Sekretářské povinnosti a požadavky na práci

Na co závisí

V každé společnosti se povinnosti tajemníka liší. Rozdíly jsou dány mnoha faktory, mezi něž patří: firemní kultura, počet zaměstnanců společnosti, její struktura a nakonec i osobnost manažera. Tento druhý faktor, ve větší míře než všechny předchozí, tvoří funkčnost této pozice, protože na něm závisí celý profil činnosti. Pokud například mluvíme o výkonném řediteli, pak funkce tajemníka může zahrnovat organizaci účasti na mezinárodních konferencích, kulatých stolech atd. V takovém případě, pokud mluvíme o vedoucím malé technické jednotce, pak se specialisté s největší pravděpodobností budou muset zabývat návrhem technické dokumentace a potřebou studovat výrobní procesy.

Obecné požadavky

Navzdory různým specifikům jsou běžné funkční povinnosti Tajemník, který musí být schopen splnit všechny uchazeče o tuto pozici. Seznamte se s nimi podrobněji. Patří sem:

- plánování zaměstnanců den vůdce ;

- pořádání setkání;

- správa dokumentů;

- vykonávání osobních úkolů pro šéfa.

Samozřejmě, to jsou jen obecné povinnosti tajemníka. Každý z těchto bodů je velmi mnohostranný a může zahrnovat spíše rutinní práci a tvůrčí práci, která vyžaduje určitý přístup. Aby se uchazeč mohl kvalifikovat na takovou práci, musí mít především možnost pracovat s počítačem na pokročilé uživatelské úrovni a být schopen pracovat s následujícími aplikacemi požadovanými v práci: Word, Excel, PowerPoint. Samozřejmě, není to úplný seznam, ale povinné minimum. Koneckonců, s největší pravděpodobností v každé organizaci se specialista musí seznámit se specifickými databázemi a interními programy pro výměnu informací.

Vhodný kandidát

Povinnosti správního asistenta jsou často zaměňovány s povinnostmi jednoduchého tajemníka. Ve většině ruských společností jsou tyto dvě pojmy celkem podobné a jejich hranice jsou proto rozmazané. Určitě lze říci, že povinnosti tajemníka jsou spíše v organizační činnosti a pomocník při práci s dokumenty. Obvykle se na obě pozice vztahují požadavky na totožnost zaměstnance, který má danou pozici. Určitě by měl mít vynikající komunikační a diplomatické dovednosti, stejně jako zvýšenou stresovou toleranci. Koneckonců, často taková osoba je jakýmsi bufferem mezi svým manažerem a zákazníky nebo zaměstnanci společnosti. Důležitou roli hraje také vzhled, protože sekretářka je tváří společnosti. Pěkný úsměv, elegantní oblečení a účes - minimum nezbytné pro zaměstnance. Pokud jste se pevně rozhodli vybudovat svou kariéru v tomto směru, buďte připraveni na to, že v práci musíte zapomenout na své vlastní problémy a problémy, vyzařovat pozitivní a srdečnost.