Telefonní zpráva - co to je?

Moderní technologie vám umožňují rychle a efektivně přenášet jakékoli informace, takže telefonní zpráva není dnes nejpopulárnějším typem zprávy. Nicméně tato metoda informování je stále relevantní. K čemu slouží telefonní zpráva? Jak přijímat a uspořádat takovou telefonní zprávu?

Co to je?

Co je telefonní zpráva? Jedná se o metodu rychlého přenosu servisní zprávy telefonicky. Jak se tato metoda informování liší od jednoduchého telefonního hovoru? Za prvé, skutečnost, že příjem a přenos, jakož i další ukládání by měly být řádně dokumentovány a registrovány. Pouze v tomto případě může být zpráva považována za telefonní zprávu a má právní platnost.

Informace, které telefonní zpráva může obsahovat, je oznámení, obchodní zpráva nebo objednávka od vedení (nadřazená organizace). Možnost oznamování tímto způsobem je stanovena nejen v pravidlech (pokynech) podnikového toku dokumentů, ale také v legislativních aktech upravujících řízení ve věcech soudních řízení (APC a RF CPC). Telefonická zpráva tedy není pouze rozhovorem, ale krátkou a extrémně přístupnou formou přenosu informací o službě.

Jaké informace mohu poslat telefonicky?

Zpravidla je s pomocí telefonní zprávy obvyklé přenášet informace a dotazy potřebné pro rychlé řešení problémů výroby a organizaci pracovního procesu:

• Informace o jmenování, zrušení, převodu času a data události. Tato kategorie zahrnuje oznámení o místě a době soudního jednání, které stanoví procesní pravidla.
• Žádosti o naléhavé poskytování informací, podávání zpráv a tak dále.
• Pozvánky na akce: setkání, konference, metodické asociace a tak dále.

• Žádosti a návrhy delegovat zástupce organizace na služební cesty, v terénní práci.
• Souhrnné zprávy, výsledky výzkumu, průzkumy a další.

Jak poslat telefonní zprávu?

Jak správně odeslat oznámení o telefonním hovoru? Příprava a přenos informací tímto způsobem zahrnuje následující kroky:

• Příprava konceptu. Budete muset napsat text budoucí telefonní zprávy. Musí být napsána v přístupném, stručném jazyce, vyhýbat se složitým, slangům nebo zjevně společným řečům, nejednoznačnosti, obtížné vyslovovat fráze. Hlasitost textu by neměla obsahovat více než 50 slov. V případě potřeby se telefonní zpráva dohodne s osobou, jejíž jménem jsou informace předávány.
• Telefonická zpráva je vydávána v souladu s pravidly rozesílání dokumentů stanovenými v organizaci: na papíře s přidělením data a pořadovým číslem. Osoba, v jejíž šíři je zpráva odeslána, by si měla přečíst a podepsat telefonní zprávu.
• V situaci, kdy je zpráva odeslána několika předplatitelům, je kromě telefonní zprávy vytvořena seznamová aplikace s názvem a telefonním číslem každé organizace.

• Telefonní zpráva je registrována ve zvláštním časopise (pokud je v organizaci uložena) nebo v odchozí korespondenci.
• Přenos telefonní zprávy: Chcete-li zavolat účastníkovi, požádat o přijetí telefonní zprávy a uvést úplné jméno. a jejich postavení a osobu, jménem které jsou informace předávány, vaše telefonní číslo.
• Jasně a čitelně diktuje text telefonní zprávy. Požádejte účastníka, aby zopakoval přehrávání, aby se zabránilo chybám při přenosu.
• Zjistěte a zaznamenávejte příchozí číslo, pod kterým je telefonní zpráva zaregistrována v organizaci účastníka.

Jak na to?

Jak se přijímá telefonní zpráva? Tento proces zahrnuje doslovný záznam zprávy, následný návrh a registraci v souladu s pravidly platnými v organizaci, jakož i okamžitý přenos přijaté zprávy do práce.

• Po přijetí telefonické žádosti o přijetí telefonní zprávy je zapotřebí vytvořit předlohu, tj. Doslovně napsat nebo zkopírovat přenášený text do počítače.
• Ověřte správnost zaznamenané zprávy, tj. Přečtěte text pracovníkovi, který posílá telefonní zprávu.
• Chcete-li od volajícího zjistit jméno, pozici osoby, za kterou je zpráva předána, odchozí číslo, pod kterým je telefonní zpráva registrována, a informace o zaměstnance, který vysílá informace (pozici a jméno).
• Nahlásit příchozí číslo, pod kterým je telefonní zpráva registrována v hostitelské organizaci, stejně jako pozice a celé jméno zaměstnanec, který obdržel telefonní zprávu.
• Poté je nutné vytisknout přijaté informace v formulář formuláře a zaregistrujte se (příkladný telefonogram je uveden níže).

Obecné požadavky na registraci

V současné době existují pouze doporučení, jak uspořádat telefonní zprávu, takže pravidla pro přenos a příjem telefonní zprávy jsou stanovena instrukcemi pro správu záznamů přijatých v organizaci. Existují obecné požadavky, podle nichž by měla být napsána telefonní zpráva:

• Přijatá zpráva je vydána buď na samostatném prázdném listu nebo na zvláštním formuláři schváleném organizací. V hostitelské organizaci je povoleno schvalovat instrukce "Protokol příjmu telefonu" obsahující oddíly pro zaznamenávání všech potřebných informací o tomto typu informací. Samotná telefonní zpráva je zadána přímo do žurnálu, jejíž vzorek lze vidět v článku, přičemž není požadován žádný další formulář ve formě formuláře.
• Právní platnost dokladu je potvrzena povinnými náležitostmi: příchozí a odchozí registrační čísla, informace o osobě, která zaslala telefonní zprávu a přijala ji (místo, celé jméno, osobní podpis). Navíc byste měli specifikovat název organizace od místa odeslání telefonní zprávy a datum přijetí.
• Konkrétní čas přijetí informací může být také uveden ve formuláři.
• Datum telefonní zprávy je den, kdy byla zpráva přijata odběratelem (pokud není schváleno jinak kancelářské pracovní pokyny organizace).

Kdo by měl podepsat?

Zpravidla se telefonní zpráva sestavuje v jedné kopii (jiný počet kopií může být schválen instrukcí pro administrativní práci organizace) a není předán organizaci účastníka na papíře. V tomto ohledu může vzniknout otázka: jak by měl dokument podepsat zaměstnanci, kteří obdrželi a předali takovou zprávu, a také osoby, v jejichž zastoupení jsou informace předávány?

Při podávání telefonní zprávy zaměstnancem vysílající organizace dokument plně uvádí podrobnosti pro uvedení tří podpisů:

• zprávu.
• přijala zprávu;
• úředníka jménem kterého je posílána telefonní zpráva.

V tomto případě podepisují dokument pouze úředníci organizace předávající telefonní zprávu. Příjemce dělá jeho kopii podobným způsobem, ale pouze přijímající zaměstnanec jej podepíše.

Registrace

Při registraci telefonních zpráv byste měli být také řízeni pravidly schválenými standardním pokynem pro administrativní práci organizace. Není-li postup přiřazování čísla tomuto typu dokumentu regulován, jsou možné následující možnosti:

• Nejčastějším a nejčastějším způsobem je zaznamenávat přijaté telefonní zprávy do obecného deníku příchozí korespondence. Povoleno se sériovým registračním číslem je přiřazení abecedního indexu označujícího tento typ korespondence.
• Vytvořte samostatný deník v organizaci, ve které bude registrace telefonních zpráv prováděna odděleně.

Jak a kolik telefonních zpráv je uloženo?

Podle aktuálně existujících seznamů, které upravují postup a podmínky ukládání archivovaných dokumentů, by měl být protokol zaznamenávající odchozí nebo příchozí telefonní zprávy uchováván v archivu organizace po dobu 3 let. U samotných telefonních záznamů není jasné uspořádání skladování. Řízení organizace má proto právo nezávisle rozhodovat o tom, jak předat dokončené telefonní zprávy archivnímu úložišti. Je přípustné například podat dokument pro případy, které souvisejí s předmětem přenášených informací, a poté je archivovat způsobem, který je vhodný pro ukládání případů tohoto typu.