Co je to poznámka a pro co je to?

Většina lidí v zákonem věku jsou zaměstnanci v určité organizaci. Lidé se obracejí na orgány s žádostmi nebo přáními prostřednictvím prohlášení nebo úředních poznámek. Popisujeme proces sestavování a předávání dokumentů pro hlavu.

Co to je?

Nejprve musíte pochopit, co je památník. Jedná se o dokument, který je interní nebo externí, v závislosti na funkcích a adresáta. Taková poznámka je nejčastěji adresována vyšší osobě od svých podřízených a je to jakýsi požadavek, komentář nebo návrh.

V závislosti na významu této poznámky může být přednáška, vysvětlující, vysvětlující nebo analytická.

Tento dokument nejčastěji pokrývá technické nebo obchodní problémy, popisuje spornou situaci nebo poskytuje vysvětlení, které vyžaduje vaše nadřízené. Hlavní rozdíl v poznámce spočívá v tom, že nejenže specifikuje podstatu problému, ale také poskytuje podrobný popis a někdy i způsoby, jak je vyřešit.

Služba a zpráva: podobnosti a rozdíly

Někteří pracovníci si zaměňují poznámky a poznámky k obsluze a to není náhoda. Existují podobnosti, ale existují rozdíly. Zjistíme to. Takže význam této a další poznámky je informovat úřady o jakémkoli selhání v práci. Ve zprávě se však nejčastěji vyskytuje problém a v servisní poznámce je také požadavek na jeho odstranění a někdy jsou uvedeny způsoby řešení konkrétního problému.

Psaní poznámek pro šéfy

Nejčastěji jsou takové dokumenty zasílány vedení. To je způsobeno tím, že poznámka je dokument, ve kterém jsou hlášeny jakékoli vnitřní problémy. Příklad poznámky není nikde registrován, neexistuje žádný ukázkový text, takže jsou v libovolné formě. Nejdůležitější je popsat podstatu problému a navrhované způsoby řešení tohoto problému. Co jiného byste měli věnovat pozornost, je, že vaše poznámka je registrována u organizace. Tímto způsobem se můžete ujistit, že se dostane do úřadu.

Situace se však liší. Představte si, že nepíšete servisní poznámku o rozbití zařízení, ale například o zaměstnance vaší společnosti, který je nějakým způsobem vinen. Situace jsou různé. Vaše poznámka může být "ztracena". Chcete-li tomu zabránit, můžete ji hrát v bezpečí. Vytvoření poznámky v duplikátu. Dejte je sekretáři pro registraci a požádejte o kopii, aby napsal, že se záznam zaznamenává na takovém čísle, takovém a takovém datu a bude přijat k posouzení. Takže i když vaše stížnost "nedosáhne" orgánů z jakéhokoli důvodu, máte potvrzení a text.

Výměna poznámek mezi oddělenými jednotkami

Někdy jsou kancelářské poznámky prostředkem komunikace mezi jednotlivými divizemi téže firmy. Vypracování takového dokumentu pro jiné oddělení se neliší od poznámky k řízení. Jediný rozdíl, který je, je, že musíte zadat jednotky samotné, můžete také určit adresu. V tomto případě je poznámka stále interním dokumentem.

Uzávěrka poznámky by měla být sestavena podle vzoru aplikace, která je napsána jménem hlavy. Dále je napsán samotný text, který vysvětluje všechny problémy konkrétní jednotky. Je žádoucí popsat nejen podstatu problému, ale i podrobnosti podrobně. Můžete také navrhnout způsoby, jak je vyřešit.

Musí být specifikováno podrobnosti o dokumentu: datum a číslo. To je nezbytné, aby se stal oficiálním.

Poznámky k jiné organizaci

Někdy se však stává, že se jedná o externí dokument. Poměrně obyčejný případ psaní poznámek je pro jinou organizaci. Tímto způsobem si firmy vyměňují potřebné informace. Také v tomto případě je tato poznámka písemným důkazem nároku nebo žádosti.

Takové bankovky jsou také vydány v jakékoli formě. Do nich mohou být přiloženy kopie potřebných dokumentů. Nejčastěji se tyto poznámky vydávají ve jménu ředitele jedné firmy od hlavy druhé. V případě jednání s protistranou je nutné vydat dvě kopie memoranda. Druhá kopie s razítkem, podpisem a registračním číslem by měla být odebrána a tento dokument by měl být uchováván až do vyřešení problému.

Pokud píšete poznámku jiné organizaci, můžete obdržet stejný dopis v odpovědi. Není s tím nic špatného. Možná, že management zcela nerozuměl problému nebo žádosti, nebo se možná rozhodl nabídnout svou vlastní variantu pro vývoj dalších akcí. Musíte se také zaregistrovat a reagovat na tuto poznámku buď podle činnosti, nebo podle odpovědi na žádost. Sdělení organizací prostřednictvím poznámek proto může trvat poměrně dlouho.

Jak učinit servisní poznámku

Dokument začíná názvy organizací a údaje osoby, jemuž je určena, a následně její vlastní údaje. Slova "Memo" jsou napsána uprostřed. Dále text začíná červenou čárou. Jak již bylo zmíněno dříve, je napsáno v jakékoli formě. Na konci je vyznačen datum a podpis je dešifrován.

Je-li text poznámky velký, je rozdělen do několika odstavců. První je popis problému. Druhým je samotná žádost. Pokud je žádost kolektivní, v třetím odstavci můžete zadat oddělení a jména těch zaměstnanců, kteří je napsali. V tomto případě podpis na poznámce předkládá vedoucí oddělení. Samostatně můžete připojit list s podpisem všech pracovníků.

Na fóru formátu A4 je napsána poznámka, stejně jako jakákoli poznámka. Podpis musí být ručně psaný, nikoliv faxový. Je také žádoucí vydat poznámku s vaším vlastním pořadovým číslem a datem jeho přípravy. Může být vytištěn na počítači, ale i v tomto případě musí být podpis osobní.

Odeslání dokumentu prostřednictvím elektronické komunikace

Není neobvyklé, že organizace provádí elektronický tok dokumentů a všechny žádosti a poznámky musí být zasílány prostřednictvím internetu nebo interní sítě. V tomto případě se nebojte, není to nic strašného. K tomu je však žádoucí mít osobní digitální podpis, abyste mohli svou žádost potvrdit.

Nebo můžete psát poznámku o papíru, podepsat a skenovat. Elektronická verze je odeslána na požadovanou adresu a čeká na odpověď.

Je vždy nutné vypracovat svůj návrh písemně

Často vzniká otázka: je možné apelovat na vedení společnosti ústně? Odpověď je velmi jednoduchá: vždy je možné se zabývat ústně, ale není známo, zda to dá nějaké výsledky. Písemná zpráva je vždy oficiálním dokumentem, bez ohledu na její obsah a adresát. Ale slovní zpráva je jen slova, která nemusí být zodpovězena.

Proto můžeme doporučit všechny návrhy, vysvětlení a vysvětlení orgánů vydávat pouze na papíře. V opačném případě jednoduše nemůžete odpovědět na váš požadavek nebo návrh.