Obchodní jednání. Vedení obchodních jednání. Příprava obchodních jednání

Obchodní jednání jsou nejdůležitější součástí podnikání. Zručnost budování konstruktivní komunikace v podnikání je jednou z významných konkurenčních výhod. Jaké jsou tajemství úspěšných obchodních jednání? Jaká je jejich struktura a rysy přípravy pro ně?

Definice obchodních jednání

Obchodní jednání podle společné definice mezi ruskými odborníky je postup zahrnující dvě nebo více stran, které mají statut obchodních organizací, podnikatelů nebo úředníků, jejichž cílem je vyřešit současné nebo budoucí otázky spolupráce v rámci partnerství nebo najít kompromis ve sporu. Komunikace, společnosti nebo podnikatelé se snaží o společné rozhodnutí. Předpokládá se, že pro každou stranu by měla být optimální.

Obchodní jednání probíhají v případě, že kontroverzní problém nelze vyřešit dostupnými prostředky. Na druhé straně není potřeba jejich organizace vzniknout, pokud vedoucí postavení předem vyřeší nekonzistentní situaci, zkoumá například legislativní zdroje nebo již podepsané dohody.

Klasifikace jednání

Rusí odborníci identifikují následující hlavní typy obchodních jednání.

• Za prvé, jde o sdělení, ve kterých se diskutuje o nuáních týkajících se rozšíření stávajících dohod v současných podmínkách.
• Za druhé, jedná se o jednání, během něhož se má diskutovat o podmínkách pro pokračování spolupráce v nových podmínkách.
• Zatřetí, je to komunikace mezi stranami, které dříve neuzavřely žádné dohody.
• Za čtvrté, obchodní jednání mohou znamenat obnovení již existujících dohod.
• Za páté, předmět relevantních sdělení může souviset s ukončením stávajících dohod za podmínek přijatelných pro obě strany.

Samozřejmě, že druhy obchodních jednání lze klasifikovat z jiných důvodů. Někteří experti se domnívají, že například tento typ komunikace může být rozdělen podle stupně důležitosti klíčového tématu. Takže například jednání jsou zařazena do strategických, kde jsou vyřešeny otázky, které určují další rozvoj celého podnikání, a situační, kde se diskutuje o jednotlivých nuancích přijatého společného kurzu. Někteří odborníci identifikují individuální a kolektivní vyjednávání. V rámci prvního z nich se předpokládá komunikace mezi jednotlivými úředníky (např. Generální ředitelé), komunikace s účastníky kolektivních řídících orgánů firmy nebo za účasti zaměstnanců.

Vyjednávací funkce

Odborníci identifikují několik funkcí, které provádějí obchodní jednání. Zejména informace, které zahrnují vzájemné studium názorů stran na konkrétní téma. Zdůrazňuje také komunikační funkci, ve které podnikatelé nacházejí nové body konvergence zájmů nebo, pokud se jedná o jejich první setkání, odhalí nejzřejmější vyhlídky na interakci. Existuje koordinační funkce, která znamená přijetí podpůrných rozhodnutí v rámci základní strategie spolupráce. Existuje kontrolní strana, v rámci které strany zjistí, jak se věci dělají s tím, jak partneři naplňují své povinnosti v určitém okamžiku.

Etapy jednání

Mnoho odborníků má tendenci věřit, že obchodní jednání jsou proces, který se skládá z velkého počtu základních prvků. Předpokládá se, že vhodný typ komunikace v podnikání se provádí v několika fázích. Rusoví odborníci identifikují následující etapy.

• Jednak jde o přípravnou fázi. V rámci toho se partneři dohodnou na nadcházejícím setkání, rozhodují se o místě konání, tvoří složení účastníků. Klíčové téma je určeno a dohodnuto. Jednání by měla být zaměřena.
• Za druhé je to fáze protokolu. Začíná v době setkání partnerů na místě, které předtím souhlasilo. Fáze protokolu zpravidla zahrnuje vzájemné pozdravy stran, postupy známosti (pokud se partneři poprvé setkali). Může se zdát, že tato fáze je formální. Ale v praxi, jak mnoho odborníků poznamenává, výsledky komunikace do značné míry závisí na tom, jak pohodlné protokol nuance pro strany jednání.
• Zatřetí, toto je fáze výměny informací, nebo jak ji nazývají někteří odborníci - "dotazník". Strany dále uvádějí klíčové teze týkající se daného tématu. Požadovaná pozice partnerů, pokud jde o vyhlídky na uzavření dohody, změnu podmínek stávající smlouvy atd., Je zaznamenána.
• Za čtvrté, toto je ve skutečnosti rozhodnutí. Výsledek jednání je odhalen. Jak to může být, o trochu později budeme uvažovat. Je možné podepisovat dokumenty týkající se spolupráce.

V důsledku obchodních jednání mohou být organizovány neformální akce - banket, procházka. V některých případech se očekává tisková konference.

Výše zmíněná schéma, v níž jsou obchodní jednání rozdělena do etap, je poměrně obecná. V závislosti na průmyslových zvláštnostech podniku, na pořadí komunikace, může být několik z nich, jsou zde i další události.

Výsledky jednání

Vyjednávání tak či onak vede k nějakému výsledku. Jak to může být? Odborníci identifikují tři hlavní typy výsledků jednání:

• nalezení kompromisu;
• uzavření asymetrických opatření;
• nedostatek dohody.

V prvním scénáři se předpokládá, že vedení jednání o podnikání vedlo k definici podmínek spolupráce a to bylo vhodné pro obě strany. Existuje názor, že kompromis lze také připsat situaci, kdy rozhodnutí nevyhovovalo ani jedné straně ve stejném rozsahu, ale vzhledem k nutnosti uzavřít alespoň nějaký druh smlouvy, vyjednavači souhlasili se vzájemně nepohodlnými podmínkami. To je možné například v případě, kdy dodavatel určitého produktu chce zachránit určitou částku, za kterou bude podnik jednoznačně ziskový, ale kupující může platit, například, polovinu tolik.

Obchodní jednání mohou vést k rozhodnutím, které někteří odborníci odkazují na asymetrické. Co to znamená? Skutečnost, že jedna strana z nějakého důvodu dokázala přesvědčit druhé, aby podepsala dohodu o méně komfortních podmínkách. Pokud ve výše uvedeném příkladu prodejce a kupující zjistili, i když ne dokonalý, ale přesto kompromisní, scénář v rámci asymetrického řešení může například znamenat, že dodavatel zboží v zásadě odmítne prodávat protistraně za nižší cenu, a na oplátku Tento produkt je velmi potřebný a souhlasí s dohodou, rozhodnutím, například, o půjčce.

Další možný scénář je absence rozhodnutí přijatého na základě sdělení. Někteří odborníci nejsou ochotni hodnocit mezi výsledky jednání. Avšak jejich oponenti se domnívají, že je stále tam - a to jen proto, že partneři nyní vědí, co očekávat od příštích jednání a chápou, zda by se měli konat později. Tento druh výsledku, jak říkají odborníci, může přinést hodnotu informací. Například kupující zboží si uvědomuje, za jakou minimální cenu si může koupit určitý výrobek, zná silné a slabé stránky dodavatele. V podnikání se často stává, že odmítnutí transakce během vyjednávání nepřímo přispívá k tomu, aby se podnikatelům podařilo nalézt pohodlnější podmínky pro spolupráci po tomto datu. Formální nedostatek komunikačního výsledku tedy může být pro podnikání naprosto pozitivní scénář.

Pravidla vyjednávání: kulturní rozměr

Jaká jsou pravidla obchodních jednání? Existuje mnoho teoretických konceptů v tomto bodě. Jejich specifičnost může být určena velkým počtem faktorů. Hodně závisí například na mentálním přístupu vyjednávačů diktovaných národním nebo občanským příslušenstvím. To znamená, že obchodní jednání a obchodní jednání podle pravidel přijatých v západních zemích nejsou vždy kompatibilní s rysy, například s asijskou kulturou komunikace v podnikání. Rusští podnikatelé jsou podle některých odborníků poněkud blíž k mentalitě západního myšlení než k východní mentalitě, nicméně jejich mentalita může být vysledována na obou modelech.

Stává se, že lidé, kteří jsou zvyklí na jeden nebo jiný model chování, se úspěšně přizpůsobí mentalitě partnerské strany. Vezměme například například nedávné rozhovory mezi hlavami Ruska a Turecka o plynu - strany se podařilo uzavřít zásadní dohodu, přestože existovala možnost nesrovnalostí při hledání společných kontaktních míst. Podle některých odborníků, kvůli rozdílu v obchodní mentality obou zemí. Ačkoli neexistuje konsenzus v tomto bodě, mnozí analytici se naopak domnívají, že kultura komunikace v podnikání, charakteristická pro Rusy, je obecně slučitelná s turečtinou a možná ještě víc než se západní.

Takže, obchodní etiketa jednání, aspekty, které charakterizují jejich přípravu a podmínky pro jejich chování, mohou v mnoha ohledech diktovat kulturní specifika stran, tyto nebo jiné obchodní komunikační tradice. Současně, jak někteří badatelé poznamenávají, podnikání, zejména v oblastech strategického významu pro země světa, se stává stále více globálním a v mnoha ohledech je to možné vysledovat k vymazání kulturních rozdílů mezi partnery z různých států. Možná že v některých okamžicích není pro japonského podnikatele zcela vhodné, aby při jednáních se svými americkými kolegy přijal "západní" model chování, ale to dělá, aby udržel konstruktivní dialog. Na druhou stranu se jeho partner, podnikatel ze Spojených států, bude snažit pečlivě komunikovat se svým japonským protějškem a pokud možno splňovat tradiční pravidla obchodní komunikace přijatá v Japonsku.

Pravidla jednání: kompromisní scénář

Někteří ruští odborníci navrhují následující scénář, v němž jsou možná obchodní jednání, s výhradou přijetí příslušných principů většiny moderních kultur. Pokud budou následováni, je zde možnost, že komfort obchodního partnera německého či korejského původu nebude narušen.

První věc, kterou odborníci doporučují zaměřit pozornost, je vždy poslouchat partnera. To je vítáno jak v Koreji, tak iv Rusku, USA a Německu. Neměli byste přerušit projev svého partnera, protestovat ani komentovat, i když jste si jisti, že mluvčí se o něčem mýlí.

Dalším pravidlem je dodržování zásady rovnosti. V žádné z moderních zemí není přijato, aby se jeden vyjednavač nějakým způsobem dostal nad sebe. Dokonce i když mluvíme o jasné vyhlídce uzavření této velmi asymetrické dohody, ve které by jedna ze stran nemusela mít na výběr, by se partner neměl dívat na to.

Mělo by se uskutečňovat jednání v podnikání a vyhnout se hodnotícím záměrům adresovaným osobě partnera. Toto pravidlo poskytne stejný komfort partnerovi z kterékoli země, s jehož obchodními jednáními se jedná. Příklad: je nežádoucí říkat: "V této věci nejste kompetentní."

Chyby v obchodních jednáních

Po přezkoumání některých hlavních doporučení odborníků ohledně vedení obchodních jednání bude užitečné zkoumat typické chyby, které výzkumníci vědí, že podnikatelé někdy mají v procesu komunikace tendenci. Především je třeba poznamenat, že takové akce budou opakem výše popsaných doporučení. Avšak po pochopení podstaty chyb spojených s klíčovými nuancemi komunikace, které jsme zaznamenali, bude užitečné věnovat pozornost i následujícím bodům.

Obchodní jednání, jak se odborníci domnívají, by neměly být nástrojem pro identifikaci strany, která může být nositelem jasně správného pohledu. Pokud tomu tak skutečně je, objeví se přirozeně. Chyba mnoha podnikatelů je postavit se jako subjekt, jehož názor nemůže být alternativou.

Další chybou, kterou odborníci zdůrazňují, je tvrdohlavost. Vždy existuje příležitost najít kompromis. metody přesvědčování ale je velmi obtížné s takovou jednoduchou taktikou.

Neplatná, říká odborníci, autoritářský styl obchodní komunikace. Zvláště pokud jde o transakce, které jsou pravděpodobně asymetrické. Zřídka se stane, že dodavatel zůstává jedinečný po dlouhou dobu. Na volném trhu je obvykle možné najít alternativní kanály pro získání požadovaného produktu. A kdyby byl někdy kupující nucen jít do méně komfortních podmínek a současně čelil autoritářství partnera, podruhé si od něj nechce nic koupit.

Mezi obvyklé chyby charakteristické pro obchodní jednání je odklon od hlavního tématu diskuse. I když se to stane náhodou, například jeden partner se rozhodl požádat druhého, kam má rád cestovat, v důsledku čehož se téma dialogu posunulo směrem k cestovnímu ruchu. V tomto případě existuje šance, že jedna ze stran bude mít podezření na to, že má záměnu zaměnit, zavádět, sklidit důvěru. Občas nebo jinak bude vynaložen čas. Odchylka od tématu může hrát mimořádně negativní úlohu při provádění kolektivního vyjednávání. V takových případech by každý z účastníků komunikace, aby se v diskusi necítil zbytečný, bude chtít vyjádřit k tématu, které nesouvisí s hlavním tématem.

Jaké jsou tajemství úspěšných jednání?

Přezkoumali jsme vlastnosti obchodních jednání s ohledem na zajištění kompatibility vzorců chování stran. Bude také užitečné seznámit se s některými zásadami, které pomohou dosáhnout požadovaného výsledku na základě výsledků příslušné komunikace. Jaké jsou tajemství úspěšných obchodních jednání, které si ruští odborníci všimli?

Mnoho výzkumníků doporučuje klást důraz na dlouhodobé vztahy s partnerem v budování komunikace. Bezprostřední výsledek v podnikání často znamená absolutně nic. A možné ústupky, na které jedna strana jde, může partner vykládat především jako ochota budovat strategické vztahy.

Dalším faktorem úspěšných jednání, který odborníci rozlišují, je otevřenost v komunikaci. To se týká nejen způsobu řeči a formulací. Znamená to především otevřenost ve vztahu k věci, partnerovi, absence strachu, že partner nemá rád nebo vyjadřuje nespokojenost s objektivně nepohodlnými podmínkami transakce. Mnohem konstruktivnější přístup je ten, v němž momenty, které pro stranu nejsou uspokojivé, budou vyjádřeny bezprostředně poté, co budou vyjádřeny v dialogu, předtím, než se změní téma rozhovoru nebo dokončí jednání.

Odborníci doporučují, pokud je to možné, zaměřit se nejen na vlastní postavení, ale na zájmy partnerské strany. Bude užitečné, kdyby jeden partner ukázal jinému, že má zájem nejen o výhodu pro jeho společnost, což je zřejmé, ale také tím, že z toho plyne výhoda druhé strany.

Výzkumní pracovníci doporučují, aby strany vyjednávající při formulování návrhů a tezí pro partnery předem uvažovaly o svém obsahu, aby si partner mohl vybrat jednu z několika možností. To zvýší pravděpodobnost nalezení kompromisu. Je možné, že některá z možností vyhovují partnerovi více. Může být považován za základ pro konečné rozhodnutí.

Příprava jednání

Budeme studovat aspekt, jak připravit obchodní jednání. Co mám hledat v procesu její implementace? Někteří odborníci doporučují dodržovat následující scénář.

V rámci tohoto programu výzkumníci doporučují zohlednit pravidlo - čas strávený na přípravě jednání by měl odpovídat předpokládanému trvání. Faktem je, že klíčovým aspektem tohoto scénáře je předběžný komunikační plán. Musí být "zkoušeno", a proto bude trvat čas srovnatelný s časem, během něhož se jednání skutečně uskuteční.

• Prvním bodem daného plánu je definice účelu komunikace. Bez ohledu na to, jaký scénář přípravy na vyjednávání jedná druhá strana, nejprve zodpovíme otázku, proč budeme v rámci plánovaného setkání komunikovat s partnery.
• Dalším bodem v našem scénáři je definice požadovaného výsledku.
• Dále podle plánu - identifikace zdrojů, které pomohou dosáhnout tohoto výsledku. Může to být například toto nebo toto znalosti, kompetence některých odborníků společnosti. V prvním případě se jedná o to, abychom našli potřebné zdroje informací a seznámili jsme se s relevantními skutečnostmi. Ve druhém místě zveme s námi kompetentní specialisty a koordinujeme s nimi klíčové nuance nadcházejících rozhovorů předem.
• Dalším prvkem přípravy na komunikaci s partnery, o němž by se mělo rozhodnout před zasedáním, je způsob, jak se s ním dostat informace. Mohou to být většinou ústní nebo obsahují například prezentace na projektoru, seznámení partnerů s tištěnými texty, videozáznamy apod. Je třeba předem zajistit, aby organizační jednání obchodních jednání odpovědnou stranou obsahovala příslušné technické dodávání.