Co je faksimile? Na jaké dokumenty mohu mít podpis faksimile?

Co je faksimile? Okamžitě je třeba říci, že se jedná o razítko s přesnou reprodukcí podpisu oprávněné osoby, která je široce používána v dokumentačním oběhu organizací. Je prostě nenahraditelný v situaci, kdy správce není na svém místě a potřebujete naléhavě podepsat jeho jméno na určitých dokumentech. Dozvíte se více o tomto v průběhu čtení tohoto článku.

Definice

Co je faksimile? To je velmi zajímavá otázka, odpověď, o níž samozřejmě ví, ne všichni. Zákon neobsahuje pojem faksimile, nicméně tento termín je používán v ekonomických aktivitách mnoha podniků.

Fax je razítko, na kterém je v zrcadle zobrazen podpis pověřené osoby (například vedoucí oddělení nebo vedoucí celého podniku). Jeho přítomnost je velice užitečná v případě, kdy je pro úřední dokumentaci vyžadováno velké množství podpisů oprávněné osoby. Bohužel ne vždy zaměstnanci organizací a dokonce i samotní vedoucí podniků vědí, kdy je povoleno použití faxu a kdy podpisový tisk nemá právní platnost. Tuto skutečnost je třeba vzít v úvahu.

Jaké dokumenty jsou kladeny?

Kdy je přípustné použití faxů? Na tuto otázku není jasná odpověď v právních předpisech. Organizace může nezávisle rozvíjet a schvalovat ustanovení o faksimilech, stejně jako postup pro používání faksimilů.

Podpisy tohoto typu na primárních dokumentech a při uzavírání transakcí jsou možné pouze v případech stanovených zákonem nebo dohodou stran. Zpravidla se tato známka používá k podpisu na základě dopisů o zhodnocení, poděkování, které nepatří do přísných forem odpovědnosti. V některých případech se podpisy faxů používají také při podpisu občanských smluv, ale toto se děje velmi zřídka. Přestože reklamní kampaně kvůli velkému počtu dokumentů jednoduše nemohou bez takové razítka udělat.

Mohu použít při vyřizování plné moci?

Ještě jednou bych se chtěl vrátit k otázce, co je faksimile a pro co je určeno. Odpověď v tomto případě je velmi jednoduchá. Faksimile je přesná reprodukce podpisu oprávněné osoby, která je vytvořena ve formě tisku. Mnoho občanů a dokonce i organizace někdy nesmí rozlišovat razítko na dokumentech od skutečného podpisu. To však neznamená, že faksimile mohou být použity na všech odchozích dokumentech.

Je možné použít tento dojem o podpisu úředníka při plnění plné moci? Odpověď na tuto otázku bude negativní. Potvrzují to Dopis ministerstva pro daně a daňové shromáždění č. 18-0-09 / 000042.

Proto, i když děláte duplicitní plnou moc, faksimily jsou zakázány. Je třeba znát všechny vedoucí představitele organizací.

Na primární účetní dokumentaci

Co je faksimile? Ráda bych se k této otázce opět vrátila. Faksimile se nazývá otisk podpisu hlavy, což je malá obdélníková známka. Jeho použití při přípravě primární účetní dokumentace je zákonem zakázáno. Protože tyto dokumenty musí být podepsány osobně vedoucím společnosti nebo vedoucím účetním. V opačném případě může daňová služba mít daňové poplatníky přiměřené nároky. To je třeba brát v úvahu.

K výše uvedenému

Jaké dokumenty mohou být faksimile? Odpověď na tuto otázku je docela jednoduchá. Fax lze umístit na dokumenty, které nejsou finanční, a neměly by být předávány daňovému úřadu za účelem podávání zpráv. Výjimkou je plná moc, kterou vydal vedoucí organizace k jednomu ze zaměstnanců, aby získal hmotný majetek nebo zastupoval zájmy organizace ve vládních a soudních orgánech. V tomto případě je vyžadován skutečný podpis šéfa.

Mimochodem, pokud organizace podává při podepisování interních dokumentů neustálé faksimilie, je nutné samostatně objednat pouze ty osoby, které mají na základě svých odborných potřeb právo používat tuto razítko. Může se jednat např. O inspektora nastavení personálu, který tiskne a vystavuje certifikáty zaměstnancům společnosti.

Jaké dokumenty lze umístit na faksimile, s výjimkou interní dokumentace? Velmi často se takový otisk používá při dělání díky zaměstnancům, podepisování specifikací a certifikátů.

Důležité

Fax by měl být používán pouze v případech, kdy zákon nezakazuje. Například v občanské smlouvě existuje doložka, která uvádí, že strany mají právo používat tuto razítko při uzavírání smlouvy.

Faxový podpis je tedy povolen v následujících případech:

• konsolidovat občanskoprávní vztahy;
• pokud existuje souhlas stran, že nevznesou námitky, takže při sestavování dokladů se použije razítko s odtržením podpisu odpovědné osoby;
• pokud se rovná osobnímu podpisu strany transakce.

Tyto body je třeba považovat za manažery organizací.

V případě, že je podpis faksimile umístěn na doklady zaslané státním orgánům nebo na doklady, které jsou doklady primárního účetnictví, na nákladních listinách nebo na plné moci, nemá tato razítka právní platnost. Je třeba si uvědomit.

Malá funkce

Faksimile na dokladech mohou nahradit osobní podpis oprávněné osoby pouze tehdy, je-li stanoveno zákonem nebo dohodou stran při uzavření transakce. Například, pokud obecní instituce poskytuje vzdělávací služby zdarma, pak může umělec při uzavírání smlouvy jako jedna ze smluvních stran využívat fax. V tom není nic protizákonného.

Pokud však jde o podepisování dokumentů pro daňovou službu nebo jiné vládní agentury, bude použití faksimile nelegální. Protože v tomto případě potřebujete osobní podpis vedoucího organizace.

Použití faksimilu při navrhování pravomocí je také nepřijatelné. Důvodem je skutečnost, že plná moc je důležitým právním dokumentem, který obsahuje autoritu jedné osoby k zastupování zájmů jiného před státními orgány a organizacemi. Z toho vyplývá, že plnou moc může podepsat pouze vedoucí organizace osobně, aniž by někdo použil fax. Toto pravidlo je velmi důležité a jeho dodržování pomůže vyhnout se velkým problémům.

Kde mohu udělat?

V případě, že ředitel kampaně dospěl k závěru, že nemohl osobně podepsat všechny příchozí dokumenty nebo interní objednávky organizace kvůli příliš velké dokumentaci, pak prostě nemůže udělat bez použití faxu.

Výroba takového otisku se zabývá soukromými společnostmi, které vyrábějí pečeti a razítka. V malých městech jsou takové služby poskytovány i v tiskárnách. Cena a doba výroby budou záviset na složitosti podpisu a designu faxu. Obvykle trvá déle než týden vytvoření takového razítka, pokud má společnost mnoho zákazníků. Nejlepší je kontaktovat ty firmy, které se dlouho zabývají výrobou tuleňů a známek a mají velký počet pravidelných zákazníků.

Potřebujete nebo ne?

V případě, že vedoucí organizace pochybuje o tom, že potřebuje faksimile jako analogu podpisu, neměli byste tuto známku spěchat a objednat. Zvláště, pokud v organizaci není mnoho dokumentů a hlava je neustále na místě a může kdykoli podepsat oficiální dokument.

Za přítomnosti odtržení podpisu hlavy může tato razítka použít podřízené pro své osobní účely. To je také třeba vzít v úvahu.

V pracovních smlouvách

Tisk faxu je někdy používán při podání žádosti o nového zaměstnance, když správce není na místě a odborník na lidské zdroje vyplňuje všechny doklady. Je v tomto případě legálně používat tento podpis? Tato otázka je kontroverzní. Někteří právníci argumentují, že by hlava měla podepsat pracovní smlouvu se zaměstnancem pouze osobně. V tomto dokumentu mluvíme nejen o délce pracovního dne zaměstnance, ale také o jeho platu. A to je finanční otázka. Faksimile by tudíž neměly být používány zde.

Nicméně mnoho personálních důstojníků je přesvědčeno, že je docela možné konsolidovat pracovní vztahy stran takovým razítkem. Zvláště pokud se zaměstnanec a zaměstnavatel vzájemně dohodli.

Je také třeba říci, že pravidla pro podepisování tohoto dokumentu tímto způsobem nejsou nikde pevně stanovena. Proto se mluvit o zákazu používání faxů v pracovních smlouvách není rozumné.

Závěr

Každý manažer společnosti by měl být přímo zapojen do podpisu všech dokumentů společnosti. Dokonce i tehdy, když má druhý faxový štítek s potiskem jeho podpisu, neznamená to, že tato známka může být v rukou každého zaměstnance. Organizace musí učinit ustanovení "o používání faxů" a schválit vyčerpávající seznam úředníků, kteří je mohou povahou své činnosti využít. Například velmi často se v rámech vyžadují faksimily, které umísťují podpis oprávněné osoby na určité dokumenty vydané zaměstnancům. Kromě toho se prezidenti často používají k vytištění tohoto dojmu, když podepisují šéfovu podpis na dopisy, blahopřání nebo poděkování.