Cirkulace dokumentu je ... Systém elektronického správy dokumentů

Finanční a účetní dokumenty jsou zvláštním základem pro celou řadu obchodních procesů v podniku. Cirkulace dokumentů je souborem takových dokumentů, mezi něž se lví podíl věnuje primární dokumentaci. To je důvod, proč mnoho společností pracuje na zlepšení pracovních toků spojených s finanční dokumentací, zkrácení času, materiálů a finančních prostředků v každé oblasti, odstranění lidského faktoru. Existuje několik způsobů, jak dosáhnout požadovaného efektu. Jedním z nich a nejúčinnějším je organizace pracovních postupů pomocí elektronických technologií.

Takový systém vám umožňuje optimalizovat všechny procesy spojené s finančními dokumenty podniku, a tak učinit takový oběh dokumentů bez papírových dokumentů. Na začátku však stojí za to rozhodnout, že tok dokumentů je komplexním systémem interakce v jakémkoli podniku, jehož práce je nutné mít dobré pochopení. To je jediný způsob, jak zajistit kvalitní provádění zadaných úkolů a příkazů.

Hlavní funkce

Průtok dokumentu je životní cyklus finančního dokumentu od okamžiku, kdy byl vytvořen až po dokončení jeho funkčního účelu. Tento termín může odkazovat nejen na účetní interakci, ale také na výrobu, personál, sklad, obchod, kancelář, komerční.

Správa dokumentů je spojena s určitými problémy:

- dočasná ztráta;

- ztráta dokladů na cestě;

- předkládání zpráv ve špatném čase;

- papírové archivy jsou zdaleka ne dokonalé.

Řešení problémů

Výše uvedené potíže lze vyřešit několika způsoby. Všechny jsou spojeny s reorganizací a restrukturalizací všech procesů, s nimiž se tok dokumentů zabývá. Příkladem tohoto řešení je připravený program pro použití v podniku. Taková řešení nabízejí zejména 1C.

Pro společnosti všech stupňů je organizace takové události složitým, vícestupňovým a poměrně nákladným procesem. Trvá to spousta času a prostředků. Reorganizace administrativní práce a pracovního postupu je možná pouze prostřednictvím profesionálů špičkové třídy. A tady je spousta otázek týkajících se těch, jejichž síly mají provádět takové aktivity v celém podniku.

Potřeba dalšího personálu

Organizace toku dokumentů může vyžadovat zařazení zvláštního oddělení do podniku, který nejen pracuje se zavedením celého systému, ale bude také odpovědný za konečný výsledek. Samozřejmě, že kvalita práce z takového řešení je prospěšná, ale tato metoda se osvědčila při řešení jednotlivých problémů a nebude to stačit ke změně celé struktury interakce v podniku. A toto řešení má nevýhody a poměrně významné.

Je obtížné najít zaměstnance s potřebnou kvalifikací a úrovní kompetencí v této věci. V organizační struktuře a zaměstnancích bude společnost muset provést celou řadu změn. Za společnost vzniknou další náklady mzdy a vybavení pro další pracovní místa. A nejdůležitější bod se týká skutečnosti, že bez odstranění ruční práce zmizí význam v takové reorganizaci. Lidský faktor je spojen s výskytem mechanických chyb, které mohou vést k narušení pracovních procesů s dokumenty.

Přitažlivost organizace třetí strany

Chcete-li organizovat tok elektronických dokumentů, můžete využít služby organizace třetí strany, která bude zodpovědná za shromažďování a vyplňování všech informací, jejich následné zpracování, správnou archivaci a ukládání veškeré dokumentace. V tomto případě však existují určité nevýhody. Kancelářské práce a správa dokumentů organizované těmito organizacemi mohou stát značnou částku. Monitorování práce těchto třetích společností bude neúplné, což je někdy plné nových problémů. Neexistuje žádná záruka úplné důvěrnosti, to znamená, že nemáte žádnou záruku, že cenné informace nebudou vyčerpány. Pokud proces neztrácí manuální práci, pak bude taková reorganizace podobná změně velikosti mýdla, protože výdaje se zvětší, ale nic se nezmění. Nesprávně promyšlený harmonogram pracovního postupu může vést k novým obtížím v práci.

Automatizace

Kompromisem a správným rozhodnutím bude využití potenciálu vlastních zaměstnanců, přičemž při implementaci automatizovaného elektronického systému správy dokumentů bude využívat další vývojář třetí strany. Automatizace jakéhokoli výrobního procesu je plně odůvodněna. Tento případ není výjimkou. Elektronický systém správy dokumentů optimalizuje a zlepšuje pracovní procesy spojené s finančními, účetními a dalšími dokumenty, což činí práci celého podniku efektivnějším. Tuto metodu je třeba brát v úvahu podrobněji.

Etapy provádění

Správa elektronických dokumentů probíhá v několika fázích. Prvním z nich je komplexní přehled o společnosti, která má zájem o implementaci. Zkušení odborníci obvykle analyzují, zkoumají cesty pohybu každého dokumentu, všechny vlastnosti tohoto procesu, získají určitou představu o struktuře a specializaci podniku. Dále je určeno, co zákazník potřebuje. Klient specifikuje jeho požadavky na funkčnost systému, počet míst, které potřebují automatizaci, cíle procesu, který začíná, a další. S přihlédnutím ke všem obdrženým informacím je vypracován akční plán, který může pomoci zlepšit a zefektivnit tok dokumentů organizace. Pro tento projekt se připravuje technický úkol, vybere se potřebné softwarové vybavení, které bude použito k zahájení pracovního plánu. Není vyloučena potřeba nákupu a používání speciálního vybavení.

Po tom všem je přímým uvedením nového systému, jeho uvedením do provozu a prvním testováním, tuningem. Takový projekt předpokládá, že bude provedeno školení uživatelů. Zpracování dokumentů 1C je typicky prováděno společnostmi s následnou údržbou systému, technickou podporou, případně s vylepšením a aktualizací.

Vlastnosti automatizovaného systému EDS

Po popisu hlavních fází automatizace procesů můžete takovou věc, jako je elektronický tok dokumentů, zcela odhalit. Tím se rozumí plnohodnotný systém správy více uživatelů, což je velký archiv účetní dokumentace z hlediska fyzické realizace. Díky implementaci systému je možné optimalizovat procesy práce s dokumenty na různých úrovních. Je obtížné uspořádat účetní doklady ve formě elektronického archivu a je možné dosáhnout spolehlivosti databáze, kde jsou uloženy nejen finanční doklady, ale i různé operace s nimi jsou nezbytné pro plné fungování celého systému účetního managementu.

Využijte výhody implementace

Nový harmonogram pracovního postupu řeší mnoho problémů, zejména zaměstnanci ušetří až 80% času, který předtím vynaložili na papír. Automatizace ukládání dokumentů otevírá široké možnosti ukládání několika verzí stejného dokumentu, které budou k dispozici pro práci a aktualizaci informací online. 1C tok dokumentu je skvělá příležitost sledovat a najít soubory zájmu za pár sekund. V elektronickém archívu najít požadovaný dokument je mnohem jednodušší než v tradičním papíru.

Chcete-li vytisknout dokumenty, potřebujete věnovat značnou částku peněz a po zavedení elektronického systému správy dokumentů není potřeba tisknout tolik dokumentů. V důsledku toho budou zaznamenány významné finanční úspory. Důvodem je zrychlení procesů automatického pracovního postupu, snížení průměrných nákladů na zpracování každého dokumentu a zlepšení výkonu celého systému.

Systém rozdělení pravomocí

Některé dokumenty mohou být omezeny. To vás ochrání před únikem, krádeží a nežádoucí ztrátou důležitých dokumentů. Systém sám řídí dostupnost všech potřebných dokumentů, zaměstnanci mají stále možnost sledovat přítomnost konkrétního dokumentu. Systém workflow umožňuje několika zaměstnancům současně pracovat se stejným dokumentem, což eliminuje potřebu vytváření více kopií papíru.

Kombinace archivů

Hlavním rysem elektronického archivu je, že všechny dokumenty jsou umístěny v jednom centralizovaném úložišti. S pomocí tohoto řešení se práce s EMS stává jednodušším a výnosnějším, zejména pokud jde o holdingové společnosti, skupiny společností, prodejce, pobočky a další síťové struktury. Finanční prostředky jsou také ušetřeny na pronájmu rozmanitých prostor, kanceláří, v nichž byly dříve umístěny archivy na papíře.

Další výhody

Vzhledem k tomu, že všechny dokumenty jsou na jednom místě, byly řádně zpracovány, převedeny do archivu včas, kvalitativně monitorovány a lze je kdykoli nalézt, všechna rizika spojená s daňovými audity lze snížit na nulu.

Co je preferováno?

Na trhu ruských informačních technologií se EDS stávají stále oblíbenějšími, nicméně je to nejčastěji vysoce specializovaný software, který byl vyvinut pro řešení velmi specifických úkolů. Zakoupením bude klient schopen řešit pouze typické úkoly, které jsou společné většině podniků. Jednotlivé úkoly nebudou vyřešeny, což snižuje účinnost zavádění takové technologie na nulu. Plná automatizace je tedy možná pouze v případě akvizice systému schopného řešit všechny úkoly klienta, s přihlédnutím ke všem individuálním charakteristikám zákazníka. Elektronická správa dokumentů je špičková platforma pro rozpoznávání, skenování a zpracování papírových dokumentů. V tomto řešení jsou začleněny základní funkce, které lze zpracovávat pro úkoly konkrétního podniku.

Výhody zavedení systému EDS

Doba strávená v podniku pro zpracování dokumentů je výrazně snížena. Postupně se veškerá dokumentace přesune do centralizovaného elektronického archivu, kde je v případě potřeby pohodlné a snadné najít dokumenty. Jakýkoli pohyb dokumentu lze snadno sledovat. Elektronické verze finančních, účetních a jiných dokladů mohou být kolektivně zpracovány. Přístup k souborům je omezen. Proces je pod úplnou kontrolou. Tisk papírových nosičů se nevyžaduje, což snižuje finanční náklady. Průměrné náklady na zpracování jednoho objektu klesají několikrát. Pokuty a daňová rizika jsou minimalizovány.

Závěry

Je třeba zlepšit systém pracovních postupů, a proto každý podnik dřív nebo později přenese systém do elektronické podoby. To je samo o sobě zcela problematické, protože vyžaduje zapojení celé řady kvalifikovaných specialistů v této oblasti: konzultanti, analytici, vývojáři, programátoři. Pouze oni jsou schopni implementovat systém a získat co nejefektivnější výsledek.