Asistent tajemníka: popis práce, povinnosti a povinnosti

Sekretářka - jedna z nejběžnějších volných pracovních míst. Každá společnost vyžaduje osobu, která ví, jak poslat fax, správné zprávy, uspořádat schůzky a plán úřadů. V souvislosti s četnými povinnostmi je třeba před podáním žádosti o zaměstnání zjistit, jaký je popis práce asistenta tajemníka.

Kdo je sekretářka recepce?

Tajemník - nepostradatelný asistent v každé kanceláři. Tento příspěvek zahrnuje úředníka, osobní asistenta a recepční. Sekretář-poradce se zabývá řízením dokumentů společnosti, sleduje ukládání a používání dokumentů. Jak se toto povolání objevilo?

Vznikl během aktivní reformní činnosti Petra Velikého, který představil takovou představu jako "sekretářskou kancelář". Nejprve to byli právě úředníci, kteří se podíleli na počítání a číslování příchozích dopisů. Počátkem 20. století se rozšířilo povolání sekretářky a do roku 1875 bylo možné v mnoha evropských a amerických městech získat speciální kurzy pro písaře. S vynálezem psacího stroje v roce 1880 povolání postupně získalo ženskou tvář. Na konci první světové války bylo téměř nemožné nalézt sekretářku. V té době byla jednou z mála profesí, které jsou pro ženy k dispozici. Nejambicióznější z nich absolvoval kurzy a přijal práci ve firmách a kancelářích po celém světě. Byli respektováni a jejich práce byla dobře zaplacena. Postavení asistenta tajemníka bylo jedním z prvních kroků směrem k emancipaci žen.

V současné době tato profese již ztratila svou bývalou prestiž, ale poptávka po kancelářských pracovnících je stále vysoká. Nejnovější jsou dálkové sekretářky, jejichž přítomnost nemusí být ani v kanceláři. Služby asistentů online jsou využívány mnoha online platformami, které potřebují podporovat komunikaci se zákazníky.

Odpovědnosti náměstka ministra

Existuje mnoho vtipů a slov o sekretářcích mezi lidmi. Ale i přes svou špatnou pověst, pracovní povinnosti Asistent tajemníka. Pokud chcete pracovat v této specialitě, nebudete to dělat bez disciplíny, zodpovědnosti a určitých znalostí. Jaká je odpovědnost takového zaměstnance?

• Vedení záznamů: na ramenou žen je obtížný úkol důkladně kontrolovat všechny dokumenty a udržovat je v pořádku. Pomoc může být zapotřebí pro všechny zaměstnance společnosti, a zpravidla ve velkých firmách je několik lidí najímáno na místo asistenta tajemníka.
• Organizace schůzek, výletů, setkání: tajemník musí být vždy informován o všech zprávách a průběžně informován. Obvykle nejen koordinuje pracovní plán vedení, ale také připravuje pracovní cesty a obchodní jednání.
• Přijímání telefonních hovorů: přímá odpovědnost zaměstnance zahrnuje komunikaci se zákazníky, partnery a dalšími osobami.
• Příjem návštěvníků: reprezentativní vzhled pro tuto profesi je velmi důležitý, protože často se jedná o sekretářku.
• Objednejte papírnictví a další kancelářské obživy.
• Vyřizování žádostí o vedení. V některých společnostech tento článek trvá většinu času. Proto získání zaměstnání, musíte okamžitě diskutovat s budoucím šéfem o rozsahu svých povinností.

Jak vidíte, odpovědnost asistenta tajemníka je poměrně vysoká. Seznam požadavků také vyvolává úctu. Jaké vlastnosti má mít sekretářka, aby byl najat?

Požadavky na tuto práci

• Dobré znalosti počítačů a vysoká rychlost tisku. Moderní systémy nahradily staré psací stroje, ale základní ustanovení popisu práce sekretáře-asistent zůstala stejná: schopnost zvládnout kancelářské vybavení a rychlost psaní.
• Reprezentativní vzhled: zákon Ruské federace zakazuje jakoukoli diskriminaci na základě rasy, pohlaví nebo věku při náboru zaměstnanců. Ale čistý a uklizený vzhled, zdvořilý projev a schopnost podporovat rozhovor budou vaší nepochybnou výhodou.
• Přesnost a organizace: tyto vlastnosti nebudou zasahovat do jiných odborníků, ale pro sekretáře jsou obzvláště důležité.
• Sekundární speciální vzdělání nebo vyšší.
• Některé úlohy mohou vyžadovat znalost angličtiny. Zvláštní pozornost věnuje tomuto zájmu ve velkých firmách.

Práva zaměstnanců

Pracovat jako sekretářka znamená velkou zodpovědnost, ale existují zaměstnanci a práva, která mohou chránit v případě porušení svých nadřízených.

• Tajemník má právo požadovat a přijímat informace potřebné pro správné plnění svých povinností.
• Zaměstnavatel musí zaměstnanci poskytnout podmínky pro zpracování a uchovávání dokumentů.
• Pomocný sekretář může předložit návrhy na zlepšení pracovního procesu. V rámci svých popisů práce může také samostatně rozhodovat.
• Ředitel-referent může přeskočit práci ze zdravotních důvodů a zhoršení zdraví.

Profesní povolání je podle statistik jedním z nejdůležitějších na trhu: pracovníci jsou často po hodinách odešli. Pokud znáte své práva a povinnosti, může zaměstnanec jednat ve svém vlastním zájmu ve prospěch společnosti.

Jaké vzdělání potřebujete k získání této práce?

Popis práce asistenta tajemníka uvádí, že žadatel musí mít vyšší nebo sekundární speciální vzdělání a pracovní praxi nejméně jeden rok. Pokud ještě nemáte zkušenosti, nejste obeznámeni s kancelářskými programy a nejste si jisti, že budete psát, můžete absolvovat speciální kurzy asistentů, v nichž budete vyučováni, jak provádět obchodní korespondenci a používat počítač na úrovni sebejistého uživatele. Všechny tyto znalosti můžete získat sami pomocí informací v knihách nebo na internetu. Trochu praxe - a budete určitě přijati do společnosti, která potřebuje takového specialisty.

Kde najít práci?

Funkci asistenta tajemníka je téměř v každé společnosti. Trh práce je plný různých nabídek, mezi něž najdete možnost s vhodnou dostupností a mzdami. Mějte však na paměti, že konkurence v této oblasti je také vysoká. Chcete-li získat místo, musíte se postavit mezi desítky dalších žadatelů. Kromě toho v malých firmách nejsou povinnosti správního asistenta často jasně regulovány a zaměstnanec musí vykonávat spoustu rozmanitých prací. Chcete-li tomu zabránit, vyberte si velkou společnost, jsou to obvykle jasně definované rámce vašich povinností. Pokud nemáte takovou příležitost, prostě se podrobně zabývejte všemi povinnostmi, které musíte vykonávat na novém pracovišti.

Kolik se dostávají úředníci?

Průměrný plat profesionálních sekretářů se pohybuje od 25 do 45 tisíc rublů. Výkonní asistenti obvykle dostanou trochu víc než úředníci. Navíc mohou asistenti sekretářky během své práce osvojit jedinečnou zkušenost s prací s nadřízenými. Zaměstnanec začínající je nepravděpodobné, že obdrží plat vyšší než 25 000 rublů, dokonce i v tak velkých městech jako je Petrohrad a Moskva. Ale s nárůstem zkušeností a znalostí se bude zvyšovat i platová míra.

Odborná rada

Je mnohem jednodušší získat práci jako sekretářka, pokud víte, co se na rozhovorech vyžaduje. Schopnost pracovat s programy Word a Excel je rozhodující při podání žádosti o zaměstnání. Bude vyžadovat vysokorychlostní tisk. Na internetu najdete speciální programy pro výuku slepého psaní, což výrazně snižuje dobu psaní. Pro rychlejší nábor je užitečné aktualizovat svůj životopis na webových stránkách pro hledání práce a rozhovory pro přípravu malého portfolia s popisem vašich schopností a schopností.

Oblékání na setkání s potenciálním zaměstnavatelem je nezbytné v přísném kancelářském obleku tmavých odstínů. Okamžitě nastaví tón pro setkání a ukáže vám to jako odpovědného a profesionálního zaměstnance. Pokud žádáte o pozici asistenta manažera, nezapomeňte, že byste se měli v tomto případě chovat velmi pečlivě. Před rozhovorem si prohlédněte historii společnosti. Zaměstnavatel uvidí, že jste důkladně připraveni na schůzku a vyhneme se mnoha neprůstřelným skusům.

Výsledky

Navzdory dlouhému seznamu povinností a požadavků pro asistenty sekretáře může každý tuto práci zvládnout. S řádnou přípravou k předání rozhovoru není také obtížné. A i když nemáte zkušenosti, nezoufejte, zkuste začít v malé společnosti. Podle jednoduchých pravidel můžete pracovat v oblasti kancelářské práce.