Typy a funkce dokumentů

Každá společnost, podnik, organizace tvoří poměrně velké množství různých druhů a typů dokumentace. Některé z nich jsou navrženy tak, aby poskytovaly externí komunikaci, zatímco jiné mohou přímo poskytovat interní komunikaci organizační struktury z různých důvodů. Jaké jsou funkce dokumentů v organizaci?

Během vytvoření celého systému dokumentační podpory (DL) byly vytvořeny různé systémy dokumentů, včetně administrativních dokumentů, účetnictví a výkaznictví, personálu apod. Proto s tím při práci neměli zapomenout na spojení se systémem vlastnictví dokumentů. Existují určité požadavky v oblasti struktury, designu a jeho obsahu. Kromě toho je důležité pochopit, jaký typ dokument patří a jakou funkci vykonává. Tento článek se zaměřuje na koncepty a funkce dokumentů.

Co je to dokument?

Obecně tedy hlavní činností organizace je vytvoření dokumentů. Funkce prováděné v dokumentu jsou různé. Patří sem například logistická a organizační administrativa. Dokument je hmatatelný předmět, který potvrzuje určité právo někoho nebo nějakou skutečnost.

Současně dokáže dokázat totožnost osoby nebo být důkazem něčeho. Navíc je dokument považován za způsob, jak obsahovat informace, ve kterých je mentální lidské činnosti stejně jako jakákoli skutečnost života. V Rusku se tento pojem objevil od doby Petra I. Pak to byl tak výrazný písemný důkaz. Poté se začaly objevovat další definice, jako například "akt", "oficiální dokument" atd.

Dvojznačný termínový koncept

Všechny společenské aktivity používají výše uvedený termín. Současně v jakémkoli směru činnosti instituce, organizace nebo průmyslu existuje přímá definice tohoto pojmu. Dnes však existuje mnoho názorů na tuto otázku, že není možné jednoznačně definovat pojem "dokument". Funkce dokumentů mají velký zájem.

Každý odborník, který vykonává svou činnost v oblasti dokumentace nebo práce v kanceláři, má své vlastní chápání tohoto aspektu, i když formální definice je stanovena zákonem.

Nejmodernější v současné době se považuje za informační cestu k ukládání dokumentů než na hmotných médiích. A každá organizace má vlastní oblast práce v oblasti dokumentace, v souvislosti s níž lze dokumenty z různých důvodů klasifikovat. Dále zvažujeme funkce regulačních dokumentů v závislosti na jejich účelu a dalších znaky.

Klasifikace dokumentů podle jmenování

Na základě jmenování jsou dokumenty: organizační, administrativní, zpravodajské, statistické, vzdělávací, metodické, vědecké, technické, personální dokumenty a mnoho dalších.

V závislosti na funkci, kterou provádí, jsou rozlišeny následující typy dokumentů:

• objednávky;
• objednávky;
• všechny druhy zpráv;
• pokyny;
• jednání;
• protokoly;
• Nápověda;
• polotovary atd.

Klasifikace dokumentů prostřednictvím záznamu informací

Na druhé straně jsou děleny metodou stanovení informací. Jedná se o písemné, grafické, fotografické a video dokumenty. Mohou být obsaženy jak na hmotném médiu, tak v informační formě (na počítači, na internetu atd.).

Existují dokumenty určené pro externí a interní práci. Vzhled zahrnuje příchozí a odchozí dokumentaci. A podle stupně obtížnosti (složitosti) převažuje následující klasifikace: jednoduchá a složitá. Jednoduché dokumenty jsou dokumentace, která předpokládá přítomnost jediné otázky a složité obsahují určitý počet otázek.

Klasifikační stupeň publicity

V závislosti na míře publicity informací jsou dokumenty otevřené a omezené v přístupu, to znamená s různým stupněm utajení: zcela tajné, důvěrné atd.

O právní síle je třeba zdůraznit:

• pravý;
• duplikáty;
• falešné (falešné).

První typ obsahuje údaje, které potvrzují jejich spolehlivost a jsou správně kompilovány a provedeny. Tyto doklady mohou být platné a neplatné, pokud doba platnosti uplynula nebo je zrušena nahrazením jiným zákonem. Úplné informace poskytované tímto typem nejsou právně závazné.

Duplikáty jsou kopie dokumentů. Falešná informace obsahují nepravdivé informace o někom, sestaveny v nesprávné formě a v rozporu se zákonem.

Klasifikace podle lhůt a povinné

Pokud jde o provádění, existují:

• které vyžadují provedení dokumentu v předepsané lhůtě;
• není naléhavé.

Pokud jde o skladování, mělo by to být trvalé a dočasné. Poslední skladovatelnost je až deset let a více.

Podle míry závazku mohou být:

• povinné, to znamená, že musí být vykonány bezpodmínečně a mají jurisdikční charakter;
• informační, které by obsahovalo informace o činnostech společnosti.

Klasifikace podle stupně sjednocení

Podle míry sjednocení jsou dokumenty také rozděleny do určitých typů. Mezi ně patří:

• specifické - jednorázové dokumenty;
• typické - kombinovat homogenní informace;
• šablona - s předem připraveným tištěným textem, který musí být vyplněn v důsledku konečné registrace v dané situaci;
• jednotný.

V druhém místě by umístění textu mělo být nalevo od listu a vpravo jsou zde čáry. Relevantní informace jsou zadávány v digitální nebo textové podobě v části, kde se nachází řádek nebo tabulka (například případové studie).

Historie dokumentace

Jak vidíte, neexistuje žádná obecná klasifikace dokumentů, a to i přesto, že v analýze pozorujeme jejich četné typy. V XV-XVII století. struktura kancelářské práce byla poměrně velká, i když mezi dokumenty byly převládající pouze dokumenty, tresty a rozsudky. Ale každý z těchto typů měl mnoho typů, například objednávky naznačovaly dokumentaci pocházející od guvernéra a dopisy byly dokumenty zaslané z příkazů k bojarům, řádným lidem apod. Bylo to takový věc jako "dopis", což znamenalo osobní korespondenci.

Funkce

Hlavní funkce dokumentů jsou rozděleny na obecné a zvláštní. A každý dokument může provést mnoho z nich najednou, což do jisté míry pomáhá snížit počet dokladů požadovaných pro práci.

Mezi běžné funkce dokumentu patří:

• informativní - pokud má jakýkoli dokument zachovat informace;
• sociální - dokument je společensky významný objekt, pro jeho vytvoření je potřeba sociální potřeby;
• komunikativní - dokument je prostředkem komunikace mezi organizacemi, podniky, firmami apod .;
• kulturní - jedná se o způsob, jak zachovat kulturní zvyky.

Tato metoda uchování je dobře uplatnitelná v rozsáhlých dokumentech, včetně dokumentace vědecké a technické povahy, kde je jasně odhalen stupeň rozvoje společnosti.

Zvláštní funkce dokumentů zahrnují:

• řízení - dokument je metodou správy, která se vztahuje na organizační a administrativní dokumentaci;
• právní - zachovává a mění právní a sociální vztahy (zahrnuje legislativní a právní dokumentaci včetně dokumentů s dočasnou právní funkcí).

Také dokumenty mohou být historickým zdrojem s obsahem minulých údajů, například o výskytu administrativní práce, dokumentace a obecné dokumentace.

Funkce správy dokumentů je přiřazena několika dokumentům, které jsou vytvořeny v procesu veřejné činnosti.

Prvky dokumentu

Je důležité zdůraznit, že dokument obsahuje mnoho částí. Tyto položky jsou označovány jako detaily. Zvažte koncept rekvizit.

Je to nedílná součást při formalizaci oficiálních dokumentů. Zákon stanoví pouze třicet podrobností s jejich přímou registrací ve formě dokumentů. Obsahují různé druhy souborů těchto prvků. Jejich počet v dokumentu předpokládá účel jeho vytvoření, stejně jako účel, požadavky na registraci.

Dokumentace obsahuje omezený počet těchto částí. Pokud nejsou zadány nebo zadány nesprávně, pak se dokument stává neplatným, a proto ztrácí právní sílu. Tímto způsobem, aniž by byly požadované údaje shodné s formou dokumentu, není možné další vzájemné působení s jinými organizacemi. Požadované údaje proto úzce souvisejí s dokumentací, protože mají přímý dopad na přesnost návrhu každého dokumentu instituce.

Závěry

Analyzovat tedy typy a funkce dokumentů a Po zvážení důležitého problému v oblasti dokumentace a práce v kanceláři je třeba poznamenat, že dokument je v současné době nedílnou součástí jakékoli činnosti. Bez něho je nemožné, včetně výroby a provozu každého podniku nebo organizace. Vzhledem k tomu, že hlavní funkce dokumentu zahrnují obsah informací, považuje se za důležitý aspekt ve vnější i vnitřní struktuře společnosti, instituce apod.

V důsledku toho se při zajišťování interakce strukturálních jednotek jakékoli instituce používá dokumentace. Je rovněž důležité, pokud jde o kvalitu vykazování pro vládní agentury, které provádějí kontroly organizací. Informace uvedené v dokumentu jsou především důkazem toho, že tato informace byla provedena.

Proces dokumentace je do značné míry povinný, proto je stanoven zákonem a nařízením, který zajišťuje zákonnost a legitimitu. Rychlost, s jakou vedení (vedení) činí správné rozhodnutí, závisí na tom, jak správně a rychle zpracovává a zpracovává dokument. Jedná se o řádnou organizaci činností podniku, včetně vedení záznamů, administrativní práce, která pomáhá zajistit pořádek uvnitř instituce. Tento systém zaručuje harmonickou interakci mezi strukturálními částmi organizací.