Kancelářská práce v podniku. Nomenklatura je to?

Ve své práci se každý podnik zabývá množstvím dokumentů a dokumentů. Jejich jasná klasifikace je nezbytná pro systematizaci, kontrolu a také pro efektivní rozhodování. Koneckonců, pokud účetní oddělení nebo personální oddělení jednoduše sestavily dokumenty, aniž by jim bylo přiděleno číslo a datum, pak by bylo jednoduše nemožné vyřídit objednávky a zprávy. Abychom rychle nalezli v archivu určitého případu, potřebujeme jediný adresář, což je nomenklatura případů. Nomenklatura je sestavený seznam všech očíslovaných případů.

Účel nomenklatury v podniku

Bez jasné systematizace v archivech by vznikl chaos. Vzhledem k tomu, že nomenklatura je důležitou součástí práce jakéhokoli podniku, je důležité určit jeho hodnotu.

1. Nejprve je možné rychle vyhledat požadovaný případ pomocí jeho sériového čísla nebo data registrace. Veškeré informace o tom, kde je tento nebo ten papír umístěn, naleznete v adresáři, kde je vše seskupeno podle určitého atributu.
2. Nomenklatura se používá k přiřazení konkrétního poznávacího štítku k dokumentu podle jeho atributu. Například vše příkazy k propuštění může začít s písmeny PU a hlášení k daně - ON.
3. Nomenklatura je hlavním kritériem při výběru dokumentů, které je třeba archivovat. Také informace o nomenklatuře lze použít ke zničení dokumentace, pokud její platnost vypršela.
4. Bez této systematizace by nebylo možné ukládat dočasné soubory. Budou muset neustále popisovat to, co zabere hodně času.
5. Nezbytné v archivech.

Druhy nomenklatury

Nomenklatura případů může být prezentována ve třech formách: typické, příkladné a individuální.

Typické použití všech stejných typů podniků, například ze stejného odvětví. Nevztahuje se však na všechny tyto podniky a je regulačním dokumentem.

Přibližné je doporučení pro organizace zabývající se jednotlivými průmyslovými aktivitami.

Tyto dva typy jsou vyvíjeny. veřejných služeb kancelářské práce a jsou vyžadovány pro použití. Nejčastěji se jedná o názvy, okruhy dokumentů. Zřídkakdy lze provést určité úpravy specifik podniku.

Jednotlivá nomenklatura záležitostí se vyvíjí výhradně v rámci organizace. Používá se pouze pro interní dokumentaci.

Vypracování seznamu klasifikací

Pokud nově vytvořený podnik nemá nomenklaturu instituce, doporučuje se co nejdříve začít sestavit knihu a klasifikační seznam. To lze provést dvěma způsoby: svěřit realizaci personální služby nebo externí organizaci specializující se na vedení záznamů.

V prvním případě je významnou výhodou, že můžete vyvinout nomenklaturu výlučně pro podnik s ohledem na specifika výroby a individuální charakteristiky. Velkou nevýhodou však není, že všichni HR odborníci vědí, jak tuto práci řádně organizovat. V tomto procesu můžete udělat mnoho chyb, které povedou ke ztrátě důležitých dokumentů.

Druhou možností je pozvat profesionální úředníky a zaplatit jim poplatek za sestavení nomenklatury. Mínus - musíte vynaložit peníze. Plus - práce bude provedena efektivně a rychle.

Stupně formace

Při sestavování seznamu dokumentů je nutné projít několika hlavními etapami, bez nichž nebude nomenklatura organizace kvalitativně provedena a nemůže být použita.

1. V první fázi je nomenklatura podepsána zaměstnancem odpovědným za archiv.

2. Vedoucí záznamové služby by se měl seznámit s připravenými materiály a, pokud vše odpovídá normám, podepište.

3. Potom se odborná komise podniku dohodne na nomenklatuře. Po schůzce je vypracován protokol.

4. Poté je hotová nomenklatura odeslána k přezkoumání komise pro ověření odbornosti příslušné archivní organizace. Toto by mělo být provedeno jednou za 5 let (tato fáze se nevztahuje na organizace, které se nepředávají do státu k uložení).

5. A konečný dotek - podpis vedoucího organizace na krku schválení.

Po úspěšném dokončení všech pěti bodů je nomenklatura připravena k použití.

Příklad sestavení nomenklatury

Vzhledem k tomu, že nomenklatura je seznam dokumentů sestavených určitým způsobem, má typickou strukturu. Podívejme se například na to, jak by měla vypadat klasifikace v papírové nebo elektronické podobě:

Celkový pohled na nomenklaturu je uveden na obrázku:

Na konci roku je vyplněn samostatný sloupec se záznamy o celkovém počtu zahájených případů převedených do archivu, které byly zničeny.