Typy a klasifikace dokumentů. Klasifikace účetních dokumentů

Moderní člověk, který provádí aktivity v určité oblasti, často pracuje s různými dokumenty. Jaká je jejich klasifikace? Jaká je proveditelnost identifikace určitých kategorií nezávislých zdrojů? Jaké jsou specifika přístupů k klasifikaci dokumentů v ruských podnicích?

Předmět klasifikace

Předtím než mluvíme o přístupu k rozdělení zdrojů do jednotlivých tříd, je užitečné určit, co je skutečný pojem dokumentu. Klasifikace dokumentů zahrnuje specifický proces jeho implementace. Co moderní vědci obvykle chápou?

Podle společného výkladu může být pojem dokumentu interpretován jako odraz v jedné nebo jiné stabilní podobě - ​​tištěné nebo počítačové - informací, které jsou významné z ekonomického, sociálního, kulturního, právního nebo administrativního hlediska. Důležité je, do jaké míry zdroj těchto informací splňuje kritéria přijatá pro konkrétní oblast, v níž mají být tyto informace použity.

Nyní je zřejmé, že takové kategorie jako informace a dokument, klasifikace dokumentů hrají nejdůležitější úlohu v podnikání a ve veřejné správě, ve vzdělávání a dalších oblastech lidské činnosti. Použití určitých kritérií pro klasifikaci zdrojů pro určitou třídu dává stabilitu systému řízení, vzdělávacímu programu, legálním a vyrovnaným politický režim usnadňuje přístup zainteresovaných občanů k požadovaným údajům.

Kritéria a charakteristiky klasifikace dokumentů přijatých v konkrétním státě nebo hospodářském sektoru mohou být velmi odlišné. Zvažte ty, které se objevily v moderní ruské obchodní praxi. Za prvé budeme definovat základní pojem, o kterém se jedná.

Definice klasifikace

Co je klasifikace dokumentů? To může být považováno za proces a jako jev. V prvním případě by tento termín měl být chápán jako postup přiřazování zdrojů určitému typu založenému na generalizačních rysech. Ve druhém výkladu je klasifikací dokumentů schéma, ve kterém je proces realizován, což je v prvním případě diskutováno.

Kritéria klasifikace

Výběr vlastností, kterými jsou jednotlivé zdroje generalizovány do tříd, lze provést z různých důvodů. Vše závisí na praxi, která se vyvinula v určité oblasti pracovního toku. Základem pro klasifikaci dokumentů může být povaha informací, které jsou v nich obsaženy. Takže je obvyklé rozdělit informace, které se vyskytují ve zdrojích, na tři hlavní odrůdy: retrospektivní, aktuální a perspektivní. Klasifikace dokumentů může být provedena na základě funkcí, které zdroj provádí. Rozsah těchto - nejširší. Existuje komunikativní, manažerská, referenční, právní, kulturní funkce.

V rámci každé třídy dokumentů se nejčastěji rozlišují další kategorie zdrojů. Například pokud je základem pro jejich klasifikaci funkce, potom mezi dokumenty, pro něž je charakteristická jejich vykonávání - nejčastěji to jsou zákony - mohou být vytvořeny další skupiny zdrojů. Tak vzniká systém klasifikace dokumentů. Například zdroje, které vykonávají právní funkci, mohou zahrnovat předpisy, účetní a finanční dokumenty. Klasifikace regulačních dokumentů může také znamenat jejich rozdělení na další kategorie. Například pokud jde o zákony, mohou být federální, regionální nebo obecní.

Dokumenty v podnikání

V ruské obchodní praxi zahrnuje klasifikace dokumentů identifikaci dvou hlavních skupin zdrojů. Jaká je jejich podstata? Za prvé, existují dokumenty, které odrážejí obecné problémy činnosti organizace, stejně jako ty, které souvisejí s manažerskými aktivitami a ty, které odrážejí aspekty řízení podniku. Jejich kompilace obvykle neznamená úzkou specializaci podle zaměstnání, ale ve firmě mohou být přístupná různá omezení pro přístup k nim.

Zadruhé existují dokumenty, které se týkají funkcí konkrétních oddělení společnosti. Mohou se týkat činností účetnictví, prodeje, marketingu, prodeje, vývoje apod. V tomto případě může jejich tvorba vyžadovat pouze stejnou úzkou specializaci: je nepravděpodobné, že prodejní specialista nebo programátor je dobře obeznámený s komplikací účetní dokumentace.

Kromě dvou hlavních skupin zdrojů lze typy dokumentů a jejich klasifikaci v podnikání poskytovat v široké škále odrůd. Zvažte některé populární interpretace příslušných přístupů.

V ruském podnikovém prostředí je takové kritérium klasifikace dokumentů jako digitálního nebo papírového stavu běžné. Přestože zdroj může mít stejný obsah, a to jak ve formě souboru počítače, tak v tištěném formátu, je rozdělen do dvou různých typů.

Tato metodika je částečně podporována zákonodárcem: například metody ověřování pravosti digitálních a papírových dokumentů se mohou výrazně lišit. Tištěné zdroje by měly být podepsány a otisknuty, zatímco elektronické by měly být certifikovány pomocí speciálních šifrovacích algoritmů nazvaných elektronické podpisy.

Zdroje mohou být také klasifikovány adresátem. V rámci tohoto kritéria mohou být osobní nebo kolektivní (typické). V druhém případě mohou získat povahu místního regulačního aktu. Příklady takových dokumentů jsou seznam zaměstnanců, kolektivní pracovní smlouva. Osobní zdroje mohou obsahovat kancelářská poznámka.

Převzato v ruštině podniková klasifikace dokumenty v papírování také znamenají rozdělení zdrojů do různých typů v závislosti na jejich úrovni autenticity. Dokument může být originál, který je prezentován jako duplikát, jako kopie. Druhá z nich může být jednoduchá nebo notářská - právní síla zdrojů v tomto případě bude s největší pravděpodobností odlišná.

Interní a externí zdroje

Klasifikace dokumentů v papírování v podniku může znamenat rozdělení podle původu. Zdroje tedy mohou být interní - vytvořené v rámci podnikové struktury nebo externí. První může zahrnovat například pořadí hlavu, kancelářskou poznámku, tento popis pracovního místa. Příklady dokumentů druhého typu - obchodní dopis, obchodní nabídka.

Hlavním kritériem klasifikace dokumentů jako interního nebo externího je právní nezávislost organizace. Nemusí vždy korelovat s ekonomickou. To znamená, že je-li zdroj tvořen jednou LLC nebo JSC a je převeden na adresu jiné právnické osoby, bude pro partnera považován za externí, a to i v případě, že první společnost vlastní druhou kontrolu.

Účetnictví

Mezi klíčové obchodní typy dokumentů - účetnictví. Jaké zdroje se na něj vztahují? Účetní dokumentace je soubor písemných důkazů, které potvrzují skutečnosti o uskutečňování určitých obchodních operací nebo právo podniku účastnit se těchto činností. Klasifikace účetních dokumentů přijatých ruskými podniky zahrnuje následující kritéria.

Za prvé, vhodný typ zdrojů lze klasifikovat podle místa určení. Takže dokumenty mohou být administrativní, osvobozeny, navrženy nebo kombinovány - kombinace několika znaků.

Za druhé, klasifikace účetních dokumentů může zahrnovat jejich rozdělení na primární a konsolidované, v závislosti na pořadí přípravy zdrojů.

Za třetí, dokumenty související s účetními činnostmi mohou být rozděleny do jedné nebo jiné kategorie v závislosti na obsahu operací. Zdroje tedy mohou být významné, související s peněžními transakcemi, stejně jako s výpočty.

Účel účetních dokumentů

Z výše uvedeného vyplývá, že v závislosti na účelu mohou být dokumenty účetní povahy rozděleny do tří hlavních typů: administrativní, výkonné a konstrukční. Existují také zdroje, které kombinují funkce, které jsou charakteristické pro několik typů dokumentů najednou. Zvažte tento schéma podrobněji. Faktem je, že taková klasifikace právních dokumentů je v ruských podnicích velmi rozšířená. Bude užitečné studovat jeho vlastnosti.

Obvykle se odkazuje na administrativní zdroje: příkazy vedení, příkazy a pokyny vydané vedením, jakož i pokyny vykonávané příslušnými zaměstnanci plné moci. Prostřednictvím těchto dokumentů jsou podnikové struktury zodpovědné za důležitost manažerských rozhodnutí schválit tyto nebo jiná opatření podřízených jednotek nebo zaměstnanců zaměřených na provádění obchodních operací. Informace obsažené v administrativních dokumentech, které se obvykle nezaznamenávají do interních účetních registrů, neobsahují skutečnosti týkající se přímého provádění obchodních transakcí.

K výkonným dokumentům mohou být zahrnuty zdroje jako nákladní list, akceptace, objednávka, požadavek. Dalším běžným názvem pro tento typ zdroje je voucher. Sestavují se v okamžiku, kdy se obchodní transakce provádí přímo. Informace obsažené v prováděcích dokumentech se zapisují do účetních evidencí podniku.

Existují zdroje, které kombinují vlastnosti charakteristické pro administrativní i výkonné dokumenty. Mezi nimi - mzdy nebo například hotovostní příkaz.

Co se týče návrhových zdrojů, jejich hlavním účelem je sestavit účetnictví odrážející skutečnosti obsažené v administrativních a exekutivních dokumentech. Ty se obvykle připisují různým typům výkazů - úsporám, odpisům, výdajům, odrážím výpočty za standardní cenu a také různé typy odkazů.

Existují i ​​další důvody pro klasifikaci dokumentů v účetnictví. Tak je distribuován model, v němž určité typy dokumentů a jejich klasifikace určují účetní v závislosti na jedné nebo několika známkách následujícího spektra: účel, obsah operací, objem finančních prostředků v transakcích, počet stanovených postupů, způsob plnění.

Specifičnost primárních dokumentů

Mezi nejdůležitější dokumenty účetního typu - primární. Zaznamenávají skutečnosti o prověření určitých obchodních transakcí v podniku. Z těchto dokumentů vyplývá, že společnost poskytla zboží nebo poskytované služby, které byly zaplaceny. Dříve jsme poznamenali, že v ruských podnicích je společné rozdělení zdrojů na vnitřní i vnější. Je možné poznamenat, že klasifikace primárních dokumentů dokonale koreluje s odpovídajícím kritériem. Existují primární dokumenty vnitřního původu - úkony nebo účty tvořené pracovníky odborníků a existují externí zdroje, které řídí jiné právní subjekty. Mohou to být také účty, zákony a další požadavky.

Primární dokumenty jsou klasifikovány jako exekutivní nebo poukázky. Jsou základem účetnictví. Tento typ dokumentů patří mezi základní nástroje pro udržení ekonomické udržitelnosti podniků. Existuje řada požadavků na jejich návrh. Zvažte je.

Funkce práce s primárními dokumenty

Primární zdroje v ruských podnicích by měly být založeny v ruštině. Měly by být vytvořeny ve stabilní dokumentární podobě - ​​na papíře nebo ve formě souboru umístěného na spolehlivém nosiči. Primární dokumenty by měly být vypracovány na základě standardních formulářů přijatých v průmyslu nebo doporučených odděleními prostřednictvím těchto nebo jiných regulačních aktů.

Chybné záznamy v primárních dokumentech nelze opravit vykreslením správných písmen nebo čísel nad ty, které jsou již na papíře. Je nutné překreslit nesprávné informace a poté napsat správný text nad nimi a nechat připomínky stanovené pravidly pracovního postupu. Zároveň existují dokumenty, které nemohou být opraveny bez koordinace s odpovědnými úředníky nebo vedením organizace.

Jakmile je primární zdroj k dispozici účetnímu, je třeba zkontrolovat správnost formy, přesnost čísel, formulaci. Je třeba zkontrolovat všechny požadované údaje. Účetní, který přezkoumá primární dokument a ujistí se, že je správný, zadává předepsaným způsobem informace obsažené v něm do registrů. Samotný dokument je obvykle označen, aby zabránil opětovnému použití relevantních informací.

Obchodní transakce podléhají zápisu do příslušných rejstříků podle chronologické posloupnosti, ve které byly provedeny. Také ve většině případů musí účetní zaznamenávat informace o obchodních postupech na zvláštních účtech.

Primární zdroje klasifikované jako peněžní by měly být označeny zvláštními razítky: v závislosti na konkrétním postupu mohou příslušné grafické prvky obsahovat informace o přijetí zdrojů nebo o platbě za zboží nebo služby uvedené v dokumentu. Primární zdroje by měly být uchovávány v účetním oddělení po dobu stanovenou zákonem.

Primární a konsolidované zdroje

Hlavní klasifikace dokumentů, které se objevily v ruské obchodní praxi, také znamenají výběr konsolidovaných zdrojů do samostatné kategorie. Jaká je jejich specifičnost? Faktem je, že konsolidované dokumenty se vytvářejí na základě primárních dokumentů. Jak přesně?

Primární dokumenty předpokládají stanovení každé nezávislé ekonomické operace. Může se jednat o přijetí určitých materiálů na výrobním oddělení, dodávku hotových výrobků spotřebiteli, výplatní listiny, jiné operace s v hotovosti.

Tyto primární dokumenty, které jsou pro daný atribut homogenní, jsou sloučeny do konsolidovaných zdrojů. Ve většině případů jsou jedním z prvků účetních registrů, které jsme uvedli výše. Příklad konsolidovaného zdroje: časopis, výpis, zpráva stroje. Registry, pokud chápou konsolidované zdroje, mohou být použity pro účely následné analýzy údajů souvisejících s obchodními transakcemi.

Rozmanitost přístupů

Přezkoumali jsme vlastnosti klasifikace dokumentů, jejichž kritéria jsou stanovena v ruské obchodní praxi. Samozřejmě v jiných oblastech mohou být přijata jiná kritéria. Klasifikace archiválií, lékařských, historických a jiných zdrojů může být provedena z různých důvodů. Relevantní kritéria mohou být vyjádřena jak na úrovni oficiálních právních aktů, tak ve zdrojích, které se objevily jako součást praxe, která se vyvinula v určité oblasti.