Asistent manažer: povinnosti a požadavky

Asistent manažer je pozice, která je přítomná v personální struktuře téměř jakéhokoli ruského velkého nebo středního podniku. Profesionálové s vhodnou pozicí jsou často považováni za tajemníky s velmi omezeným rozsahem funkcí a odpovědností. Ale je to zcela nesprávný přístup k porozumění specifikám daného pracovního místa. Asistent manažer může být obdařen nejširšími pravomocemi. Požadavky na jeho kvalifikaci a kompetence mohou být velmi vysoké. Jaká je specificita dotyčné pozice? Jaké jsou typické práva a povinnosti asistenta manažera v ruské společnosti?

Specifika pozice

Jaká je tato pozice - "asistenta manažera"? Odpovědnost takového zaměstnance - co to je? Ve většině případů se pořad "asistent manažer" týká sekretářky. Ve vzácných případech tato fráze naznačuje pozici zástupce ředitele - ale to je typické pro malé firmy. Ve více či méně velkých podnicích jsou povinnosti osobního asistenta manažera omezeny především na sekretářské funkce. Co přesně? Nejprve se jedná o práci v kanceláři, práci s korespondencí, řešení úkolů spojených s organizací různých setkání a dalších akcí, v nichž se přímo podílí vedoucí společnosti. Sekretární povinnosti (Asistent) také téměř vždy zahrnuje příjem telefonních hovorů v kanceláři.

V některých případech se odpovídající pozice odlišuje do několika odrůd. Takže sekretáři, kteří vykonávají především technickou práci - přijímání telefonních hovorů, zpracování korespondence apod., Jsou označováni jako referenční. Profesionálové, kteří jsou zodpovědní za organizaci akcí a kancelářských prací, se nazývají kancelářští manažeři. Existuje názor, že pro takovou pozici asistentského manažera jsou povinnosti a pravomoci považovány za širší ve srovnání s typicky sekretářskými. Zejména to může být vyjádřeno v potřebě osobní účasti na akcích, které se účastní vedoucí podnikových stran, obchodní jednání svátky. Asistent v tomto případě může být zodpovědný za prezentace, kterou manažer připravil, nebo za obrazovou složku účasti v případě jeho nadřízeného. Lze poznamenat, že v seštech je pozice asistenta manažera nejčastěji označována jako "sekretářka".

Požadavky na pomocného manažera

Uvažujme o takovém aspektu jako o typických požadavcích na kandidáty na pozici "asistenta manažera". Povinnosti, které má zaměstnanec vykonávat na příslušném pracovním místě, vyžadují určité dovednosti a kvalifikace. Jejich specifický seznam je do značné míry určen specifičností práce sekretariátu. Takže pokud bude činnost asistenta manažera většinou odpovídat postavení asistenta, pak požadavky v tomto případě nebudou tak přísné: střední vzdělání, minimální pracovní zkušenosti, základní dovednosti při práci s počítači a kancelářským vybavením. Naopak, pokud některé manažerské funkce spadají do kompetence asistenta manažera, seznam požadavků v tomto případě bude větší a odpovědnost za práci bude znamenat vyšší kvalifikační úroveň kandidáta na funkci tajemníka.

Typický soubor dovedností, které by měl mít asistent manažer ve většině případů, je znalost běžných cizích jazyků, znalost populárních počítačových programů pro práci s dokumenty, obrázky a prezentacemi. Důležitým aspektem kvalifikačních požadavků pro asistentské manažery jsou osobní vlastnosti. Ty jsou obvykle přičítány zdvořilosti, pozornosti, dobré vůli, odpovědnosti, připravenosti řešit nové problémy. Preferovaný věkový interval kandidáta na pozici asistenta manažera v mnoha organizacích je 18-35 let. Ovšem samozřejmě existují podniky, které zvláště oceňují zkušenost zaměstnance, a proto ochotně berou lidi mnohem starší.

Mnoho firem však raději přijímá práci, která předpokládá výkon funkcí, které jsou charakteristické pro pomocného manažera, specialisty bez mnoha zkušeností. To může být způsobeno specifikami obchodního segmentu, ve kterém společnost působí. V některých případech je lepší vycvičit zaměstnance, aby pracoval ve firmě, která poměrně řečeno otevřela od začátku první výrobu mikroprocesorů pro smartphony a tablety v Rusku a ponořila se do všech nezbytných nuancí takového high-tech segmentu podnikání, než aby se pokoušela vysvětlit zkušené osobě, že staré metody řešení úkoly v některých případech nefungují.

Hlavní odpovědnosti

Podívejme se podrobněji na popis takové funkce jako asistenta manažera, povinnosti. Dříve jsme si povšimli, že jsou z velké části omezeny na sekretářské funkce. Ale to není vždycky případ. Často se stává, že pomocný manažer společnosti, zejména pokud jde o velkou organizaci, se podílí na přijetí klíče manažerských rozhodnutí. Dokáže doprovázet rozhovory, jichž se účastní - a to nejen z technického hlediska, ale také se připojit k příslušným dialogům, poskytnout názory a rady.

V řadě případů může manažer delegovat některé jeho funkce na svého asistenta, například pokud jde o informování zaměstnanců podniku o všech důležitých rozhodnutích vedení. Samozřejmě, že zaměstnanec na dotčeném pracovním místě často vykonává práci související se zajištěním pohodlí svých nadřízených - z hlediska zajištění optimálního mikroklimatu ve své kanceláři je stále relativně čerstvý čaj, takže hlavní zařízení používané hlavou je stabilní fungoval.

Provozní režim

Takže nyní víme, co charakterizuje takovou pozici jako asistent manažera, odpovědnost za práci. Naším dalším úkolem je studovat specifika práce zaměstnance ve vhodné pozici. Samozřejmě, asistent obecně plní své povinnosti podle plánu stanoveného TC, to znamená během 8 hodinového pracovního dne 5 dní v týdnu. V praxi však jsou možné významné odchylky od odpovídajícího režimu. Tyto scénáře mohou být charakteristické pro takové postavení jako asistenta manažera s dalšími odpovědnostmi.

Faktem je, že odborník pracující na této pozici může být zapojen nejen do záležitostí své společnosti, ale také při řešení problémů, které se přímo netýkají vnitřních podnikových aktivit. Asistent, který má příslušnou pravomoc, může být poslán na služební cesty, semináře a konference. Zaměstnanec může také vykonávat určité zprostředkovatelské povinnosti mezi svým vedoucím a manažery pracujícími v jiných organizacích, například pokud jde o oběh dokumentů nebo realizaci společných projektů. Pracovní plán pro řešení těchto problémů může být samozřejmě daleko od toho, co stanoví zákoník práce. Ve skutečnosti se stává normalizovaným, často více prodlouženým ve srovnání se standardními 8 hodinami.

Popis práce

Zvažte, jak může popis úlohy vypadat jako pomocný manažer. Struktura příslušného dokumentu zpravidla začíná obecnými ustanoveními. Mohou naznačovat, že asistent manager patří do profesionální kategorie. Takže již na úrovni místního pramene práva společnost může stanovit skutečnost, že osoba v daném postavení není vedoucím (nikoli zástupcem ředitele). S vysokou pravděpodobností - sekretářka nebo například osobní asistent manažera s dalšími odpovědnostmi.

Asistent popisu práce: obecná ustanovení

V "Obecných ustanoveních" popisu práce může být také přítomen jazyk, který odráží kvalifikační požadavky pro odborníka. Například, že asistent manažer musí mít odborné vzdělání a některé pracovní zkušenosti. Někdy ve stejné části popisu práce je stanoven rozsah podnikání, ve kterém je osoba žádoucí mít zkušenosti s podnikáním.

"Obecná ustanovení" stanoví klíčové kompetence zaměstnance. Mohou být vyjádřeny v požadavcích na znalost struktury vedení společnosti, vnitřní a vnější politiky společnosti-zaměstnavatele, principy komunikace společnosti s úřady a jinými organizacemi, standardy charakterizující kancelářskou práci, pravidla obchodní komunikace, jakož i normy vnitřních pracovních předpisů ve firmě.

Asistentní povinnosti

Další klíčová část příručky je "Odpovědnost za práci". Jaká je jeho specificita? Tato část převážně zaznamenává funkční povinnosti asistent manažera. Jedná se například o: plánování pracovního dne hlavu (v rámci setkání, volání, pohovorů), organizování technické podpory práce hlavy (při objednávání dopravy, pořádání obchodních jednání), účast na služebních cestách, obchodních jednáních, zápisu a dalších dokumentů, zajištění interakce manažerů podniky s dalšími strukturami společnosti, komunikace s vládními agenturami.

Asistent práva

Popis práce vždy zahrnuje práva, která má asistent manažer. Odpovědnosti stanovené postavením pozice jsou vždy doplněny odpovídajícími preferencemi. Jaká práva tedy má zaměstnanec v této pozici? Je zajímavé, že povinnosti asistentky vedoucího podniku jsou s nimi poměrně korelovány. Například právo na podpis a schválení určitých dokumentů vzniká v souvislosti s potřebou pravidelně pracovat s těmito zdroji. Příkladem jiného práva zaměstnance na příslušném pracovišti je požadovat informace potřebné pro zařazení do dokumentů od přímého vedení, jakož i od dalších odborníků společnosti. Asistent manažer má také právo požadovat, aby hlava poskytovala pohodlné pracovní podmínky. Oficiální povinnosti osoby v příslušné funkci mohou být spojeny s pravidelným zasíláním a přijímáním dokladů - a tyto postupy musí být prováděny za použití různých technických prostředků. Tajemník má právo očekávat plný přístup k těmto.

Asistent odpovědnosti

Takže jsme studovali, jaká je zodpovědnost asistentského manažera, stejně jako rozsah jeho práv. Ve většině popisů práce pro odborníky z daného profilu je však další část - "Odpovědnost". Jaké formulace mohou být v něm přítomny? Asistent je nejčastěji odpovědný za: nesprávné plnění povinností stanovených daným pokynem, avšak v mezích stanovených v zákoníku práce Ruské federace; trestných činů, kterých se dopustil v průběhu činnosti - opět v mezích ruských právních předpisů; za škody způsobené společnosti - v rozsahu uvedeném v Pracovním řádu, Občanských kodexech Ruské federace a dalších pramenech práva.

Shrnutí

Takže jsme studovali specifika takového postavení asistentského manažera, povinnosti a požadavky, které charakterizují tuto pozici ve struktuře personálu podniku. Specialista, který provádí příslušnou práci, nejčastěji vykonává sekretářské funkce, ale může mít významně širší pravomoci. Ve vzácných případech odpovídá pojem "asistent manažer" funkci zástupce ředitele, což je typické především pro malé podniky.

V "klasické" interpretaci fráze "asistent manažera" může být práce člověka na příslušném pracovišti přiblížena k funkcím referentky, úředníka nebo například manažera kanceláře. V sešitu asistenta manažera bude s největší pravděpodobností "vstup sekretářky" nebo "asistent", ačkoli hodně, samozřejmě, závisí na firemních standardech přijatých v určité organizaci.

Potřeba pozvat odborníky z daného profilu do práce popisuje činnost vedoucích představitelů většiny ruských podniků. Účinná práce vrcholového manažera závisí na tom, jak jeho asistent řeší své úkoly - zdánlivě druhotný z hlediska praktického řízení podniku, ale ve skutečnosti je pro organizaci výjimečně významný. Práce tajemníka je nejdůležitější v komunikační struktuře týmu, na čele kterého stojí vedoucí společnosti.

Všimněte si, že v mnoha firmách je okamžitě vykonáváno jmenování několika pomocných ředitelů. V takovém případě se stav a pravomoci každého z nich mohou lišit. Jeden odborník může být zodpovědný za sekretářské funkce, druhý za manažera kanceláře, třetí za doprovod do hlavních událostí. Současně mohou manažeři lidských zdrojů praktikovat zaměnitelnost zaměstnanců v příslušných oblastech činnosti.