Personální audit. HR audit

V mnoha firmách existují situace, kdy je nutné zjistit kvalitu práce personální služby a všechny jejich úkoly jsou prováděny správně. V tom pomůže kontrola auditu. Personální audit je něco, čeho žádná organizace nemůže udělat. Tento postup pomáhá vyhnout se mnoha problémům a optimalizovat práci personálu v podniku.

Koncept personálního auditu

Personální audit je hodnocením organizační struktury společnosti a jejího personálního managementu. Je nezávislá a provádí se v komplexu, který má pro společnost největší pozitivní vliv.

Pokud tuto koncepci zvážíme podrobněji, pak to znamená prověřit a analyzovat veškerou dokumentaci týkající se personálu a nejenom. Dodržování zákonů Ruské federace (pracovní, daňové a jiné zákony) a nejnovější změny v něm jsou kontrolovány. Rovněž je ovlivněna práce samotného personálu, což je ověřováno analýzou ekonomických ukazatelů.

Je nemožné nesouhlasit s rozsahem a výhodami pro všechny strany. typ auditu.

Situace, kdy je vyžadováno ověření

Personální audity by měly být prováděny v následujících případech.

1. Při změně zaměstnance odpovědného za údržbu personální dokumentace. Tím se zjistí a odstraní chyby a usnadní se vstup do pozice nového zaměstnance.
2. Při změnách v právních předpisech musí být všechny dokumenty v souladu s příslušnými předpisy a musí být okamžitě provedeny nezbytné změny a změny.
3. Při změně vedení společnosti. Při nástupu do úřadu musí nový šéf být přesvědčen, že nedošlo k porušení, a práce může pokračovat stejným tempem, jaký byl.
4. Před různými kontrolami ze strany. To dává důvěru nejen divizi, ale také celé firmě, že zákon je respektován ve vztahu k zaměstnancům.
5. Chcete-li zkontrolovat nebo zlepšit práci personálních služeb. Zjištěné problémy hovoří o nedostatcích personálního oddělení a ukazují směr, jakým se zlepší.

Samozřejmě, je lepší, aby byl tento postup konstantní (například jednou za čtvrtinu nebo půl roku). Nebude to trvat moc času a úsilí k tomu, aby se uskutečnilo, a přinese organizacím mnohem více výhod než jednorázová kontrola.

Kdo provádí personální audit v organizaci?

Kdo je oprávněn provést tento postup? Tuto misi může provádět personální oddělení společnosti nebo odborníci z řad třetích stran od firem poskytujících podobné služby.

Obě možnosti jsou přijatelné pro každou organizaci. Při samotné kontrole je nutné provést provizi. Měla by zahrnovat kvalifikované odborníky, kteří mají znalosti a zkušenosti v oblasti legislativy, administrativní práce a práce s dokumenty. To umožní rozpoznat nesrovnalosti, porušení a nesrovnalosti nebo jejich nedostatek.

Vyzývání externích auditorů

Pokud vedení pochybuje o způsobilosti svých personálních manažerů, je lepší použít druhou možnost. To umožní samostatný pohled a zhodnocení práce personálního oddělení z různých stran a pomůže jej zlepšit.

Nezapomeňte, že i ty nejmenší chyby jsou vždy viditelné zvenčí. Zaměstnanec, který se neustále zabývá stejnou prací, si prostě nevšimne, že dělá chyby a pozvaní auditoři je snadno vidí.

Další výhodou druhé možnosti je skutečnost, že tito lidé již získali zkušenosti a postup bude trvat nejméně času s vysokou kvalitou výkonu. A znalosti těchto zaměstnanců ohledně vyplňování dokumentů, vypracování smluv a zákonů na vysoké úrovni.

Nedělejte zvláštní pozornost při výběru takové společnosti pro reklamu. Je lepší znát pověst recenzí jiných společností, které používají služby auditorů třetích stran. To umožní vyhnout se nedostatečné kontrole a spolupráci s bezohlednými audity.

Metody auditu

Jaké jsou způsoby provedení tohoto postupu? Audit vedení osobních záznamů lze provádět pomocí takových metod, jako je:

• Provádějí se organizační a analytické kontroly zpráv, dokumentů a pracovních ukazatelů. Identifikace a včasná oprava chyb v tomto bloku vám umožní vyhnout se zodpovědnosti (od placení pokut k trestům).
• Sociálně-psychologické - různé typy průzkumů a rozhovorů se zaměstnanci. Jejich výsledkem je získání nápadů na touhu zaměstnance pracovat v organizaci, na způsobech motivace, na adaptaci a vztazích v týmu. Tato metoda vám umožňuje najít jednoduché a efektivní způsoby, jak zvýšit efektivitu personálu.
• Ekonomické metody - porovnání různých ukazatelů se všeobecně uznávanými a interdisciplinárními standardy. Pomáhají odhalit, jak efektivní je práce zaměstnanců společnosti.

Uvedené metody auditu jsou účinné jak složitým použitím, tak i nezávislými. Každá z nich je pro společnost velmi výhodná, identifikuje problematické oblasti a pomáhá identifikovat metody řešení potíží. Společně pokrývají všechny oblasti, které ovlivňují produktivita práce a zisky společnosti.

Vedení a výsledek

Personální audit se týká velkého množství dokumentů a informací. Všechno spojené s personálem je kontrolováno: pracovní smlouvy, knihy, pracovní podmínky, mzdy, odpočinek, transfery a tak dále. A vyžaduje si spoustu času a úsilí z komise jmenované vedením (nebo audity třetí strany). Proto je možné provést personální audit dvěma způsoby.

1. Selektivní - trvá méně času a je zaměřena na hledání nesrovnalostí v problematických a slabých místech personální služby.
2. Úplná - celá hlasitost je kontrolována delší dobu. Podle jeho výsledků jsou odstraněny všechny možné chyby a je dán kompletní soubor doporučení pro zlepšení práce s personálem.

Nalezené nesrovnalosti a porušení jsou obvykle uvedeny podle položek. Současně je popsán způsob provádění nezbytných oprav a časový rámec, v jakém musí personální oddělení toto provést.

Audit Reporting

Za tímto účelem je speciálně vytvořen formulář pro ověřování. Může obsahovat informace pro každého zaměstnance, stejně jako oddělení nebo dokument, který je kontrolován. Čím je tento formulář přesnější, tím rychleji a jednodušší bude odstranění chyb nalezených v budoucnu.

Opravu defektů je třeba věnovat zvláštní pozornost. Na konci časového rámce pro odstranění chyb je nutné zkontrolovat, zda se to stalo a jak je správné. Tím se zajistí, že příkazy budou provedeny podle plánu a zaměstnanci pochopí chyby. To se jim v budoucnu vyhnout.

Výhody pro společnost

Personální politika auditu dává obrovský pozitivní vliv společnosti. Po skončení schůzky můžete být jisti, že veškerá dokumentace je provedena v souladu s nejnovějšími změnami v legislativě.

To zvyšuje důvěru zaměstnanců v řízení. Mohou být jisti, že jsou chráněni zákonem a nemohou se bát kontroly. Totéž platí pro firmu.

Audit personální dokumentace také zajišťuje, že v případě sporů a jejich řešení u soudu nebude mít společnost při registraci další problémy a sankce za porušení. To nejen šetří peníze vlastníka, ale také udržuje si pověst jako odpovědného zaměstnavatele.