Požadavky na dokumenty jsou ... Požadavky na registraci dokumentů

V civilním oběhu se používají různé typy úředních dokladů. Požadavky na dokumenty jsou jejich přirozené atributy. Vykonávají různé funkce. Zvažte další složení podrobnosti o dokumentech.

Obecné informace

U různých dokumentů je uveden jiný počet podrobností. Jejich soubor závisí na účelu aktu, jeho účelu. U mnoha dokumentů je počet podrobností omezen. Některé atributy jsou stanoveny zákony a předpisy. Registrační údaje o dokumentech jsou přísně regulovány.

Seznam základních položek

Formuláře a podrobnosti dokladů jsou stanoveny státními normami a schváleny vládou. V GOST R 6.30-2003 jsou uvedeny následující prvky:

1. Erbů Ruské federace nebo předmětu.
2. Ochranná známka nebo znak podniku.
3. Kód organizace
4. BIN
5. INN / KPP.
6. Kód formuláře
7. Název organizace.
8. Odkazy
9. Název typu dokumentu.
10. Datum sestavení.
11. Registrační číslo papíru.
12. Místo vzniku / publikace.
13. Adresát
14. Odkaz na datum a číslo dokumentu.
15. Rozlišení.
16. Schválení Grif.
17. Název textu.
18. Koordinace grifu.
19. Text.
20. Označení kontroly.
21. Podpis
22. Označte aplikaci.
23. Tisková známka.
24. Označení při přijetí / provedení dokumentu a jeho odeslání do případu.
25. Schválení víz.
26. Značka certifikace instance / příjem digitální kopie.
27. ID.
28. Označte interpreta.

Každý článek má vlastní sadu prvků.

Regulační rámec

Gosstandart definuje umístění každého prvku. Je stanovena podle tradice pořadí plnění a čtení dokumentů. Ubytování erb Ruské federace prováděné v souladu s federálním zákonem č. 2. Symbol regionů je uveden na formulářích v souladu s právními předpisy subjektů. Značka podniku (ochranná známka) je umístěna v souladu s ustanoveními charty. Organizační kód by měl být uveden podle OKPO. OGRN, INN / KPP jsou poskytovány v souladu s dokumenty vydanými daňovou službou.

Požadavky na registrační údaje o dokladech: název společnosti

Prvky, pomocí kterých jsou identifikace obou dokumentů samy a jejich autorů a adresátů definovány jako detaily dokumentů. To znamená, že název podniku je jejich základní atribut. Je uvedena v přísném souladu s informacemi obsaženými v ústavních dokumentech. Nad jménem společnosti uveďte název (zkrácený nebo úplný) nadřazeného orgánu (je-li k dispozici). Psaní probíhá v ruštině.

Zkrácený název je uveden na formulářích, je-li stanoven základními dokumenty. Jméno zastupitelského úřadu, územní úřad, pobočka je uvedena pouze v případě, že tato jednotka působí jako autor. Je umístěn pod názvem hlavní organizace.

Odkazy

Požadavky na dokumenty jsou informace o tvůrčích činitelích. U těchto atributů naleznete umístění organizace, její kontaktní údaje: telefon, fax, e-mail. mail a tak dále. Výběr souboru referenčních informací provádí samotný podnik. V podrobnostech dokumentů by však měly být v každém případě uvedeny základní informace o adrese (s poštovním číslem), telefonem nebo faxem. To je nezbytné pro zajištění zpětné vazby od spotřebitelů, kontrolních orgánů, uživatelů, partnerů.

Datum

Požadavky na dokumenty jsou přesné informace o datu jejich dokončení. Jedná se o číslo kalendáře při podpisu papíru. Je-li protokol vytvořen, pak jeho datum bude den schůzky, akt - den události.

Tento podstavec je vyroben pomocí Arabské číslice. Zároveň je vytvořena určitá sekvence: den, měsíc a rok. Povoleno používat slova při zadávání data. Například 1. ledna 2016

Registrační číslo

Obsahuje několik položek. V ní je zejména sériové číslo, doplněné indexem případu podle nomenklatury, informace o umělci, korespondentech a tak dále.

Stává se, že několik organizací společně tvoří jeden dokument. V tomto případě registrační číslo obsahuje indexy obou společností (institucí). Jsou vyznačeny skloněnou čarou ve stejném pořadí, které autoři uvádějí.

Místo vydání / kompilace

Označuje se v případě, že nelze zjistit informace obsažené v dalších podrobnostech dokumentů. To je zejména název společnosti a základní informace. Místo zveřejnění / sestavení je uvedeno v souladu s přijatým územně správním územím. Může obsahovat pouze obecně uznávané zkratky.

Adresát

Může jít o celou organizaci jako celek nebo její samostatnou strukturální jednotku, stejně jako o úředníky. Příjemcem může být soukromá osoba. Pokud je papír zaslán úředníkovi, jsou před jeho příjmením uvedena iniciály.

Název jednotky nebo organizace je uveden v nominativní případ a pozice - v dativu. Při zasílání papíru několika podobným institucím nebo pobočkám / zastupitelským úřadům jsou obecně uvedeny.

Umožňuje centrování každého řádku adresáta vzhledem k nejdelší z nich. Dokument by neměl překročit 4 příjemce. Před druhým a následnými příjemci není zadáno slovo "kopie". Pokud je více než 4, je kompilován poštovní seznam.

Jako součást požadavku "adresáta" je možné zahrnout poštovní adresu. Jeho prvky jsou specifikovány v pořadí stanoveném pravidly pro poskytování poštovních služeb. Je-li příjemcem organizace, obsah podrobností dokumentu bude následující: název společnosti, poté poštovní adresa. Pokud fyzická osoba - příjmení a iniciály, a pak místo pobytu.

Schválení

Náležitosti dokumentu jsou různé značky, razítka a víza. Schválení příspěvku provádějí autorizovaní úředníci nebo zvláštní zákon. Podrobnosti dokladu potvrzujícího souhlas s příslušnou osobou nebo oddělením zahrnují:

1. Zaměstnanec odpovědný za zaměstnání.
2. Slovo "potvrdit". Je uvedeno bez uvozovek.
3. Podpis zaměstnance, jeho iniciály a příjmení.
4. Datum schválení

Pokud je dokument dohodnut s několika osobami, jejich podpisy jsou na stejné úrovni. Pokud je papír potvrzen rozhodnutím, protokolem, vyhláškou, objednávkou, slovem "Schváleno", jméno příslušného aktu, jeho číslo a datum bude zahrnuto v supii. Tento podstavec se nachází v pravém horním rohu.

Nadpis

Obsahuje stručný popis dokumentu. Název by měl být v souladu s názvem typu papíru. On může odpovědět na následující otázky:

1. A co? O koho? Například: "Objednávka na vytvoření provize inventáře."
2. Co? Koho? Například: "inženýr popisu úloh".

Je-li dokument vystaven na formuláři ve formátu A5, nesmí název zadat.

Text

Je sestaven v ruském státním jazyce nebo v národních jazycích regionů. Tato část dokumentu může být prezentována ve formě aktuálního textu, dotazníku, tabulky nebo souboru těchto prvků. Existuje řada funkcí, které je třeba vzít v úvahu:

1. Pokud je text zobrazen ve formě tabulky, jsou jeho řádky a sloupce přiřazeny názvy. Jsou specifikovány v nominativním případě.
2. Podkapitoly by měly být v souladu s názvy.
3. Pokud tabulka obsahuje více než jeden list, jsou sloupce očíslovány a na druhé a následující stránce jsou zobrazena pouze čísla.
4. Při sestavování dotazníku jsou jména znaků, kterými je předmět charakterizován, vyjádřeni podstatnými jmény v nominativním případě nebo ve slovnících obsahujících sloveso 2. l. mn h v současném či minulém čase.
5. Spojený text zpravidla zahrnuje dvě části. V první části jsou uvedeny důvody, důvody a cíle dokumentu Druhá část je považována za konečnou. Obsahuje požadavky, závěry, rozhodnutí, doporučení, návrhy. Text může obsahovat pouze závěrečnou část. Například v objednávkách je uveden pouze příkaz, bez prohlášení.
6. V povinných podrobnostech dokumentu připraveného na základě aktů vydaných jinými organizacemi nebo vytvořených ve stejném podniku dříve obsahují informace o původních zdrojích. Zejména jsou uvedena jejich jména, jméno právnické osoby-autor, datum, registrační číslo a název.
7. Pokud text obsahuje několik závěrů, rozhodnutí atd., Může být rozdělen do podsekcí, odstavců, odstavců. Jsou odděleny arabskými číslicemi.

Funkce informací

Registrační údaje o dokladech jsou prováděny podle zvláštních pravidel. Zejména v úkolech kolegiálních struktur je text vytyčen ze třetí osoby singulární. Například "valná hromada rozhodla / rozhodla". V aktech organizací, které pracují na principu jednoty velení, stejně jako v příspěvcích poslaných vedení, je text uveden od 1. st. jednotky čísla Například "Nabízím", "Objednám", "Ptám se." Ve společných aktech je text od 1. osoby mn. čísla Například "rozhodl", "objednal". Podobně i text protokolů. V aktech, které stanovují povinnosti a práva organizací, jejich jednotek, včetně hodnocení / popisu skutečností nebo závěrů, je obsah dán třetí osobou nebo množným číslem. Například "oddělení vykonává funkce", "Komise zřídila." V dopisech lze uvést text:

1. Od 1. l. mn čísla Například "prosím pošlete."
2. Od 1. l. jednotky h. Například "zvýrazněte prosím", "považujte za nezbytné."
3. Od třetí osoby čísla Například "oddělení nemá námitky."

Odkazy na aplikace

Na konci textu je uveden seznam doprovodných dokumentů. Odpovídající značka může být vyhotovena takto: "Použití: na 3 litry, ve 2 kopiích." Pokud v textu nejsou žádné odkazy, seznam obsahuje název doprovodného dokumentu, počet listů a kopií. Pokud jsou aplikace přišity, není počet stránek uveden.

V případě, že je připojen dokument, který je rovněž doprovázen aktem, musí být příslušná informace přítomna v označení. V příloze objednávek, nařízení, pokynů, pravidel, rozhodnutí, ustanovení na prvním listu je uvedeno jejich číslo. Mělo by to být v pravém horním rohu. Vypadá to takto: "Příloha č.". Označuje také název správního aktu, jeho datum a registrační číslo.

Volitelné

Každý příchozí dokument je registrován organizací. V označení zadejte další číslo a datum. V případě potřeby připojte minuty a hodiny přijetí. Povoleno k razítkování v podobě razítka.

V současnosti jsou elektronické dokumenty široce distribuovány. Identifikátor digitální kopie dokumentu je značka, která je umístěna v levém dolním rohu každé stránky. Obsahuje název souboru, datum a další vyhledávací informace poskytnuté organizací.