Doba uchovávání dokumentů v organizaci: je důležité vědět

"Poslouchej, házej to všechno pryč," řekl ředitel a ukázal na stojan plný krabic dokumentů před 7 lety. A odpověděl jsem mu: "Není to tak jednoduché, někdy je skladování dokumentů v organizaci několik desetiletí." Režisér mě věřil a náš rodný odpadový papír pokračoval v získávání prachu na policech archivu. Až do příštího okamžiku, kdy nastane otázka získání nového stojanu, všichni vyřešíme a necháme pouze ty dokumenty, jejichž skladovací doba v organizaci skutečně neuplynula.

Kolik dokumentace by mělo být uloženo?

Potřeba ukládat dokumenty je uvedena federálním zákonem ze dne 22.10.2004 N 125-FZ "O archivnictví v Ruské federaci". Kromě toho existují tři seznamy, které schvalují období uchovávání dokumentů v archivu pro veřejné a soukromé právnické osoby v různých oblasti činnosti. Dokumentace akciových společností by měla být uložena v souladu s předpisy o schváleném postupu a podmínkách skladování dokumentů akciových společností. Usnesení Federální komise pro trh cenných papírů Ruské federace ze dne 16. července 2003 č. 03-33 / ps.

Zvláštní lhůty pro vedení záznamů

Nejkratší skladovatelnost je 1 rok, maximální je 75 let. Nebudu je jmenovat podle jména pro každý dokument, což je velmi mnoho. Vedle lhůt stanovených pro společné dokumenty, jako jsou personální, finanční, účetní, daňové a elektronické dokumenty, má organizace své vlastní papírové skladovací období pro papíry v různých oblastech průmyslu, medicíny a bezpečnosti. Zvažte období, během nichž by měly být uchovávány nejběžnější dokumenty, které existují v jakékoli organizaci.

Podmínky péče o společné dokumenty

Následující období uchovávání dokumentů v podniku začíná koncem vykazovaného roku nebo rokem, v němž byly dokumenty vydány. Ustanovující dokumenty, licence, patenty, pasové transakce nepodléhá zničení a musí být udržována trvale.

Personální dokumenty:

• plány zaměstnanců - neustále;
• potvrzující nehodovost - 45 let;
• potvrzující výskyt nemoci z povolání - 75 let;
• osobní práce zaměstnance - 75 let;
• všechny dokumenty týkající se činnosti zaměstnance za zvláštních pracovních podmínek - 75 let.

Finanční dokumenty:

• mít informace o výpočtu a zaplacení daní - 4 roky;
• potvrzení výdajů vynaložených v souvislosti s výcvikem zaměstnanců - během celého tréninku a dalších 1 roku a nejméně čtyř let;
• potvrzující výši ztrát vzniklých do budoucna - po celou dobu, kdy je daňový základ snížen o přenesenou ztrátu;
• potvrzující výpočty pojistného na mimorozpočtové fondy - 6 let;
• Osvědčení EDS musí být uchovávána po dobu dalších 5 let po skončení roku, v němž platnost osvědčení vyprší;
• přijatých v FSS prostřednictvím elektronických komunikačních kanálů, výpočet ve formě 4-FSS a potvrzení o jeho přijetí - 5 let;
• účetní doklady o účetnictví a vykazování - 5 let;
• pokladní pokladny, deníky pokladní, fiskální paměťové jednotky, elektronické kontrolní pásky, jiné formuláře, které potvrzují hotovostní zúčtování - 5 let;
• pasovou verzi CCP - po celou dobu platnosti cestovního pasu.

Uchovávání dokumentů v organizaci může být v některých případech určeno samotnou právnickou osobou, ale nesmí být nižší, než jsou doby uvedené v legislativních aktů.

Jak hrabat papírové úlomky?

V průběhu času organizace shromažďuje velké množství různých dokumentů. Aby nedošlo k zablokování dokumentů, je nutné vytvořit provizi (obvykle sestávat ze tří lidí), která by prověřila předmět hodnoty a rozložila dokumenty do následujících kategorií podle toho, v jakých obdobích jsou dokumenty uloženy v organizaci pro ně:

• podléhá trvalému ukládání do archivu státního subjektu;
• dokumenty, které musí být uchovávány v archivech právnické osoby více než 10 let;
• které musí být dočasně uloženy v archivu jednotky maximálně 10 let;
• papíry povolené ke zničení v den vypršení platnosti.

Postup pro zničení dokumentů

Při zničení dokumentů je vypracován zákon. Pro takové úkony neexistuje standardizovaný formulář, je vypracován ve volné formě, stanovený podle pořadí hlavy. Měl by uvádět nejen název a všechny údaje o organizaci, ale také obvykle ve formě tabulky názvy dokumentů (případů), období, kdy byly vytvořeny, počet listů nebo, je-li objem případu pod jedním názvem velký, počet svazků . Ve stejném právním aktu můžete přidat sloupce faktury pro převzetí dokumentů ke zničení.