Jak správně ušit dokumenty v papírování, v archivu, na daň?

Mnoho podnikatelů, sekretářů a účetních, zejména začátečníků, má otázku: "Jak šit dokumenty?" Zdálo by se, že v tomto obtížném? Nicméně to není tak jednoduché. Dokumenty jsou předkládány regulačním orgánům nebo archivovány, a proto musí být provedeny v souladu se všemi pravidly a předpisy. Podívejme se podrobně na nuance tohoto tématu.

Metodické doporučení kancelářské práce

Správa záznamů je komplexní proces dokumentace. To platí také pro podnikové dokumenty firmwaru. Nemůžete jen skládat balíček listů a šit. Dokumenty jsou velmi často vráceny právě proto, že jsou soubory nesprávně uspořádány.

Chcete-li pochopit, jak správně stitovat dokumenty v papírování, měli byste se seznámit s metodickými doporučeními. Jsou schváleny společností Rosarchiv (12/23/09).

Proč šířit dokumenty?

Předtím, než zjistíme, jak správně stitovat dokumenty, řeknime, proč je to vlastně nutné. Ne každý ví, proč se to dělá. Existuje však spousta organizací, ve kterých jsou dokumenty přijímány pouze ve správném, správně provedeném formuláři. Například při podání do archivu, při účasti na výběrových řízeních, při podávání daňových dokladů apod.

Chceme si uvědomit, že o tom nejsou žádné jednoznačné pokyny. Existují však předpisy upravující postup při registraci dokumentace. Uvažuje se, že by všechny papíry měly být šité, pokud jejich objemy jsou více než jeden list. To platí i pro kopie, například dokumenty o zakládání právnických osob (na kopiích nejsou vytištěny žádné kopie společnosti). Navíc jsou oříznuté listy očíslovány. Arabské číslice. Jsou umístěny v pravém horním rohu. U dokumentů firmwaru budete potřebovat speciální nitě, motouzu, jehlu. Na zadní straně posledního listu je nutně vložen svědek, který obsahuje informace o počtu stránek. Je podepsána hlavou a nutně pečeť podniku.

Návrh krytu

Při správném vyhotovení dokumentů byste se měli postarat o kryt. Nejčastěji jde o lepenku. Kromě toho může být určen pro dlouhodobé použití, standardní (formát A4) a nestandardní.

Obaly jsou vyrobeny z tlusté lepenky v případech, kdy je zpočátku plánováno dlouhodobé skladování papírů (více než dvacet pět let). A pro podání ve státním archivu bude vhodná a jednodušší volba.

Seznam dokumentů

Před sešitím dokumentů je třeba správně uspořádat vše uvnitř samotného pouzdra, abyste ho nemuseli v budoucnu štit. Koneckonců může obsahovat více než jeden balíček papírů. V tomto případě musí být každá sada ušitá samostatně a musí obsahovat jasné informace o názvu složky, datum inventáře, seznam všech listů, celé jméno. odpovědnou osobou. Samotný inventář není očíslován.

Jak jsou listy očíslovány správně

Abyste mohli listy správně číslovat, měli byste znát některá pravidla:

1. Čísla jsou přiřazena k listům, nikoliv však stránkám. Pamatujte si na to.
2. Inventář není očíslován.
3. Jsou-li písmena mezi dokumenty, obálky jsou číslovány na začátku a teprve pak každý list střídavě.
4. Čísla listů jsou umístěna v horním rohu (pravý horní roh) jednoduchou tužkou. Používají arabské číslice.
5. Pokud případ obsahuje více než jeden svazek, pak každý z nich je očíslován odděleně.
6. Pokud jsou uvnitř dokumenty s vlastním číslováním, pak musí projít běžným číslováním.
7. Formáty velkých formátů (A2, A3) se rozvinou a v horním rohu se zobrazí sériové číslo. Jsou pouze na jednom okraji.
8. Pokud list obsahuje zcela lepené úlomky, pak má pouze jedno číslo a pod ním je nutné ručně napsat celý seznam lepených kontrol, výpisů.
9. Je-li fotografie, kontroly jsou připojeny k listu pouze s jednou stranou, v tomto případě bude každá z nich mít své vlastní číslo.
10. Grafy, kresby a fotografie jsou také očíslovány.
11. Schémata a mapy přilepené z několika listů mají jedno číslo, ale ve všeobecném inventáři je uvedeno, kolik listů tvoří.

Jsou povoleny chyby číslování?

Než budete sešitovat dokumenty s vlákny, je lepší zajistit, aby bylo vše řádně vyzdobeno. Zvláště zkontrolujte, zda všechny stránky obsahují správná čísla. V případě malých chyb (například listy chybí) je povoleno číslování dopisů, ale pouze se souhlasem archivářů. To znamená, že všechny listy zůstanou bez korekcí, a na těch, které byly zmeškány, je uvedeno číslo (předchozího listu) a písmeno.

Pokud dojde k hrubým chybám, musíte úplně znovu pracovat. K tomu potřebujete jednoduchou tužku, abyste mohli vymazat nesprávné informace. Ale i když jste použili pero, nezáleží na tom. Staré čísla jsou přesně překonány a vedle nich jsou nové. V tomto případě se změní také svědecká zpráva. Ona samozřejmě není vyloučena z případu. Jen investovat nové.

Jak správně šifrovat dokumenty?

Pokud jste připravili všechny dokumenty a máte jistotu správnosti všech investic, můžete pokračovat v dalším kroku. Stitch listy pouze se speciálními závity (nazývají se také bankovní motouz) a jehlou. A jak šit dokumenty v papírování? Podívejme se podrobně na to, jak se to dělá krok za krokem.

Kufřík je třeba zařídit tak, aby mohl být přečten později. Proto na levé straně, ve vzdálenosti asi jeden a půl centimetru od okraje, tři otvory propíchnou s hrotem, jeden pod druhým. Středový otvor by měl být umístěn přesně uprostřed a další dva by měly být umístěny o tři centimetry od něj.

Pokud je záležitost malá, je vhodnější použít děrování. A pro těžké objemy je lepší si vzít švih. Velmi často se první a poslední stránky zhoršují. Proto je lepší lepit a lepit pásky z lepenky v místech, kde se poutka drží. Je lepší předem připravit vlákno před svarením dokumentů. Nedělejte to příliš dlouho, protože to může být zmatené. Sedmdesát centimetrů byste měl být dost.

Abychom zjednodušili vysvětlení, pojmenujte čísla. Nechť je horní část 1, střední 1 - 2 a spodní - 3. Takže začneme šit z zadní části pouzdra tím, že rozšiříme jehlu přes otvor 2 (jeden konec řetízku je ponechán za složkou) na přední straně a pak projdeme jehlu otvorem 1, opět natažte nit na opačné straně. Když je volný konec řetízku a jehly v zadní části složky, pak třemi otvory je třeba se znovu přesunout na přední stranu a pak znovu k zadní části dvěma otvory. Zde je návod, jak stitovat dokumenty do archivu.

Věc, jak se říká, je hotová. Šitý papír. Nyní musíte navléknout řetízek na uzel (vzadu). Uzel musí být dostatečně pevný a dobře připevněný k poslední stránce, protože bude muset být upevněn světlem nalepeným na lepidlo. Hroty motouka by se měly uvolňovat z lepeného papíru.

Certifikujeme dokumenty s podpisem

Jak šifrovat dokumenty, zdánlivě vyčítal. Nyní zůstává certifikace souboru podpisem. Mimochodem, a volá se - svědek. To se děje na samostatném listu a vloží se na zadní straně poslední stránky. Poznámka musí obsahovat informace o počtu šitých papírů s uvedením vlastností (možná to je dostupnost odkazů, fotografií, výkresů, výkresů).

Svědek je podepsán přímo ředitelem nebo jeho zástupcem, který označuje jeho pozici. Samotná poznámka je pečlivě přilepená na řetězec, se kterým jsme kufřík přitiskli. Pečeť podniku je umístěna na vrcholu. Ale je tu jedna nuance. Razítko by mělo být částečně na poznámce a částečně na listu skříně. To je velmi důležitý bod. A o něm by se mělo pamatovat.

Postupně jsme se zabývali tím, jak šitět dokumenty. Fotografie uvedené v článku budou jasněji demonstrovat proces.

Existují nějaké rozdíly v daňové povinnosti?

Nejsme bez důvodu, věnovat zvláštní pozornost papírování pro daně. Znalost nuancí a zvláštností umožní vyhnout se některým problémům, a to kvůli kontrolám osob. Nedbalost v této věci může způsobit zbytečné nároky.

Existuje mnoho takových případů, kdy jsou případy vráceny, motivující je s nedostatečným designem. Ministerstvo financí Ruské federace neposkytlo zvláštní vysvětlení (dopis č. 03-02 ze dne 29. října 2015) o správnosti poskytnutí šitých dokumentů a jejich kopií v papírové podobě.

Rád bych vám připomněl, že daňový úřad má při kontrolách právo požádat o kopie dokumentů na papíře, které musí být certifikovány. Ministerstvo financí vysvětluje, že kopie je kopie, která reprodukuje originál. Certifikovaná je pouze možnost, na které jsou všechny detaily, které dávají papíru právní sílu. V tomto případě poskytuje úřad doporučení, jak správně sešit dokumenty a jejich kopie. Dokonce i fotokopie jsou sešité. A nebylo přijato žádným jiným způsobem.

Jak šifrovat dokumenty pro daň?

Předpokládá se, že podání by nemělo být příliš velké, ne více než sto padesát listů. Číslování listů je vyžadováno pouze v arabských číslicích (pevné), počínaje prvním. Všechny listy jsou sešity ve dvou nebo čtyřech průrazích se speciálním závitem. Konce tohoto závitu by měly být natočeny na zadní stranu poslední stránky a jsou spojeny silným uzlem.

Doporučení jsou věnována nejen tomu, jak sešit dokumenty, ale také jak vydávat papírovou nálepku na zadní straně. Mělo by zavřít místo firmwaru a samotného uzlu. Rozměry nálepky nepřesahují čtyřicet padesát milimetrů. Obsahuje svědecký podpis udávající počet očíslovaných stránek. To vše podepíše vedoucí organizace nebo jiný zástupce, který má takové pravomoci. Pečeť podniku je dále umístěna tak, aby zachycovala nálepku i podpis s plným jménem. osoba, která dokumenty ověřila.

Úřad jednoznačně zdůrazňuje, že při vytváření souborů je nutné zajistit bezpečnost a integritu originálů a jejich kopií. Stitched dokumenty jsou poskytnuty k dani s průvodním dopisem. Označuje podklady pro podání souborů, jejich počet a počet listů v každém z nich.

Analyzovali jsme doporučení Ministerstva financí o tom, jak dokumenty stitovat, když jsou předloženy regulačním orgánům. Jak můžete vidět, zásady jsou stejné, ale existují malé nuance.

Namísto následného slova

V našem článku jsme hovořili o tom, jak správně stitovat dokumenty v archivu, zda se jedná o daně nebo jen o papírování. V tomto ohledu existuje spousta kontroverzí, protože neexistuje žádný standard. Pokud však vytvoříte podávání novin a dokladů jen proto, že se ukládáte do kanceláře po určitou dobu, nevyvíjí mnoho úsilí, je nutné, aby se šití a papírování zpracovali pro podání kontrolním orgánům s plnou odpovědností, aby se předešlo problémům. Obecně se má za to, že archivování je nejspolehlivějším způsobem, jak ukládat obchodní doklady, protože je obtížnější měnit nebo vytvářet. Doufáme, že naše informace budou užitečné pro vás.