Pravidla obchodní korespondence: příklady. Elektronická obchodní korespondence: pravidla registrace a údržby

Úspěch v činnosti jakékoli organizace, obchodní společnosti nebo podniku je neoddělitelně spojen s kulturou chování a etikety. Veškerá jednání hlavy, zaměstnanci by měli vždy vzít v úvahu dobrá pravidla a přizpůsobit situaci.

Jednou z nejdůležitějších částí etikety je obchodní korespondence.

Odhaduje se, že téměř 50% času v práci se týkalo znalosti z příspěvků, pošty. Je to však nezbytné, protože kompetentní obchodní korespondence může výrazně zvýšit obrat společnosti, urychlit interakci různých služeb a oddělení.

Samozřejmě, že zde jsou některé šablony a v tomto článku budou určitě diskutovány. Pravidla obchodní korespondence jsou již dlouho standardizována. Stávající GOST R.6.30-2003 vám pomůže správně umístit text na list, navrhnout způsob, jak vytvořit odsazení, okraje, písma. Obchodní korespondence se vyznačuje jednotností a opakovatelností řečových obratů.

Každé písmeno je ale individuální. Velký otisk na něj ukládá totožnost odesílatele, jeho postavení, situaci a adresáta. Do určité míry je obchodní korespondence kombinací tvořivosti a tvrdé práce.

Druhy obchodní korespondence

Oběžná dokumentace se provádí na papíře a e-mailem.

Veškerá korespondence v podniku může být rozdělena do následujících skupin:

- oficiální / neoficiální korespondence;

- interní a externí.

Oficiální korespondence zahrnují obchodní nabídky, děkuji a záruční dopisy, obchodní dohody, objednávky na podnik, úřední povinnosti, dotazy, požadavky, nároky.

Neformální korespondence zahrnuje různé gratulace od obchodních partnerů, zákazníků, zaměstnanců; soustrast, ospravedlnění, pozvánky a poděkování.

Interní dokumenty se používají pouze mezi jednotlivými odděleními jednoho podniku a externí dokumenty jsou mimo jeho rozsah.

Pravidla pro obchodní korespondenci: Interní obsah

Hlavním požadavkem je stručnost a kapacita dopisů. Nerozebírejte text na několika stránkách. Nejlepší možností je zůstat v jednom.

Pravidla obchodní korespondence vyžadují vyloučení komplexních, nepochopitelných, cizích a vysoce specializovaných slov a výrazů z textu. Všechny návrhy by měly být krátké, s hlavními myšlenkami autora a bez "vody".

Vyhněte se nejednoznačným výkladům v písmenu, jinak v případě sporu bude obtížnější bránit svůj názor a dokázat, že máte na mysli určitou frázi.

Pravidla pro formalizaci obchodní korespondence vyžadují, aby spisovatel vyzval adresáta křestním jménem, ​​před kterým je označeno "Vážení ...". A ujistěte se, že "vy," i když je dobré přátelství s příjemcem dopisu.

V úvodu je vedle zadání jména a příjmení napsán hlavní účel zprávy. Příklady obchodní korespondence známe dostatečně šablony a razítka pro takové případy: "V souvislosti s předchozím dopisem ...", "Připomínáme vám ...", "Informujeme ..." a další.

Nepříznivá odpověď příjemce (zamítnutí návrhu, ze spolupráce) zjemňuje frázi: "Bohužel nemůžeme použít navrhované podmínky ..." nebo podobně.

Externí design papíru

Každé obchodní dopis musí být napsán na hlavičkovém papíru společnosti s podrobnostmi o firmě a všemi kontaktními údaji.

Nezapomeňte uvést přesný datum dokumentu.

V pravém horním rohu listu jsou obsazeny iniciály adresáta a adresa přijímajícího podniku.

Rozdělit text do sémantických odstavců, aby bylo pro čtenáře snadnější pochopit a vnímat. Ne více než 4-5 řádků.

Napište všechna slova velkými písmeny - špatnou formou.

K dopisu lze připojit dokumenty. V tomto případě jsou uvedeny v samostatném řádku v levé dolní části listu. Pro obchodní etiketu musí být odpověď na dopis přijata do 10 dnů. Pokud problém vyžaduje více času k vyřešení, adresát musí o tom informovat.

Po napsání zkontrolujte, zda text znovu pečlivě zkontrolujte, zda chyby jsou jak pravopisné, tak gramatické. Pokud máte čas, stojí za to odložit dopis a vrátit se k němu později. Zpravidla se vyskytnou nepřesnosti, které nejdříve nejsou zaznamenány. Nejdůležitější takové rady v případě odpovědi na stížnost klienta. Neměli byste ani obtěžovat člověka s negramotně složeným dopisem.

Je-li dokument napsán a několikrát zkontrolován, vytiskněte jej papírový formát A4. Tato velikost se standardně používá pro jakoukoli korespondenci, i když samotný text zaujme pouze polovinu listu.

Před tiskem zkontrolujte inkoust v tiskárně, abyste zabránili rozmazání a vyčerpání výstupu.

V některých případech můžete svou vizitku připojit k dokumentu a přiložit tištěný list k průhlednému souboru.

Podniková obálka s firemním logem je také považována za dobrou formu.

Pravidla vedení obchodní korespondence v neformálním letadle jsou často mnohem citlivější než v obchodních dokladech a méně otiskl. Zkratky, použití barevných adjektiv jsou vhodné například v gratulacích: úžasné, sympatické, laskavé.

Obchodní e-maily

Skutečnost, že neposíláte korespondenci v obálce prostřednictvím poštovní sítě, by neměla být uvolňující. V těchto případech platí pravidla obchodní korespondence.

Kompetentní a správné elektronické obchodní zprávy vytvářejí pozitivní obraz jak společnosti, tak určité osoby. Reputace v obchodě stojí hodně!

Základní pravidla korespondence e-mailem

Použijte svou e-mailovou adresu pouze pro zamýšlený účel.

Mějte na paměti název poštovní schránky. Nedovolte práci nesprávných názvů, například "baby", "supermen", a to i v případě, že jsou uvedeny v angličtině.

Vždy vyplňte sloupec "předmět", jinak se váš dopis může dostat do spamu. Popisy jako "plán", "seznam", "obchodní nabídka", "zpráva" nebudou fungovat. V doručené poště příjemce může být spousta podobných dopisů. Zadejte co nejpřesněji, o čem je vaše zpráva. Nepoužívejte více než pět slov. Napište téma s velká písmena. Na konec není třeba dát bod.

Pokud odešlete odpověď na dopis, který jste obdrželi dříve, nezapomeňte vymazat nápis "Re" v předmětu.

Komunikační styl

Mějte formát obchodního dopisu. Odstraňte ohrožující, žobrá, mandatorní tón.

Pravidla elektronické obchodní korespondence neumožňují použití smajlíků, velké množství dotazů nebo vykřičníky v textu.

Buďte zdvořilí. Povinné pozdravy na začátku a rozloučení s partnerem na konci jsou dobrým tónem. Například "upřímně ..." nebo tak: "Vaše upřímně ...".

Podnikový e-mail a jeho "zlaté pravidlo": ve stejné zprávě nemíchejte několik různých témat. Je lepší odeslat sérii dopisů.

E-mail by měl být dvakrát tak krátký jako první.

Práce s přílohami

Pokud je k přenosu příliš mnoho informací, nedávejte vše v těle dopisu, ale připojte jej k samostatným dokumentům v příloze.

Pro pohodlí příjemce přejmenujte dokumenty, které jste připravili, na srozumitelné názvy. To bude ukazovat váš zájem a zvítězit. Přemýšlejte o tom, kolik pracovních složek má příjemce v počítači a jak vyhledá váš dopis mezi nimi.

Nezapomeňte nahlásit soubory odesílané příjemci, aby je nepovažoval za náhodný virus. Archivovat hromadné dokumenty.

A nejlépe ze všech, příliš velké přílohy (od 200 kB) by měly být zasílány jinými prostředky, například prostřednictvím ftp serveru.

Formáty jako COM, EXE, CMD, PIF a řada dalších, některé poštovní servery neumožňují a blokují.

Pokud by bylo více příjemců vašeho dopisu, nebuďte líní pokaždé, když odstraníte všechny důkazy o hromadné přepravě. Taková nadbytečná informace není adresátovi vůbec potřebná. Pomůžete týmu "skrytou kopii".

Pravidla pro vedení obchodní korespondence e-mailem vyžadují informování druhé strany o přijetí korespondence. Pokud v tuto chvíli není možnost odpovědět, informujte účastníka. Uchovávejte si historii korespondence, abyste se vyhnuli dalším otázkám a řízením.

Pokud je důležité a naléhavost odpovědi umožněno dodatečně upozornit příjemce prostřednictvím telefonu, Skype nebo "ICQ". Pokud po dosažení tohoto pozitivního výsledku nelze znovu připomenout.

Tam jsou často případy, kdy, když je požadován dokument, prázdné písmeno s připojeným souborem odpovídá. To je nepřijatelné. Příklady obchodní korespondence zahrnují povinné umístění relevantních informací do dokumentu. Například: "Posílám potřebné údaje na váš požadavek."

Nezapomeňte uvést souřadnice na konci písmena: všechny dostupné metody komunikace, pozice, webové stránky společnosti, odkazy na sociální sítě.

Při psaní kontaktů do organizace poskytněte co nejvíce informací - telefon s kódem města, adresu s indexem. Koneckonců, vaše komunikace probíhá nejen s obyvateli vašeho regionu. Se všemi daty budete snadněji kontaktovat.

A poslední pravidlo: kdo zahájil korespondenci, musí ukončit elektronický dialog.

Závěr

Obchodní korespondence je choulostivá záležitost. Někdy je jeden pohled dostatečný k tomu, aby vytvořil určitý názor na osobu a organizaci, kterou zastupuje. Znalost pravidel obchodního psaní může značně pomoci ve vaší kariéře.