Obchodní dopis: pravidla kompilace, psaní vzorku

Dnes téměř všichni aktivně využívají internet. Obchodní korespondence však nepřestala být relevantní a důležitá. Byl prostě převeden na jiné dopravce. Jak učinit a zajistit obchodní dopis, řekněte publikaci.

Co může obsahovat obchodní zpráva?

Především obchodní korespondence poskytuje příležitost k výměně názorů nebo podnětů se zaměstnanci a obchodními partnery. Tento dopis může obsahovat požadavky, tvrzení a další myšlenky, aby se zabránilo nedorozumění mezi společnostmi. Obchodní korespondence je obecně typ oficiální korespondence.

Rozdíly od jiných písmen

Hlavní rozdíly lze shrnout následovně.

• Styl prezentace.
• Přítomnost oficiální podřízenosti.
• Slovní zásoba bez silného výrazu emocí.
• Písmo obvykle nemá více než jednu stránku.
• Písmo v celém textu je stejné (ne malá a není velká).
• Obvykle se sestavují na oficiální hlavičce organizace.

Typy obchodních dopisů

Obsah textu bude záviset na tom, jaký typ dopisu potřebujete. Mohou být rozděleny do několika skupin.

Dopisy k odpovědi:

• Žádost.
• Petice.
• Požadavek.
• Nabídka
• Odvolání.

Písmena, na která nemusíte odpovědět:

• Informační.
• Pozoruhodné.
• Doprovodný.
• Záruka.
• Upozornění
• Připomenutí.

Dopisy obchodní povahy. Obvykle jsou potřeba během doby trvání smlouvy nebo uzavření smlouvy:

• Prosím.
• Odpověď na žádost.
• Připomenutí.
• Nárok
• Nabídka Jedná se o nabídku uzavřít smlouvu nebo uzavřít smlouvu.
• Varování o nutnosti plnit závazky, ukončení dohod a tak dále.

Neziskové písmena:

• Pozvánka.
• Informování o něčem.
• Poděkování.
• Doporučení.
• Prosím.
• Pokyny.
• Průvodní dopis
• Vyjádření soucitu.
• Blahopřejeme vám za každou příležitost.
• Záruční list.
• Potvrzení o přijetí zboží, poskytování služeb a tak dále.

Klasifikace obchodních dopisů podle struktury:

• Sestaveno podle přísného vzoru.
• Psáno ve volné formě.

Typy v závislosti na adresátovi:

• Obvyklé. Odesláno do jednoho místa určení.
• Kolektivní. Odesláno jedné osobě, ale několika osobám.
• Kruhový. Odesláno více příjemcům.

Forma dopisu je následující:

• Odesláno v běžných poštovních obálek.
• Prezentováno osobně.
• Odesláno jako fax.
• Odesláno e-mailem.

Jak vidíte, obchodní zpráva může být uspořádána různými způsoby a různými záměry. Je však třeba poznamenat, že v některých případech je z etických důvodů třeba psát ručně, spíše než psát na počítači. To platí pro gratulace a soustrast.

Části dopisu

Správné obchodní dopis je vždy rozdělen do několika částí. Toto je úvodní, hlavní a závěrečné. A jsou vzájemně propojeny logicky.

Úvodní část zpravidla obsahuje informace o okolnostech, které vedly k psanému dopisu. Hlavní text je samotný obsah, podstata zprávy. Závěrečná část shrnuje výsledky, které mohou vyjadřovat odmítnutí, souhlas, žádost atd.

Zásady psaní

Jakákoli obchodní zpráva by měla být napsána následovně.

1. Nezávisle.
2. Adresovatelné (určené pro konkrétní osobu).
3. Argumentoval.
4. Autentické
5. Nejucelenější.
6. Všechny informace v textu by měly být aktuální v době psaní.

Stylistické funkce

Pravidla pro návrh obchodního dopisu uvádějí, že je nutné dodržovat přísný styl. Je třeba používat pouze ty řečové prostředky, které jsou charakteristické pro oficiální dokumenty. To znamená, že oficiální obchodní styl by byl vhodný. Jazyk by měl mít následující funkce.

• Oficiálně.
• Přesnost informací.
• Objektivita.
• Strukturované.
• Podstatná, ale stručná prezentace.

Podstata věci by měla být uvedena v jednoduchých krátkých větách se zaměřením na slovesa. Není třeba přeplňovat text přídavnými jmény, používat obskurní a vysoce specializované pojmy, které adresát nemusí pochopit. To způsobí pouze negativní a odmítnutí. Je lepší pokoušet se vysvětlit pomocí jednoduchých, srozumitelných slov, více faktů a specifik. Přítomnost neinformativních a "vodnatých" textů neumožňuje obchodní styl.

Závěrečná část by se neměla shrnout s nepotřebnými a dlouhými řečovými obraty. Také nelogické a nekoordinované věty nebudou fungovat. Proto je lepší vyloučit odchylky a particiální revoluce. V každém odstavci by se měla odrážet jen jedna určitá myšlenka. Po dokončení textu je lepší několikrát zkontrolovat chyby tak, že si písemně přečtete písmeno.

Požadavky na formulář

Podle pravidel obchodního dopisu je lepší vydávat jej na hlavičkový papír společnosti. Jsou předloženy tyto základní požadavky.

• Uprostřed formuláře je třeba vložit erb Ruské federace, pokud je podnik vlastněn státem.
• Písmeno je umístěno na list A4.
• Vlevo nechte pole prázdné (nejméně 3 centimetry). To je nutné, protože po nějakém čase budou materiály zařazeny do zbývajících dokumentů.
• Nejoptimálnější písmo je považováno za standardní "Times New Roman", velikost 12 a řádkování 1,5-2. Je nejlépe vnímáno při čtení.
• V hlavičce dopisu musíte zadat název organizace, její skutečnou a právní adresu, telefon a e-mail.

Návrhové prvky

Pokud návrh obchodní dopis vzal několik stránek, pak je třeba číslo, počínaje druhým. Pro tento účel se doporučuje používat Arabské číslice. Není třeba dát čísla poblíž čísel.

Dopis musí být rozdělen na odstavce a v případě potřeby do podpoložek. Text by neměl mít podobu kontinuálního toku, protože bude špatně vnímán. Odstavce ukazují, kde končí ostatní myšlenky a začne.

Je důležité poznamenat, že typografické chyby, výmazy a opravy jsou nepřijatelné pro obchodní korespondenci. Svědčí o negramotnosti a nedostatku závažnosti soupeře.

Použité detaily

V dopise zpravidla uvádějte následující informace.

1. Plné jméno společnosti, nejen zkratka.
2. Telefonní číslo, fax, bankovní účet a e-mail.
3. Adresát. A název společnosti by měl být použit v dativém případě. Pokud potřebujete určit název a polohu, doporučuje se použít případ. Pokud příjemce má titul nebo akademický titul, musí být uveden před jménem osoby.

Je důležité poznamenat, že každý prvek musí být napsán velkým písmenem a novou čárou.

Odvolává se v obchodním dopisu

Oficiální komunikace by měla být vždy v neutrálním tónu. Stejný typ by měl být adresován adresátovi. Fráze jako "Dobré odpoledne" budou nevhodné. Pokud chcete pozdravit, je lepší použít formální "Hello". Ale nejvíce gramotná možnost je považována za léčbu podle jména a patronymic. A bez ohledu na to, jak dlouho trvá známý adresát. V dopise nelze použít krátkou formu jména (například Peter, Anya atd.).

Odvolání k "vám" pomůže udržet interpersonální vzdálenost, ukázat respekt k osobě starší ve věku nebo vyšší. Je však třeba poznamenat, že v některých společnostech je naopak použití "vy" použito při komunikaci dokonce v dopise.

Stojí za zmínku, že odvolání "Vážený pane" nelze použít bez následného uvedení jména této osoby. Měli byste se vyhnout zkratkám "pan", "paní" Pokud potřebujete kontaktovat skupinu jednotlivců, nesmí jména zadávat. Pak můžete napsat krátce: "Vážení!" Podle pravidel, po volání, musíte vždy klást vykřičník. Například podobná fráze v obchodním dopisu bude mít následující podobu. "Drahý Alexander Sergejevič!"

V závěrečné části můžete použít různé možnosti. "S nejlepšími přáními", "Pozdravy", "S nadějí na spolupráci" a tak dále. Zde by měly být výzvy oficiální, ale přátelský.

Provedení závěrečné části

Správné vyplnění dopisu je také velmi důležité. V závěrečné části je třeba shrnout, co bylo zmíněno výše. Nicméně, nestačí závěry 10 vět. Je třeba si uvědomit, že stručnost a stručnost jsou oceňovány v obchodním stylu. Je lepší omezit jednoduché fráze. Například několik konstrukcí, které jsou důležité v závěrečné části obchodní korespondence. Obchodní dopisy musí být vyplněny co nejpodrobněji a nejdůvěrověji.

• Děkujeme za pomoc nebo za pozornost. "Dovolte mi, abych vám poděkoval za ..." "Děkuji!"
• Zajištění adresáta v čemkoliv. "Rádi bychom s vámi spolupracovali."
• Doufám, že do budoucna. "Doufáme, že brzy obdržíte odpověď od vás."
• Žádost o cokoli. "Byli bychom rádi, kdybyste ohlásili výsledky."
• Omlouvám se za nepříjemnost. "Omlouváme se za zpoždění platby."

Jak se říci sbohem adresátovi

Navzdory skutečnosti, že obchodní korespondence, v obchodním dopisu, můžete se rozloučit různými způsoby. Chcete-li to provést, použijte tzv. Zavírací fráze.

Například následující možnosti:

1. S úctou.
2. Pozdravy
3. S pozdravem.
4. Přeji vám úspěch ve vaší práci.
5. Doufáme, že budeme pokračovat ve spolupráci.
6. Jsem rád, že mám službu.

Mohou existovat další možnosti. Zde je výběr poslední fráze jen věc chuti.

Podpis

Na úplné spodní straně listu musí odesílatel podepsat svůj podpis. Je však nesmírně důležité udělat to správně, aby dokument měl oficiální vzhled.

Je třeba uvést polohu, iniciály, příjmení a opačné umístění podpisu. Dále můžete zadat kontaktní informace (osobní e-mailovou adresu nebo telefonní číslo). To prokáže příjemci ochotu komunikovat a spolupracovat.

Chyba funkce

Je také důležité vědět, jak udělat obchodní dopis, pokud potřebujete něco odmítnout. Koneckonců, ani zahalené negativní ani odmítnutí nezůstanou bez povšimnutí a budou mít nepříjemné důsledky. Po tom nebude možné počítat s pozitivním nebo dokonce neutrálním postojem k sobě. Při psaní dopisu se nemusíte věnovat emocím. Je lepší se držet v mezích, i když je adresát velmi nepříjemný. Odmítnutí dopisů by mělo být opakovaně čteno několikrát, přičemž zvláštní pozornost je věnována tónu zprávy.

Zpráva by neměla začít s definitivním "ne" v jakékoliv podobě. Jinak bude mít adresát pocit, že je nezajímavý a nemá smysl. Zpočátku je lepší prezentovat nepřesvědčivá přesvědčivá vysvětlení. Pokud jsou krátce uvedeny důvody pro odmítnutí, můžete bez problémů přistoupit k prohlášení o skutečnosti. Současně, podle obchodní etiketa písmena, doporučujeme použít znění následujícího typu.

• Bohužel nemůžeme vaše žádost splnit.
• Jsme upřímně líto, ale jsme nuceni nabídku odmítnout.
• Hluboce litujeme, ale nemůžeme uspokojit vaše požadavky z následujících důvodů.

V ideálním případě by měl na začátku dopisu krátce uvést požadavek adresáta. Takže pochopí, že se skutečně seznámili s jeho návrhem a jistě to ocení.

Vlastnosti psaní e-mailu

V dnešní době se lidé stále více zajímají o to, jak napsat obchodní dopis, pokud ho budete muset poslat e-mailem. Pro tuto korespondenci jsou všechna pravidla, která byla popsána výše. Elektronické obchodní zprávy mají však své vlastní charakteristiky.

• Přihlášení musí být pevné a přiměřené. Například [email protected] je špatná volba a ř[email protected] je dobrý.

• Pole "předmět" je vždy důležité vyplnit. Bude jasné, co bude ve zprávě diskutováno. Pokud je dopis určen neznámému člověku, měl by být zajímavý název. Ale je důležité, aby se to nepřehnulo. Témata v duchu "jedinečné nabídky pouze nyní", "naléhavé" způsobí pouze odmítnutí. Titulek by měl obsahovat 3 až 5 slov, v němž by byla podstatou zprávy.

• Pokud je korespondence vedena s cizincem, musíte mu nejprve říci, jak se o něm dozvěděli a co společnost dělá. Bez takového záznamu může být zpráva považována za spam a okamžitě ji odstraněna.

• Důležité body v textu jsou nejlépe zvýrazněny tučně. V tomto případě je nepřijatelné používat různé barvy.

• V elektronickém obchodním dopisu nelze použít "čepice". Dokonce i v titulcích a názvu tématu by neměly být spojité velká písmena. Totéž platí pro duplicitní interpunkci.

• Je lepší rozdělit text na odstavce a ponechat mezi nimi prázdný řádek.

• Čím je zpráva kratší, tím rychleji reaguje.

• Podpis musí být nastaven. V e-mailu se obvykle skládá z několika řádků, včetně jména a pozice odesílatele, názvu společnosti, telefonního čísla a adresy webových stránek.

• Ke písmenu můžete připojit textové soubory a obrázky. To je velmi výhodné, protože další materiály, komentáře, vysvětlení a podrobné popisy odvádějí pozornost od podstaty. Proto je lepší umístit je do textu dopisu, ale do připojených souborů.

• Pokud se podniková korespondence již dlouhou dobu rozvíjí a existuje spolehlivý vztah důvěryhodnosti, je v e-mailu povoleno použití emotikonů. Pomohou trochu "oživit" a zmírnit komunikaci. Ale neměly by být zneužívány, a papírové dopisy jsou obecně nepřijatelné.

Pokyny k psaní

Vypracování obchodního dopisu lze rozdělit do několika fází.

1. Nejdříve musíte zadat příjemce. Chcete-li to provést, musíte v pravém horním rohu formuláře napsat iniciály, příjmení a pozici příjemce. Pokud je adresát organizací, je třeba uvést její právní adresu.

2. Odvolání na příjemce. Měl by být umístěn pod středem formuláře. Už bylo řečeno, které fráze lze použít. Obvykle vypadá výzva: "Drahý Igor Petrovič!"

3. Prohlášení o účelu. Níže z nové čáry je třeba napsat hlavní myšlenky, celý bod a zmínit důvody k odvolání. Pokud hovoříme o některých problémech, pak stojí za to navrhnout řešení. Pokud se jedná o návrh na spolupráci, musíte vysvětlit, jak k tomu dojde. Pokud dopis odráží stížnost, pak stojí za žádost o konkrétní opatření. Jedním slovem, příjemce z textu by měl pochopit, co přesně od něho chtějí.

4. Závěrečná část. A nakonec z nového řádku musíte zadat poslední frázi a podpis.

Dále se uvažuje o několika vzorcích obchodních dopisů, aby bylo jasnější, jak je komponovat.

Děkujeme

Tento příklad demonstruje, jaký dopis vděčnosti může mít. V tomto příkladu však existuje jedna nevýhoda. Namísto řádku "Do vlajkové lodi" lze vložit pozdrav a jména těch, kterým byl dopis určen.

Žádost o dopis

Jedná se o vzorový obchodní dopis, o který jste požádali. V tom nejsou žádné chyby. Byla dodržena všechna pravidla pro psaní oficiálního dopisu. Z textu je jasné, jaký problém vznikl a co je třeba udělat, aby se vyřešil. Zpráva také obsahuje všechny kontaktní údaje, uvítací zprávu, závěrečnou frázi a podpis.

Takže publikace ukázala, jak psát dopisy určené pro obchodní partnery. To by mělo být provedeno správně a správně, aby nedošlo ke ztrátě obličeje. Koneckonců, na tom závisí budoucnost společnosti. Je také důležité včas reagovat na obchodní zprávu. To se může uskutečnit do tří až sedmi dnů ode dne obdržení dopisu.