou psány z nové linky.

Obsah každé řeči se přenáší z 3 osob.

Závěrečná část oddílu týkající se každé položky programu je záznamem rozhodnutí (usnesení) schváleného k předložené otázce. Rozhodnutí, která mají několik částí, jsou rozdělena na odstavce a pododstavce, číslované Arabské číslice. Rozhodující část rozhodnutí by měla být specifická a měla by obsahovat součásti: komu je třeba učinit a do jaké míry.

Při volbě úředníků v protokolu jsou výsledky hlasování pro každého z kandidátů uvedeny samostatně.

Administrativní protokol obsahuje informace o správních deliktů.