Nomenklatura organizace. Druhy nomenklatury. Typická nomenklatura záležitostí

3. 3. 2020

Nomenklatura záležitostí organizace bude normálně upravena během čtvrtého čtvrtletí každého roku. Pokud je podnik v zásadě stabilní, výsledkem takového procesu je mírné zpřesňování a případně i drobné doplňky, jejichž potřeba se v tomto období ukázala. Tento typ dokumentu má plánovanou povahu, neboť předpokládá, že jeho původce alespoň hrubě představí následující období práce společnosti, směr jejího vývoje a další prvky, které mohou vyžadovat objasnění. V mnoha případech je nomenklatura sestavena jednou a vyžaduje menší revize ani ne každý rok, ale každých 5 nebo 10 let. Tento dokument je považován za řádně vypracovaný a zohledňuje všechny možné aspekty vývoje. Bohužel, ne všechny organizace mají takové oblasti činnosti což vám umožňuje provádět tak dlouhodobé prognózy s absolutní přesností.

Účel nomenklatury

Sestavení nomenklatury případů má za cíl jasně konsolidovat určitou strukturu firemních dokumentů a seskupovat je podle určitých vlastností. Jedná se o konkrétní případy, které jsou také známé jako "primární komplexy". Hlavním faktorem tohoto sdružení jsou titulky, které musí být co nejjasnější všem zúčastněným stranám. Celý soubor opatření se nazývá "vytvoření případu". Poté je možné zaznamenat dokumenty, systematizovat je, urychlit vyhledávání potřebných dokumentů a zajistit jejich bezpečnost po určitou dobu. Nomenklatura záležitostí instituce, organizace nebo jiné právnické osoby je často výchozím bodem pro vývoj dalších typů klasifikátorů, které mohou být potřebné pro vysoce kvalitní budoucí práci. Mimo jiné tohle typ dokumentu se mohou stát základem pro zasílání archivních dokumentů, jejich zničení a další typy zpracování, které mohou být nezbytné pouze v průběhu činnosti společnosti. Pokud v soukromé společnosti nebo firmě nomenklatura nemusí být sestavena vůbec nebo velmi podmíněně sestavena, pak pro státní podniky nebo instituce je to velmi důležitý dokument, který musí být povinný účastnit se administrativního procesu.

organizační nomenklatura

Strukturální pohled

Nomenklatura záležitostí - dokument, který je rozdělen do několika hlavních typů. Jeden z nich je jen strukturální pohled. Znamená to, že veškeré oddělení dokumentace nastane pouze na základě toho, od kterého oddělení nebo organizace, ze které pochází. Hlavním znakem registrace v tomto případě je požadavek zohlednit zvláštnosti organizace. To znamená, že musíte pochopit význam některých oddělení. Taková nomenklatura záležitostí organizace, jejíž vzorek je uveden v následující tabulce, obvykle začíná samotnou jednotkou, která je odpovědná za vypracování tohoto dokumentu. Důvod je velmi jednoduchý - tento zdánlivě poměrně obyčejný dokument se může stát základním kamenem všech procesů probíhajících ve společnosti. Samozřejmě je to velmi důležité. A je-li tomu tak, pak jeho útvar, který je jeho součástí, je pozoruhodný pro svůj zvýšený význam. Poté zbývající divize, pokud jsou důležité, skončí s nejvýznamnějšími strukturami, které nehrají zvláštní roli v činnostech společnosti, jako jsou veřejné organizace nebo odborové organizace.

Příklad správných a nesprávných možností kompilace:

Správně

Špatně

01. Sekretariát

01. Účtování

02. Rámy

02. Řízení záruky

03. Účtování

03. Lidské zdroje

....

...

09. Odborový svaz

09. Právní oddělení

Jak vidíte, v levém sloupci je postaven poměrně jasný systém. V sekretariátu se tvoří většina dokumentů. Zahrnuty zde a nomenklatura organizace. V rámci se provádí výběr všech ostatních lidí, kteří budou pracovat ve společnosti, a proto nelze ani jeho význam ignorovat. Účtování je velmi důležité, protože to je ona, kdo je zodpovědný za práci s penězi. Pak všechny oddělení, které vydělávají peníze nebo pomáhají vydělat peníze, mohou jít dál. Na samém konci existuje struktura, která není z pohledu společnosti vůbec potřebná (i když s tím zaměstnanci nesouhlasí). Nevydělává peníze a vstupuje do společnosti pouze do nákladů, požaduje vyšší mzdy, poskytuje lepší pracovní podmínky a tak dále. Pravý sloupec je uspořádán abecedně, což je nepohodlné a špatné.

vypracování nomenklatury záležitostí

Produkce a průmyslové zobrazení

Tento typ znamená, že kompilátor se bude primárně soustředit na to, na jakou činnost patří tento nebo ten papír. Jedná se o jeden z nejrozumnějších typů, které může mít nomenklatura záležitostí organizace. Vzorek může vypadat jako seznam úkolů vyřešených společností, rozdělených sloupci. Na prvním místě může být "Organizace činnosti", poté "Personální a personální management" a tak dále. Názvy můžete okamžitě přesně pochopit, které dokumenty lze nalézt v konkrétním případě, což je jedna z úkolů tvorby nomenklatury. Je třeba poznamenat, že právě touto cestou je jedna z nejtěžších cest, protože ne každý má takovou rozvinutou představivost a pochopení absolutně každého, a to i nejmenší nuance práce společnosti. S takovým systémem je v prvních letech nomenklatura velmi roztříštěný dokument, který se postupně staví do elegantní struktury, srozumitelné pro všechny zúčastněné strany.

Funkční pohled

Tento pohled je nejjednodušší. Nomenklatura záležitostí ve škole se často vytváří přesně tímto způsobem. Jeho podstatou spočívá v tom, co se dokument týká a kdo jej vytvořil. To znamená, že pokud v předchozím případě byl kladen větší důraz na to, v jaké oblasti působnosti patří tento nebo ten příspěvek, v tomto případě to záleží na tom, co dělá nebo kdo jej vytvořil. Například může být "Uchovávání záznamů" na prvním místě, "Pokyny" mohou pokračovat a tak dále. Hlavním nedostatkem tohoto přístupu je jeho malé pohodlí. Na rozdíl od dvou předchozích možností, s takovým řešením problému, není vždy možné najít potřebné dokumenty přesně tam, kde musí být z pohledu určité osoby.

typická nomenklatura případů

Individuální nomenklatura

Pod tímto typem se objevuje nomenklatura záležitostí oddělení, divize nebo nějaké jiné struktury, která existuje v organizaci. To znamená, že jde o konkrétní seznam dokumentů, s nimiž pracují tady a nikde jinde. Je to co nejpřesnější a nejčastěji se mění, jelikož názvy a typy dokumentů, s nimiž pracují lidé, se neustále mění v jednom směru. Sestavení nomenklatury záležitostí takové odrůdy je z větší části přiděleno přímo zaměstnancům tohoto oddělení, protože mají pouze možnost posoudit, co a jakým pořadím by mělo být. Vytváří se na základě standardního formuláře, který je povinný pro všechny oddělení nebo některé z nich.

Typická nomenklatura záležitostí

To je základ základů. Zahrnuje základní podsekce a oddíly, příkladem kterého dalších oddělení vytvoří vlastní, rozšířené, podobné dokumenty. Tato nomenklatura je povinná pro použití všemi osobami pracujícími s jinou dokumentací. Abychom ji však vytvořili, je zapotřebí určitého počátečního bodu, na jehož základě bude zbytek růst. Tento dokument je přibližnou nomenklaturou případů.

nomenklatura vzorku záležitostí organizace

Přibližná nomenklatura

Jádrem tohoto dokumentu je návrh, který používají pracovníci sekretariátu (nebo jakékoliv jiné podobné oddělení), aby vytvořili svůj vlastní podobný dokument. Nejčastěji jsou přijímány určité průměry, společné pro všechny příklady, které jsou podmíněně přizpůsobeny potřebám současné organizace. Poté, s ohledem na stávající, zodpovědná osoba obdrží potřebné informace od dotčených strukturálních divizí, studuje je a na základě všeho to vytváří takový dokument jako typickou nomenklaturu případů. Okamžitě a od začátku je to téměř nemožné. Často se v mnoha nově vytvořených podnicích mění struktura a další rysy tohoto dokumentu několikrát, dokud není zvolen optimální a nejvhodnější, a to nejen pro jednu konkrétní osobu, ale pro všechny zaměstnance jako celek.

Data pro vývoj

Celý postup vytváření nomenklatury může být vytvořen na základě tří základních dokumentů, které s ním souvisejí do jednoho stupně. První je seznam standardních archivních dokumentů pro správu, který byl schválen ministerstvem kultury v srpnu 2010 pod číslem 558. Druhým dokumentem je seznam typických archivních NTD schválených stejným orgánem v červenci 2007. Má číslo 1182. Poslední užitečný dokument - základní pravidla archivů organizací. Byl schválen dne 06.02.2002. Díky informacím, které jsou uvedeny ve výše uvedených normách, lze provést přibližnou nebo typickou nomenklaturu. Dále na jejich základě vytvoří každé oddělení svůj vlastní podobný dokument. Například pro hlavního účetního to bude nomenklatura záležitostí účetního oddělení a tak dále. Úředník, který shromáždil všechny připravené papíry, je začal analyzovat. Na tomto základě je vytvořena obecná nomenklatura pro organizaci jako celek.

nomenklatura oddělení

Sekvence vývoje nomenklatury

Celý proces vytváření dokumentu lze rozdělit do čtyř hlavních kroků. Výběr optimální schématu a typu, zapsání nadpisů spolu s termíny, uspořádání okruhů správným způsobem, které je popsáno výše a poslední je konečná forma a schválení. Například potřebujeme nomenklaturu záležitostí personálního oddělení. Nejprve definujeme přesně, jak to vypadá. Předpokládejme, že jste vybrali funkční zobrazení. Na základě toho vytvoří nadpisy. Nepotřebují být okamžitě umístěny ve správném pořadí, ale doporučuje se ihned zadat skladovací období (v některých případech mohou být také orientovány). Když to tak učiníme, vezmeme vytvořené informace a logicky je zařídíme jako důležité. Výsledkem je koherentní schéma, které je ponecháno pouze k řádnému provedení a podepisování s managementem. Je lepší vyjasnit všechny body sporů se zainteresovanými osobami, aby zdánlivě identické dokumenty nespadaly do jedné linie, ve skutečnosti se zcela lišily jejich účelu, formě, přípravě a ještě více - pokud jde o jejich životnost.

institucionální nomenklatura

Návrhové prvky

Obecně vzato samotný design není nic komplikovaného. Některé změny nebo doplňky jsou povoleny, ale je velmi vhodné použít základní formulář, který není těžké najít. Nomenklatura záležitostí organizace musí obsahovat název samotného dokumentu, organizaci, registrační číslo a datum, rok, pro který byla schválena, a pole pro správu, ve kterém může podepsat podpisem "Schválit". To vše je uvedeno v čepici. Dále přichází seznam odpovídajících polí a dalších podobných informací.

Vzorek tabulky nomenklatury:

Č. N / n

Nadpis

Počet případů

Doba použitelnosti

Známky

01. Sekretariát

1

Zakládající dokumenty

1

5 let

-

2

...

...

...

...

02. Lidské zdroje

1

Pracovní smlouvy

5

75 let

-

2

...

...

...

...

Na samém konci připojeného podpisu osoby, která byla zodpovědná za vytvoření dokumentu, a jeho vedoucího. Jak vidíte, není zde nic komplikovaného. Hlavní věc je správné zapisování záhlaví a správné určení doby trvanlivosti. Jak bylo uvedeno výše, změny jsou povoleny. Například v některých případech nemusí být pole "Značky" dostatečné. Tvůrce nomenklatury může mít za to, že několik dalších sloupců může být nezbytné pro účinnost jeho použití. V podstatě mohou být podobné stejným "známkám", ale informace tam budou uvedeny konkrétněji, například odpovědná osoba, doba nahradit kopie originály nebo něco podobného. Zde je zcela a zcela závislá jak na samotném podniku, tak i na tvůrci nomenklatury, na jejích znalostech, rysech a dovednostech.

přibližná nomenklatura případů

Výsledek

Nomenklatura záležitostí organizace je důležitým dokumentem nezbytným pro její vysoce kvalitní a efektivní práci. Zvláště pokud jde o pracovní postupy. Může být rozdělen na několik typů a typů, z nichž každá má své vlastní charakteristiky a může být v dané situaci pohodlná a nepohodlná. Tvorba nomenklatury není příliš složitá, ale vyžaduje pečlivý a přemýšlivý přístup bez ohledu na zvolenou formu či typ. Proces tvorby je vázán především na formulaci nadpisů a definici doby uchovávání dokumentace. Všechny typy položek musí být s vedením písemně odsouhlaseny, aby se předešlo možným problémům v budoucnu. Všechny osoby, které s určitým nebo jiným způsobem pracují s dokumenty, musí vzít v úvahu specifika případů a informace uvedené v příslušné nomenklatuře. Správný, přesný a pozorný přístup k vytváření tohoto dokumentu velmi usnadňuje další práci každého oddělení a organizace jako celku, což má pozitivní vliv na ekonomickou výkonnost a efektivitu práce.