Office Manager: Požadované dovednosti a odpovědnosti

V moderní společnosti se objevilo mnoho nových profesí, o nichž ani před několika desetiletími ani nebylo slyšet. Ale inovace postupně a opravdu vstupují do našich životů a včerejší školáci uvažují o věčné otázce "kdo být." Dívky jsou zvláště přitahovány k povolání "správce kanceláře". Co je to práce a jaké dovednosti potřebujete mít v tomto článku.

Jaký manažer je

Z titulu je zřejmé, že postavení "kancelářského manažera" je spojeno s tím, že je v kanceláři a řídí aktuální záležitosti podniku. Zaměstnanec se zabývá dokumentací, různými informacemi a návštěvníky.

Většinou funkce správce kanceláře spojené s dokumenty. Každý si uvědomuje, že objednávky, reference a jiné dokumenty musí být řádně provedeny, registrovány a správně uloženy.

Navíc každá společnost navštěvují vždy zákazníci, zákazníci nebo partneři a musí být správně distribuována, aby se lidé dostali k osobě, kterou potřebují. Všechny informace pocházející zvenčí přijímá také správce kanceláře, jehož úkolem je správně distribuovat data mezi jednotkami.

Pracovník daného povolání také komunikuje s lidmi, kteří přišli do organizace jako první. A někdy je právě tento kontakt dostačující a není třeba rozptýlit lidi s vyššími postaveními. Správce kanceláře může poskytnout informace, které návštěvník potřebuje, nebo doklad. Potřebujete-li kontakt s jinými lidmi, určíte vhodný čas pro každého, kdo dostane.

Okamžité povinnosti

Takže jsme zjistili, kdo je správcem kanceláře. Povinnosti:

1. Práce s příchozí a odchozí dokumentací. Systémováním všech příchozích dopisů (elektronických i pravidelných) může poskytnout potřebné odpovědi. Pokud se jedná o kompetenci jiných osob, přejděte na příslušnou službu.
2. Je to spojení mezi návštěvníky a šéfy. Registruje návštěvníky, dělá schůzky, pomáhá při řešení primárních problémů.
3. Veškeré telefonní hovory a faxy jsou také nejprve u správce kanceláře.
4. Připravuje potřebné dokumenty, jako jsou např. Příkazy, předpisy, výpisy.
5. Shromažďuje potřebné informace a zpracovává zprávy, připravuje analytické zprávy.
6. Příprava na setkání a konference je také součástí jeho působnosti.
7. Odpovídá za kancelářské vybavení se všemi potřebnými doplňky. Proto udržuje rutinní záznam o přítomnosti a potřebě hmotných hodnot. Podílí se na nákupu a akceptaci bohatství.

Správce kanceláře, jehož povinnosti jsou velmi rozmanité, je ve skutečnosti "mistrem" kanceláře. Hodně práce leží na ramenou a celá práce instituce může selhat bez řádného a kompetentního vedení.

Jak se má stát prázdné místo?

Chcete-li získat práci, musíte vědět první a ukázat zaměstnavateli, kdo jste. Za tímto účelem se používají různé dotazníky a životopisy.

Obnovení kancelářského ředitele, stejně jako jiného zaměstnance kanceláře, musí obsahovat základní body, na které se věnuje pozornost.

Hlavní body souhrnu

1. Celé jméno
2. Kontaktní údaje.
3. Vzdělávání
4. Zkušenosti a úspěchy.
5. Osobnost.

Je žádoucí přidat něco z hlavních bodů. Měli byste se pokoušet zajímat potenciálního zaměstnavatele, abyste z celkové hmotnosti si vybral.

Ačkoli se taková práce může zdát nudná sama o sobě, manažer kanceláře se nezamkne rutinou. Kreativita a soběstačnost se očekává od osoby v této pozici, proto okamžitě věnuje pozornost příslušnému shrnutí.

Představujeme se

• Obnovení manažera kanceláře by samozřejmě mělo obsahovat hlavní body známé všem. Ale i monotónní dotazník je už všichni unavený. Je obzvlášť nebezpečné používat klišé, které byly obtěžovány.
• Shrnutí - toto není nic jako samo-propagace. A ředitel kanceláře je celá organizace. Za tím účelem musíte nejprve představit sebe.
• Vypracují dotazníky, obvykle na počítači, a proto by měly být krásně zdobené. Doporučuje se vytvářet titulky, každý nápad přidělit samostatný odstavec. Tímto ukážete svou schopnost jasně a logicky přemýšlet.
• Neměli byste se zapojovat do dlouhých vět, zpravidla nečíst do konce a přejít k jinému.
• Nebojte se psát o vašich zálibách, ale nenechávejte je na půl strany.
• Nicméně hlavním úkolem správce kanceláře je dostupnost gramotnosti, srozumitelnosti a důslednosti, a proto se píše životopis, psát bez chyb, stručně a do bodu.
• Popisuje vaše osobní kvality Nezapomeňte, že správce kanceláře musí být společenský, schopen nalézt kontakt s jakoukoli osobou a současně být přátelský.

Jaké vzdělání je potřeba

Abyste získali práci jako správce kanceláře, je nejlepší mít vyšší ekonomické vzdělání. Ale i když nemáte ekonomickou univerzitu a pozice přitahuje, můžete získat školení o speciálních kurzech. V každém případě vysokoškolské vzdělávání vždy oceňuje zaměstnavatel více než sekundární, ne-li ekonomické.

Mnoho společností má také požadavky na jazykové dovednosti. Současně, jak volná komunikace, tak i čtení dokumentů, je jejich překlad důležitý.

Manažer kanceláře je samozřejmě povinen porozumět kancelářskému vybavení a dokonale disponovat počítačovými programy potřebnými pro práci.

Vzhledem k tomu, že funkce vedoucího kanceláře vyžaduje přípravu a přípravu různých dokumentů, je zapotřebí základní znalosti judikatury.

A pokud máte kurzy v psychologii, zvyšuje se to jen šance na zaměstnání. Koneckonců, zaměstnanec v této pozici komunikuje hodně a je vyzván, aby vyřešil mnoho sporných situací a konfliktů.

Sekretář nebo vedoucí kanceláře: jaký je rozdíl

Po práci jako "sekretářka" může manažer kanceláře pokračovat v kariéře. Jaký je rozdíl a jaké jsou rozdíly mezi prací těchto dvou lidí? Podívejme se.

Jste sekretářka, pokud:

• Přijměte telefonní hovory.
• Vedou záznamy o případech, schůzích a plánech vedoucího organizace.
• Zabývá se objednáváním a vydáváním povolení.
• Jste zodpovědní za letenky, hotelové rezervace atd.
• Připravte pozorovatele čaje a kávy a návštěvníky.
• Přijměte příchozí dokumentaci a přerozdělujte ji.

Proč tedy potřebujete správce kanceláře?

Jedná se o druh posílení kariérního žebříčku. Obecně platí, že ve velkých organizacích existuje několik vedoucích pracovníků a tudíž sekretáři. Předpokládaná rozsáhlá práce. Vedoucí kanceláře je odpovědný za ně a koordinuje jejich činnost.

Kromě toho koordinuje práci juniorského personálu, jako jsou dělníci, čističe. Pokud má společnost jen několik vozů, jsou jízdci podřízeni.

Na ramenou kancelářského manažera kancelářské vybavení: nákup, zrušení a uzavření dodávek.