Jak uspořádat protokol schůzky?

Protokol o schůzce je informační a regulační dokument, který zaznamenává celý proces diskuse o uvedených otázkách, jakož i rozhodnutí učiněná během tohoto setkání. Uchovávání tohoto dokumentu je důležitou a povinnou součástí každé schůzky, na níž do značné míry závisí na tom, jak účinně budou rozhodnuty o konkrétní otázce.

Registrace zápisů z jednání zřízeného občanským zákoníkem Ruské federace. Článek 181 odst. 2 definuje základní povinné požadavky a pořadí, v němž je schůzka zaznamenána. Jak správně uspořádat protokol? Jaké informace musí obsahovat zápis z jednání?

Kdo trvá na minutách?

Odpovědnost za protokolování schůzky a další správnou registraci dokumentu je přidělena tajemníkovi schůze. Mohou to být osoby, které zastávají funkci tajemníka v organizaci nebo jakéhokoli jiného zaměstnance oprávněného k plnění této povinnosti. Nejlepší je, pokud osoba jmenovaná tajemníkem rozumí otázky vznesené na schůzi. Pokud se však sekretářka zabývá aktivitami v jiné oblasti, má právo klást během schůzky vysvětlující otázky, což umožní velmi přesné zaznamenání celého procesu schůzky.

Vedle jednoduchého zaznamenávání průběhu schůze je tajemník pověřen přípravou na schůzku. Může to být sestavení seznamu přítomných, schéma deliberativního procesu a práce s zápisy z předchozích setkání. To je nezbytné pro zařazení do agendy seznamu otázek, které je třeba znovu projednat.

Prázdné, požadované sekce

Vypracování protokolu papírové pokyny Doporučuje se použít speciální formulář. Použití tohoto doporučení závisí na rozhodnutí vlastníka (manažera) organizace. Nejčastěji se tiskové formuláře používají pro přihlášení do státních, obecních a městských úřadů. Většina soukromých organizací používá pravidelnou šablonu vytištěnou na počítači a vyzdobenou na papír formátu A4.

Bez ohledu na typ formuláře musí dokument obsahovat povinné oddíly (viz příklad schůzky schůzky uvedené v článku):

• Jméno struktury (organizace) ve kterém deska funguje.
• Nadpis
• Datum a číslo registračního protokolu.
• Místo (město), kde se schůze koná.
• Otázky (agenda).
• Hlavní část.
• Podpisy předsedy, tajemníka a účastníků schůze.

Zápis ze zasedání je vypracován na základě záznamů, včetně zvukových nebo obrazových, provedených tajemníkem v průběhu jednání. Dokument je doručen až na pět pracovních dnů, s výjimkou případů, kdy jsou stanoveny jiné podmínky podle pokynů správce nebo podle právních předpisů týkajících se určitých typů schůzí.

Záhlaví protokolu

Název dokumentu obsahuje jméno, slovo "zápis" a také jméno schůze (v tomto případě toto schůze) a (nebo) kolegium, které schůzi schází. Například: "Zápis z výrobní schůzky".

Číslo, datum, místo konání

Každý schůzkový protokol musí mít index, tedy sériové registrační číslo. Je určen pořadovým číslem schůzky konané od začátku kalendářního roku (ve vzdělávacích organizacích je možné uchovávat číslovací záznamy od začátku školního roku). Jsou-li zápisy ze schůze dočasně působící rady zaznamenány, je jejich číslování zachováno po dobu funkčního období.

Datum dokumentu bude dnem setkání. Pokud byly otázky projednány více než jeden pracovní den, všechny zápisy od začátku do konce diskuse by měly být zaznamenány v zápisu z jednání. Vzorek: "22.2.2016 - 24. června 2016" nebo "22. - 24. června 2016"

Místo vypracování protokolu je zeměpisný název sídla, ve kterém tento kolektivní orgán působí. Tato část nemusí být uvedena v dokumentu, ale pouze v případě název organizace již obsahuje název sídla. Například: "Samara městská tiskárna", "Ivanovo strojní zařízení" a tak dále.

Všimněte si, jak by měly začít všechny schůzky (ukázka výše).

Prolog

Počáteční část protokolu by měla být sestavena s názvem a iniciály předsedy a tajemníka. První je zaměstnanec organizace, která je oprávněna schůzku. Postavení předsedy v organizaci (podle seznamu zaměstnanců) není v protokolu uvedeno. Tato osoba nemusí být vedoucím společnosti. Výjimkou je zápis z setkání s ředitelem, kde vedoucí schůze osobně.

V sekci "Současný" by měly být uvedeny všichni ostatní účastníci schůzky. To můžete provést podle následujících doporučení:

• Sekce v abecedním pořadí uvádí jména a iniciály zaměstnanců, kteří se podílejí na zvažování otázek zařazených do pořadu jednání a rozhodování o nich. Pracovní místa nejsou uvedena.
• Pokud je na schůzi přítomno více než patnáct účastníků, jsou jejich iniciály a příjmení vyjmuty jako příloha k protokolu v samostatném seznamu.
• Pokud se na schůzi účastní další zaměstnanci této organizace nebo osoby pozvané z jiných organizací, zapíše se do zápisu část "Pozvaná". Zde příjmení a iniciály jsou uvedena v abecedním pořadí a pro účastníky z jiných organizací je také stanoveno jejich postavení a jméno pracoviště.
• Každý z přítomných se účastní schůzky s osobním podpisem.

Prostřednictvím prázdné řádky za sekcí "Prezentovat" se do zápisu ze schůzky zapisuje "Agenda". Tato část odkazuje na seznam otázek předložených na schůzku. Každá položka protokolu "Agenda" je číslována arabskými číslicemi. Pro formulaci otázky jsou použity přednášky "Na ..." nebo "Na ..." (příklad zápisu z jednání schůze naleznete v následujícím článku). Každá položka by měla uvést osobu oprávněnou hovořit o tomto problému: "Zpravodaj: příjmení, iniciály".

Jaký je rozdíl mezi plným a krátkým protokolem?

Při sestavování hlavního textu dokumentu je důležité zvážit, zda během schůzky budou vedeny krátké nebo úplné zápisy z rozhodovacího procesu. V krátké podobě (nejčastěji je vypracován protokol o operačním schůzce) v hlavní části je třeba uvést následující informace:

• Otázka předložená na schůzi.
• Zpravodaj k této otázce.
• Rozhodnutí přijaté a schválené schůzí.

Uskutečnění úplného protokolu znamená nejen stanovení výše uvedených informací, ale také podrobnosti o prezentacích řečníků, informací a diskusí, které vznikly během schůzky, názory účastníků, dostupné komentáře a námitky a další podrobnosti.

Hlavní část

Hlavní část protokolu tvoří části týkající se počtu otázek na pořadu jednání. V plné podobě dokumentu obsahuje každý díl tři části, které odrážejí proces projednávání otázky a rozhodování o ní.

Názvy částí jsou označeny velkými písmeny z nového řádku:

• "Poslouchej." V této části by měl název názvu zpravodaje uvést název zpravodaje (v nominativním případě), pomlčka je výpověď zprávy (od třetí osoby singulární). Není-li možné z jakéhokoli důvodu vypovědět protokol z protokolu, text zprávy je uveden na samostatném listu jako příloha k protokolu a v části "POSLEDNÍ" poznámka "Text zprávy (řeč, řeč) je připojen".
• "Udělal řeč." V této části jsou zaznamenány prezentace ostatních účastníků schůze k předmětné otázce nebo otázky položené během diskuse. V tomto případě byste měli uvést jméno řečníka (v nominativním případě) a pomlčka obsahuje text otázky (prohlášení).
• "RESOLVED" nebo "DECIDED". Rozhodnutí přijaté na schůzi v této záležitosti je opraveno. Text rozhodnutí musí být plně vytištěn bez ohledu na to, zda se provádí úplná nebo krátká forma protokolu. Během hlasování je uveden počet získaných hlasů "pro", "proti" a "nezúčastnil se".

Pro stručnou podobu protokolu je v části "LISTEN" a "DECIDED" uvedena stručná diskuse o každé problematice. Poté, co podepisuje dokument tajemník a předseda, získává oficiální status a je zapsán.

Rozhodnutí učiněná během schůzky jsou oznámeny určeným umělcům:

• Dodáním kopie protokolu nebo prohlášení, potvrzeného tajemníkem.
• Vydávání správních dokumentů (příkazů, usnesení, objednávek) organizaci na základě zaznamenaných rozhodnutí.

Jak ukládat protokoly?

U archivních úložných protokolů se vytváří v případě rozdělení na typy schůzí. Místo uchovávání takových dokumentů určuje buď sekretariát organizace (organizační jednotka) nebo správní oddělení. Doby skladování jsou stanoveny v souladu se schválenou nomenklaturou záležitostí v podniku.