Pravidla obchodní korespondence: příklady. Elektronická obchodní korespondence: pravidla registrace a údržby

28. 4. 2019

Úspěch v činnosti jakékoli organizace, obchodní společnosti nebo podniku je neoddělitelně spojen s kulturou chování a etikety. Veškerá jednání hlavy, zaměstnanci by měli vždy vzít v úvahu dobrá pravidla a přizpůsobit situaci.

Jednou z nejdůležitějších částí etikety je obchodní korespondence.

Odhaduje se, že téměř 50% času v práci se týkalo znalosti z příspěvků, pošty. Je to však nezbytné, protože kompetentní obchodní korespondence může výrazně zvýšit obrat společnosti, urychlit interakci různých služeb a oddělení.

Samozřejmě, že zde jsou některé šablony a v tomto článku budou určitě diskutovány. Pravidla obchodní korespondence jsou již dlouho standardizována. Stávající GOST R.6.30-2003 vám pomůže správně umístit text na list, navrhnout způsob, jak vytvořit odsazení, okraje, písma. Obchodní korespondence se vyznačuje jednotností a opakovatelností řečových obratů.

obchodní korespondence

Každé písmeno je ale individuální. Velký otisk na něj ukládá totožnost odesílatele, jeho postavení, situaci a adresáta. Do určité míry je obchodní korespondence kombinací tvořivosti a tvrdé práce.

Druhy obchodní korespondence

Oběžná dokumentace se provádí na papíře a e-mailem.

Veškerá korespondence v podniku může být rozdělena do následujících skupin:

- oficiální / neoficiální korespondence;

- interní a externí.

Oficiální korespondence zahrnují obchodní nabídky, děkuji a záruční dopisy, obchodní dohody, objednávky na podnik, úřední povinnosti, dotazy, požadavky, nároky.

pravidla obchodní korespondence

Neformální korespondence zahrnuje různé gratulace od obchodních partnerů, zákazníků, zaměstnanců; soustrast, ospravedlnění, pozvánky a poděkování.

Interní dokumenty se používají pouze mezi jednotlivými odděleními jednoho podniku a externí dokumenty jsou mimo jeho rozsah.

Pravidla pro obchodní korespondenci: Interní obsah

Hlavním požadavkem je stručnost a kapacita dopisů. Nerozebírejte text na několika stránkách. Nejlepší možností je zůstat v jednom.

Pravidla obchodní korespondence vyžadují vyloučení komplexních, nepochopitelných, cizích a vysoce specializovaných slov a výrazů z textu. Všechny návrhy by měly být krátké, s hlavními myšlenkami autora a bez "vody".

Vyhněte se nejednoznačným výkladům v písmenu, jinak v případě sporu bude obtížnější bránit svůj názor a dokázat, že máte na mysli určitou frázi.

Pravidla pro formalizaci obchodní korespondence vyžadují, aby spisovatel vyzval adresáta křestním jménem, ​​před kterým je označeno "Vážení ...". A ujistěte se, že "vy," i když je dobré přátelství s příjemcem dopisu.

příklady obchodní korespondence

V úvodu je vedle zadání jména a příjmení napsán hlavní účel zprávy. Příklady obchodní korespondence známe dostatečně šablony a razítka pro takové případy: "V souvislosti s předchozím dopisem ...", "Připomínáme vám ...", "Informujeme ..." a další.

Nepříznivá odpověď příjemce (zamítnutí návrhu, ze spolupráce) zjemňuje frázi: "Bohužel nemůžeme použít navrhované podmínky ..." nebo podobně.

Externí design papíru

Každé obchodní dopis musí být napsán na hlavičkovém papíru společnosti s podrobnostmi o firmě a všemi kontaktními údaji.

Nezapomeňte uvést přesný datum dokumentu.

V pravém horním rohu listu jsou obsazeny iniciály adresáta a adresa přijímajícího podniku.

Rozdělit text do sémantických odstavců, aby bylo pro čtenáře snadnější pochopit a vnímat. Ne více než 4-5 řádků.

Napište všechna slova velkými písmeny - špatnou formou.

K dopisu lze připojit dokumenty. V tomto případě jsou uvedeny v samostatném řádku v levé dolní části listu. Pro obchodní etiketu musí být odpověď na dopis přijata do 10 dnů. Pokud problém vyžaduje více času k vyřešení, adresát musí o tom informovat.

pravidla obchodních korespondencí

Po napsání zkontrolujte, zda text znovu pečlivě zkontrolujte, zda chyby jsou jak pravopisné, tak gramatické. Pokud máte čas, stojí za to odložit dopis a vrátit se k němu později. Zpravidla se vyskytnou nepřesnosti, které nejdříve nejsou zaznamenány. Nejdůležitější takové rady v případě odpovědi na stížnost klienta. Neměli byste ani obtěžovat člověka s negramotně složeným dopisem.

Je-li dokument napsán a několikrát zkontrolován, vytiskněte jej papírový formát A4. Tato velikost se standardně používá pro jakoukoli korespondenci, i když samotný text zaujme pouze polovinu listu.

Před tiskem zkontrolujte inkoust v tiskárně, abyste zabránili rozmazání a vyčerpání výstupu.

V některých případech můžete svou vizitku připojit k dokumentu a přiložit tištěný list k průhlednému souboru.

Podniková obálka s firemním logem je také považována za dobrou formu.

Pravidla vedení obchodní korespondence v neformálním letadle jsou často mnohem citlivější než v obchodních dokladech a méně otiskl. Zkratky, použití barevných adjektiv jsou vhodné například v gratulacích: úžasné, sympatické, laskavé.

Obchodní e-maily

Skutečnost, že neposíláte korespondenci v obálce prostřednictvím poštovní sítě, by neměla být uvolňující. V těchto případech platí pravidla obchodní korespondence.

Kompetentní a správné elektronické obchodní zprávy vytvářejí pozitivní obraz jak společnosti, tak určité osoby. Reputace v obchodě stojí hodně!

Základní pravidla korespondence e-mailem

Použijte svou e-mailovou adresu pouze pro zamýšlený účel.

Mějte na paměti název poštovní schránky. Nedovolte práci nesprávných názvů, například "baby", "supermen", a to i v případě, že jsou uvedeny v angličtině.

e-mailové obchodní pravidla

Vždy vyplňte sloupec "předmět", jinak se váš dopis může dostat do spamu. Popisy jako "plán", "seznam", "obchodní nabídka", "zpráva" nebudou fungovat. V doručené poště příjemce může být spousta podobných dopisů. Zadejte co nejpřesněji, o čem je vaše zpráva. Nepoužívejte více než pět slov. Napište téma s velká písmena. Na konec není třeba dát bod.

Pokud odešlete odpověď na dopis, který jste obdrželi dříve, nezapomeňte vymazat nápis "Re" v předmětu.

Komunikační styl

Mějte formát obchodního dopisu. Odstraňte ohrožující, žobrá, mandatorní tón.

Pravidla elektronické obchodní korespondence neumožňují použití smajlíků, velké množství dotazů nebo vykřičníky v textu.

Buďte zdvořilí. Povinné pozdravy na začátku a rozloučení s partnerem na konci jsou dobrým tónem. Například "upřímně ..." nebo tak: "Vaše upřímně ...".

Podnikový e-mail a jeho "zlaté pravidlo": ve stejné zprávě nemíchejte několik různých témat. Je lepší odeslat sérii dopisů.

E-mail by měl být dvakrát tak krátký jako první.

Práce s přílohami

Pokud je k přenosu příliš mnoho informací, nedávejte vše v těle dopisu, ale připojte jej k samostatným dokumentům v příloze.

Pro pohodlí příjemce přejmenujte dokumenty, které jste připravili, na srozumitelné názvy. To bude ukazovat váš zájem a zvítězit. Přemýšlejte o tom, kolik pracovních složek má příjemce v počítači a jak vyhledá váš dopis mezi nimi.

elektronických obchodních pravidel

Nezapomeňte nahlásit soubory odesílané příjemci, aby je nepovažoval za náhodný virus. Archivovat hromadné dokumenty.

A nejlépe ze všech, příliš velké přílohy (od 200 kB) by měly být zasílány jinými prostředky, například prostřednictvím ftp serveru.

Formáty jako COM, EXE, CMD, PIF a řada dalších, některé poštovní servery neumožňují a blokují.

Pokud by bylo více příjemců vašeho dopisu, nebuďte líní pokaždé, když odstraníte všechny důkazy o hromadné přepravě. Taková nadbytečná informace není adresátovi vůbec potřebná. Pomůžete týmu "skrytou kopii".

Pravidla pro vedení obchodní korespondence e-mailem vyžadují informování druhé strany o přijetí korespondence. Pokud v tuto chvíli není možnost odpovědět, informujte účastníka. Uchovávejte si historii korespondence, abyste se vyhnuli dalším otázkám a řízením.

Pokud je důležité a naléhavost odpovědi umožněno dodatečně upozornit příjemce prostřednictvím telefonu, Skype nebo "ICQ". Pokud po dosažení tohoto pozitivního výsledku nelze znovu připomenout.

obchodní e-mail

Tam jsou často případy, kdy, když je požadován dokument, prázdné písmeno s připojeným souborem odpovídá. To je nepřijatelné. Příklady obchodní korespondence zahrnují povinné umístění relevantních informací do dokumentu. Například: "Posílám potřebné údaje na váš požadavek."

Nezapomeňte uvést souřadnice na konci písmena: všechny dostupné metody komunikace, pozice, webové stránky společnosti, odkazy na sociální sítě.

Při psaní kontaktů do organizace poskytněte co nejvíce informací - telefon s kódem města, adresu s indexem. Koneckonců, vaše komunikace probíhá nejen s obyvateli vašeho regionu. Se všemi daty budete snadněji kontaktovat.

A poslední pravidlo: kdo zahájil korespondenci, musí ukončit elektronický dialog.

Závěr

Obchodní korespondence je choulostivá záležitost. Někdy je jeden pohled dostatečný k tomu, aby vytvořil určitý názor na osobu a organizaci, kterou zastupuje. Znalost pravidel obchodního psaní může značně pomoci ve vaší kariéře.