Analytická poznámka - pravidla pro kompilaci a příklad

Během práce ve výrobě nebo v jakékoli organizaci se člověk musí zabývat psaním různých dokumentů a dokumentů. Jedním ze společných dokumentů je analytická poznámka. Obecně by návrh tohoto dokumentu neměl způsobovat žádné vážné problémy, měli byste však znát všechna pravidla. V tomto článku se bude možné seznámit s příkladem psaní analytické poznámky, zjistit, proč je sestaven a v jakých případech.

K čemu slouží dokument?

Tento dokument se zpravidla připravuje, je-li nutná analýza situace. Obvykle se analytické poznámky zabývají problémovými nebo krizovými situacemi, které mohou mít negativní důsledky pro celý podnik nebo pro jeho jednotlivé strukturální rozdělení.

Stává se, že nespravedlivý člověk může tento dokument zaměnit analytická zpráva. Proto je třeba připomenout, že analytická poznámka nejen zkoumá současnou situaci a její příčiny, ale také popisuje konkrétní možnosti pro vývoj a řešení problému.

Můžete zvýraznit následující cíle dokumentu:

• přivedení managementu do stavu stávajícího nebo vznikajícího problému;
• předejít opakování situace v budoucnu;
• zlepšení produktivity práce;
• posílení kontroly nad všemi oblastmi podniku nebo organizace.

Dobře napsaný dokument může sloužit jako důležitý signál pro řízení a pomůže určit budoucí průběh událostí. V některých případech může být takový dokument použit pro různé události v rámci samotného podniku, jako jsou schůzky, schůzky nebo schůzky. A také v případě vážných problémových situací lze jako důkaz pro soudní řízení připojit analytickou poznámku jako důkaz založený na důkazech.

Kdo dokáže vytvořit dokument

Ve velkých podnicích připravuje analytické poznámky specializovaná strukturální jednotka, jako je oddělení analytiky. Každý takový dokument však může sestavit každý zaměstnanec, který je dostatečně obeznámen s danou problematikou a který má zase zkušenosti a osobní odborné stanovisko k vyřešení nebo předcházení problému.

Každý vedoucí strukturálního nebo samostatného oddělení organizace má právo delegovat na své zástupce, sekretáře nebo jiného podřízeného písemnou zprávu. Ale v tomto případě existuje jeden velmi důležitý nuance. Vzhledem k tomu, že podpisový orgán zůstává u správce, bude osobně zodpovědný za obsah dokumentu. Proto je nesmírně důležité, aby byl dokument odečten před jeho podpisem a aby byly skutečnosti, závěry a návrhy správné.

Pravidla redigování

V obzvláště velkých organizacích se může na tento dokument dostat speciálně navrženého formuláře, ale zpravidla se to děje velmi výjimečně. Obecně tento dokument nezajišťuje konsolidaci sjednoceného vzorku, a proto je vypracován v libovolné podobě při zachování základních pravidel práce v kanceláři.

Stejně jako u všech dokumentů musí mít na začátku výzkumu následující informace:

• registrační číslo;
• datum;
• adresát (místo, příjmení a iniciály), který je vedoucím oddělení nebo vedoucím podniku;
• pozici, příjmení a iniciály původce dokumentu.

Dále má dokument popisnou nebo, jak se také nazývá, uvedenou částí, ve které by měly být takové atributy:

• podstatu uvedené otázky nebo problému;
• důvody;
• důsledky;
• doporučení k odstranění nebo prevenci problému;
• závěry;
• podpis původce.

V textu analytické poznámky by měla být co možná nejmenší terminologie, ale pokud je použití speciálně používaných hodnot nevyhnutelné, měly by být doplněny poznámkami pod čarou a vysvětleními. Jsou-li k poznámce připojeny nějaké důkazy ve formě fotografií, zpráv, dopisů nebo smluv, jsou v textu uvedeny zvláštní poznámky, například smlouva o pronájmu kancelářských prostor (příloha č. 1).

Je důležité si uvědomit, že všechny argumenty musí mít odůvodněný základ. Analýza situace, doporučení a závěry by měla být objektivní, ale subjektivní názory by měly být opomíjeny s ohledem na problém pouze v rámci dosažení dobrých životních podmínek pro podnik.

Registrace a registrace

Dokument musí být sestaven ve dvou vyhotoveních, z nichž jedna zůstává v konstrukční jednotce a druhá je umístěna v hlavě. Analytická poznámka může být sestavena pomocí osobního počítače a jiných tištěných médií a může být také psána ručně. Množství textu není omezeno.

Tento typ dokumentu nepodléhá povinné registraci, avšak za účelem získání kontroly nad průběhem pohybu a vývojem okolností je nejlepší zaregistrovat a přiřadit registrační číslo.

Po předložení všech základních pravidel pro navrhování je třeba zvážit příklad analytické poznámky.

Příklad

Generální ředitel OJSC Trans-Port

Lebeděv OI

od vedoucího oddělení montáže motoru společnosti Trans-Port OJSC

Kurochkina I.I.

Analytická poznámka ze dne 25. března 2018 č. 1/2018.

V důsledku týdenní prohlídky zařízení pro montáž motorů bylo zjištěno zařízení ASC (automatizovaná kombajn č. 3). Tato porucha je spojena s velkým produkčním zatížením ACS a prodlouženým provozním obdobím. Oprava tohoto stroje je nepraktická.

Dnes potřebuje obchod koupit nové auto, aby efektivně plnil úkoly stanovené v ustanoveních o montáži motorů. Při absenci stroje ASC nebude dílna schopna plnit své povinnosti, což povede k úplnému zastavení montážního procesu.

Kurochkin I.I. / Podpis /

V tomto příkladu analytické poznámky existují všechny potřebné atributy a tok prezentace problému odpovídá správné struktuře konstrukce tohoto dokumentu.

Závěr

Vytvoření správného dokumentu je vždy rutinní a velmi náročná práce. Ale když jste se seznámili s příkladem psaní analytické poznámky, můžete pokračovat v přípravě vlastního dokumentu. Nejdůležitější je však pamatovat si na všechna výše uvedená pravidla.